燕山石化档案馆印章档案管理

陈宝霞　杨波

摘 要：以燕山石化档案馆印章档案管理为例，介绍印章档案管理现状，根据在印章档案管理和利用过程中存在的问题，提出解决办法。深度开发印章档案信息资源，为公司生产经营管理提供服务和利用。

关键词：印章档案；管理；利用

1 前言

印章是我国特有的历史文化产物，既是权力的象征，又是一种信物，它是一个机构组织或个人的凭证标记，且具有一定的法律效力。现今在工作活动中启用的印章，从作用上看主要分党务、政务、财务、业务四大类，所使用的印章主要有正方形、长方形、圆形、椭圆形、三角形等，其制成材料有木制、钢制、铜制、橡胶制和塑料制等。

印章档案是一种具有特殊载体形态并在历史研究、档案考证、文物收藏和艺术鉴赏等方面有着特殊价值的档案。对企业而言，一枚印章就是一段历史，它真实记录了组织机构演变过程中的存在、发展、灭亡的历史面貌，对考证组织机构的历史变迁有重要的意义。对其进行及时、有效、全面归档，并加以开发利用，是档案管理工作中的有机组成部分，是档案文化的一个重要方面。

2 燕山石化印章档案管理现状

燕山石化档案馆馆藏印章档案总计735枚，时间范围从1967年至2011年，其中包括行政用章、党务用章、领导用章、各类专用章、机关部室用章、二级单位用章等。

通过逐年对启用印章文件的数量进行统计，我们发现启用印章文件的数量与发生机构变更或者是重要历史事件存在对应关系（见表1），该年度印章档案的数量也相对较多。

由图表可见，印章启用文件数量多少反映出不同历史时期燕山石化经历的体制改革、组织机构变革的深度和发展速度，以及标识出某一时期建设的重点项目，开发新产品、引进新技术的时间节点，在这个进程中，燕化公司走出了一条系统优化、内涵发展的道路。

3 印章档案的管理

印章档案的管理也同样遵循收集、整理、保管、利用等基本业务工作流程。

3.1 收集

燕山石化档案馆集中保管公司总经理办公室、党委办公室负责移交的已作废的厂级以上行政印章和党委印章。根据印章管理“谁制发谁收缴”原则的要求，停用印章文件下发后，印章制发机关的职能部门应立即将停用印章收回。同时还应保持印章接收时的原貌。印章档案一般在印章停用的次年一季度向档案部门归档。

3.2 整理

印章档案的档号设置如下：

ⅹ– ⅹⅹ – ⅹⅹⅹⅹ

一级类 二级类 件号

如：M-08-00001表示实物档案中印章档案类第一件。

每枚印章的档号标注在印章的手柄顶部。印章檔案的目录包括印章档案编号、印章档案名称、印章档案类别、存放位置等信息。印模目录包括档案编号、印模图样、存档位置信息。

3.3 保管

印章档案按档号顺序装入印章档案抽屉中并加锁保管（见图2和图3）。印章档案的保管期限为永久。印章档案保管存放要保持整齐、清洁，存放有序。做好印章档案的技术保护工作，最大限度地延长其寿命。

3.4 利用

印章档案不得外借。利用本单位印章，须出具盖有单位公章的介绍信，并写明利用目的。利用非本单位印章，除出具本单位介绍信外还应由印章单位签字批准。特殊情况下，需要利用印章档案时，必须在履行审批手续后，由档案管理人员加盖，并做好使用登记。

用印审批证明应注明印章使用范围或需用印的文件材料名称。档案馆应做好印章档案的利用登记。不得在空白介绍信和空白表格上盖章，确保印章档案利用的安全、合法。

4 积极采取措施解决利用中存在的问题

随着社会对档案认识的不断增强，对档案内容的管理越来越规范、严谨。由于不同历史时期档案形成的需要，或者现实工作中的各种特殊需求，不可避免的要启用过往的印章，这时印章档案就发挥了重要作用。近年来，燕山石化档案馆印章档案的利用主要应用于车辆报废、验车、房屋产权变更等领域。在印章档案利用过程中，我们也发现存在一些问题，并积极应对，寻求解决的办法：

4.1 完善印章档案利用制度

印章档案管理制度中《印章利用审批表》规定“二级单位用印，需由二级单位主管业务部门签字盖章”，由于体制改革、专业化重组，部分单位部室取消、合并，原单位部室已经不存在，无法出具主管业务部门的签字和印章，为此我们做出调整，公司机关各部室利用公司级印章或二级单位印章，必须填写《燕化公司级作废印章利用审批表》并由公司主管领导审批盖章；二级单位利用二级单位印章，必须填写《二级单位作废印章利用审批表》并由公司主管业务部门审批盖章。2013年燕山石化档案馆完成《印章档案管理细则》的修订。

4.2 做好利用手续方面的沟通与宣传

在印章档案利用过程中，偶尔会遇到一些二级单位对档案人员的误解，认为是故意刁难，为盖一个废旧印章，需要写请示、说明、填表、找领导审批，将简单的事弄得过于复杂，甚至有人还会托关系希望减免这些手续，殊不知印章虽小，责任重大，它关系到企业利益同时也关系到个人利益，尤其在经济纠纷中印章的作用举足轻重。

针对这种误解，燕山石化档案馆有责任加大宣传的力度，让大家了解印章档案工作的工作流程，在利用之前，首先进行业务上的沟通和交流，避免走弯路提高工作效率，从而消除不必要的误解。

5结语

提供档案利用是档案管理工作的出发点和终极目的。档案管理部门通过查阅印章档案，了解组织机构的发展概况、进行历史沿革研究、考订史实、甄别文件、编史修志等工作。档案管理部门应制定印章档案资料查询利用有关规定，做好印章档案的利用登记和提供利用效果登记。

总之，对印章档案的管理与研究，不仅具有实践意义，更具有理论意义。它将不断促进印章档案工作研究的深入和开发利用的新思路，促进印章档案工作的不断拓展，提高印章档案的科学化管理水平，为新时期的档案工作做出应有的贡献。

参考文献

1.傅红峰.《浅谈企业印章档案及其管理》.兰台世界，2009年，（9）：P18

2.高瑞芹，胡鹏.《历史的烙印——谈印章档案及其管理》.2011年，（3）：P37

3.燕山石化各门类档案管理细则

4.印章档案查阅登记簿

作者简介

陈宝霞，1972-03-02出生，毕业于北京航空航天大学工程管理专业，于北京燕山石化档案管理中心档案馆从事档案编研与开发利用工作。