浅谈办公室档案收集整理的几点体会

姜冰　皓布仁

摘 要：很多人都认为办公室的档案资料整理是一份十分轻松简单的工作。只有把办公室的档案资料分类整理清楚，才能方便人们日后查询各类档案资料。笔者从分别从办公室档案收集整理的内容和特点，办公室档案收集整理的策略和办公室档案收集整理的创三个方面进行分析如何更好的做好办公室的档案管理工作。

关键词：办公室；档案材料；分类整理

以前人们管理档案只是用档案袋和文字进行简单的标注。随着科学技术的迅猛发展，办公室的档案资料也存在了多种形式，例如，照片，视频，影像等。面对日益变化的档案资料形式，档案管理人员也需要不断调整档案管理的方法，适应时代发展的要求。进入21世纪后，不仅仅档案资料的形式发生了变化，档案管理人员的工作方式也发生了较大的变化。因此，做好现代化的办公室的档案管理工作，档案管理人员就必须能够熟练的操作计算机。借助于计算机来管理办公室的档案，查询档案资料也会更加方便。

1 办公室档案收集整理的内容及特点

档案的收集整理主要有四个方面的内容：第一，搜集档案资料；第二，整理檔案资料；第三，审查档案资料；第四，合理保管档案资料。如果没有搜集档案这个过程，就不需要再进去档案的整理，审查和保管，也就没办法开展档案的整理工作。而且，如果办公室的档案资料收集不全，也无法为人们日后开展工作提供参考。档案管理人员搜集好相关的档案资料之后，就需要我们对这些档案进行归类。档案的整理，并不是只是简单的摆放整齐，而是要根据档案的内容，分类整理，方便日后人们查询，并且为日后的各项工作提供依据。分类整理档案资料后就需要我们进行审查具体的档案内容[1]。查询档案的一个重点内容就是核查保管档案资料的日期。如果档案管理人员审查出档案资料的到期时间，一定要做好备案记录。等到档案资料保管日期的那天，根据办公室的规定，采取适当的方法进行销毁。审查完档案资料的内容之后，就需要进行妥善的保管。很多企业因为没有重视办公室的档案管理工作，没有安排专门的档案人员进行管理，导致丢失了很多重要文件资料，导致企业制定的各项决策不科学合理，造成重大损失。如果有先前保管的档案资料作为参考，企业领导人制定的各项决策也将来更加科学合理[2]。办公室档案资料收集主要有也有三个方面的特点：第一，综合性；第二：逻辑性；第三：创新性。办公室是整个公司中与各个部门之间沟通最多的部门，为各个部门能够顺利开展工作提供了基础。办公室的档案整理过程中要根据企业的性质和管理方面的要求，有一定的逻辑性。另外，管理办公室的档案资料方式不能一直一成不变，管理的方式和手段需要根据办公室和企业发展的步伐做出适时的调整。

2 办公室档案收集整理的策略

2.1 按照大纲，分类整理档案资料

办公室的档案资料不会仅涉及到一个行业或者某一方面的内容。因为档案资 料的搜集路径多种多样，档案的内容也有可能涉及到方方面面。因此，我们不能盲目的归类整理。我们首先要对档案资料制定大纲，然后根据大纲的各项分类开始整理，避免出现重复[3]。我们可以把大纲分两类：第一类为对外沟通的文件，第二类内部沟通的文件。对外沟通的文件，一般是是指该单位的上级传达的政策，或者该单位向下级单位传达的指令。内部沟通的文件是指该单位内部各部门相互沟通的文件资料，记录单位内部的主要事项。随着科技的不断发展，人们记录资料的形式也不仅仅局限于文字，档案资料的形式也变得越来越多样化。有些档案资料的形式照片、视频、影像等，就需要我们根据具体的形式，标注出文字，按照大纲的说明，依次整理分类，妥善保管。

2.2 合理归置档案资料

合理归置档案资料，档案管理人员就需要有充足的档案盒作为保障。如果档案资料的分类较多，档案盒又不充足，那么就没有办法较为详细的为档案资料进行归类整理。当我们把档案资料按照大纲的说明，归置到相对应的档案[4]。然后档案管理人员要在每个档案盒上面要清楚的标出文件名、等级和标号。分类整理档案资料，没有档案盒，无法开展档案的整理工作。没有接触过档案管理工作的人，都会误认为档案的管理工作简单，容易胜任。只要能够认字和具有分辨能力，即可开展。然而，要想成为一名好的档案管理人员，必须充分掌握档案分类的原则，并且工作认真负责，不可以粗心马虎。如果整理档案的过程中，有一位档案管理人员粗线大意，没有把该档案文件放置到正确的位置，将对日后查询资料带来很不利的影响。所以，每个档案管理人员，需要端正态度，认真负责的归类整理每一份档案资料。

2.3 档案部门要与其他部门密切沟通，相互配合

之所以要对办公室的档案资料进行分类整理，是因为办公室是一项综合服务部门，所收集的档案资料页来源于各个部门。对档案资料分类整理，需要多个部门相互配合。如果有一个部门没有配合好办公室的档案整理工作，那么该部门的档案资料就无法整理完整，不利于以后该部门查询资料[5]。例如，以财务部门为例，档案管理人员根据财务人员提供的档案资料和说明，对各类凭证和账目分类整理，不可以随意标注。办公室里负责档案的管理人员要与各个部门保持密切的沟通，及时搜集档案资料，按时分类整理，不可以拖延。

3 办公室档案收集整理的创新

提升办公室档案管理的水平，就需要我们对办公室的档案整理工作不断地革新。然而，改革整理办公室的档案资料的方法和途径，不是从档案资料本身着手，而是应该从管理对象“档案档案管理人员”入手。每隔一段时间，办公室就需要开展思想教育活动，使档案管理人员保持要积极向上的心态。办公室的档案资料，属于企业的给内部资料。只有经过上级领导的同意，才能给别人查阅。如果档案管理人员思想道德败坏，接受同行业人的贿赂，出卖档案资料，那么将会给企业造成极大的损失。因此，负责办公室档案的管理人员，态度一定要端正，要坚守职业道德底线，决不可为了自己的私人利益，出卖企业利益[6]。90年代，档案管理人员只需要在用笔标注出档案资料的时间和内容即可，查询资料的时候再根据时间和内容逐步查询。进入21世纪后，计算机在人们的日程生活和工作中扮演了越来越重要的角色。现代化办公室的档案管理也要发挥计算机的作用。档案管理人员也要适应时代发展的要求，学习计算机这项新的技能，学习excel等程序软件，利用计算机管理档案资料，方便快捷。

4 结语

办公室的档案管理工作没有人们想象的那么简单轻松，需要投入足够多的精力与时间在其中。要想真正的做好办公室的档案整理工作，绝不是一件容易的事情。档案管理人员需要不断地学习充电，适应科学技术发展的步伐，熟练掌握档案管理的相关技能，提高计算机的操作水平，推进办公室的档案整理工作现代化进程。

参考文献

[1]陈龙民，王丽云.菲迪克模式下的高速公路工程档案管理——以京沪高速公路临沂段工程档案管理为例[J].中国档案，2013（08）：155-156.

[2]黄静雅，谭英亚.企业重大建设项目档案管理的几点体会[J].四川档案，2012（05）：25-26.

[3]冯秀玲.浅析如何推进档案工作规范化、标准化[J].黑龙江史志，2009（11）：56.

[4]文归贤，孔艳玲.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息，2010（16）：63.

[5]陆美芳.事业单位人事档案管理存在的问题与对策[J].北京档案，2006（12）：18-19.

[6]吴汾容.办公室档案收集整理的几点体会[J].现代建设，2013（09）：26-27.