电子文件鉴定研究述评及展望

2015-08-15何秀清

皖西学院学报 2015年4期

何秀清

（皖西学院档案馆，安徽六安237012）

档案鉴定决定着档案的生死存亡，一直是档案工作的关键环节。随着网络化、数字化、信息化的不断推进，电子文件呈现几何级增长，电子信息资源日益丰富。与此同时，人们对电子资源利用的精准需求决定了电子文件必须加强鉴定，做好去粗取精的工作。由于种种原因，纸质档案的鉴定一直是传统档案业务工作中成效不大、进展缓慢的一个环节。电子文件的涌现，将鉴定推至业务工作的前沿。在电子文件的鉴定中，除了价值、归档、等级和存毁之外，还包括各个环节的技术鉴定。与传统纸质文件的鉴定相比，由于电子文件易变易逝的特殊性，电子文件鉴定的概念、方法、内容、时间、程序等都需要加以变革和修正。档案学界对电子文件鉴定问题展开了深入的探讨和研究，本文就国内外电子文件鉴定研究状况进行综述，旨在把握电子文件鉴定研究的发展脉络，掌握其研究背景、主要研究成果，并预测未来电子文件鉴定研究的发展趋势，以期为今后的研究工作提供一定的参考。

一、电子文件鉴定研究背景

1996年，国家档案局将电子文件研究项目列入科技计划，为便于开展相关研究，于当年9月成立了电子文件归档问题课题组。20世纪末，我国就开始对作为电子文件研究重要组成部分的鉴定问题开展了相关研究。1998年，《档案学通讯》上冯惠玲的《电子文件的双重鉴定〈拥有新记忆——电子文件管理研究〉摘要之三》一文的发表真正揭开了我国电子文件鉴定研究的序幕。从文章的数量来看，10余年间共有60余篇，远小于电子文件其他领域的研究，检索结果显示论文发表多在地方档案期刊上，《档案学通讯》《档案学研究》上的文章较少。就研究内容而言，国内外的研究主要包括：鉴定理论研究、鉴定的具体方法、鉴定技术与实现问题等。

在电子文件鉴定的研究与实践领域，西方发达国家起步较早。1969年，美国在机读文件鉴定、机读文件处置期限领域开展了研究，并制定了相关的标准和期限表。1988年，美国国家档案与文件署（NARA）设立了专门管理电子文件的机构——电子文件中心，其下辖的档案服务部负责档案的鉴定、封装和利用等工作，技术服务部负责中心管理的技术工作。同时，为准确鉴定电子文件的保管期限和范围，还制定了2个电子文件保管期限表。英国则更加注重电子文件的前端控制，利用信息分析和系统分析的办法对产生的电子文件进行鉴定工作。后来，成立由公共档案馆馆长牵头的跨部委性质的领导小组，在电子文件的鉴定上加以规范，颁发了《电子文件管理指南》。此外，在职能鉴定论思潮的影响下，加拿大、荷兰、澳大利亚等国施行宏观鉴定接收战略，特别是澳大利亚新南威尔士州档案馆制订了DIRKS手册，保证鉴定的准确性，为多个部门和组织所采用。在西方发达国家，电子文件鉴定研究主要聚焦于传统档案鉴定观点理论在电子文件领域的适用与发展，总结和介绍电子文件鉴定新的理论和实践经验，如鉴定的方式、内容、步骤、技术要求等。

二、电子文件鉴定研究范畴

（一）电子文件鉴定的概念

1977年，国际档案理事会对“鉴定”定义如下：“根据文件的档案价值来决定如何对其进行最后处置的档案工作基本职能，也称为Evaluation（评估），Review（审查），Selection（选择），Selection retention（选留）。”InterPARRES项目术语数据库中指出“鉴定”是“分析文件的价值以判定文件的保管期限和保存条件的过程。”美国档案工作者协会认为“鉴定”是“判断材料是否具有长远价值，能否被档案馆接收的过程，依据法律规定，文件的现行价值和长远价值来判定文件的保管期限的过程。”澳大利亚档案馆认为“鉴定”是“判定哪些文件能作为档案保存，哪些文件需要保存一段时间以及哪些文件将被销毁的过程。”杜兰蒂指出“鉴定”不同于价值概念，是指公正不偏不倚的挑选和收集，这是基于档案自然性、公正性、客观性和独特性的本质属性［1］。《中华人民共和国档案行业标准档案工作基本术语》中对“档案鉴定”词条的表述是：“判断档案真伪和价值的过程。”纵观学界关于“鉴定”概念的定义，狭义上的“鉴定”仅仅指价值鉴定，对价值进行判断、判定、甄别、评价和预测，而广义上的“鉴定”概念则包括价值鉴定、真伪鉴定、等级鉴定、开放鉴定等，不仅包括鉴别，还包括处置。在传统鉴定概念的基础上，电子文件技术上的特殊性使得鉴定的内容、时间、程序、手段都发生了变化，电子文件鉴定的概念需要有所修正。冯惠玲认为对于电子文件来说主要是价值鉴定，即根据一定的方法和原则，在合理判断历史与现实价值的基础上确定电子文件的保管期限；复查超过保存期限的电子文件，并根据结果决定销毁或继续保存的过程［2］（P36）。金波、丁华东认为电子文件鉴定是指依据相关规定，对电子文件的档案价值进行综合鉴别，明确保管期限，删除、销毁已积累但无保存价值的电子文件［3］（P66）。可见，对于电子文件鉴定的概念，目前学界尚未形成确切统一的认识，提出明确的概念定义，仍然侧重于传统的狭义的价值鉴定，同时也强调技术鉴定的真实性、完整性和可读性，如冯惠玲提出电子文件保存价值有2个支点，要进行文件所含信息和技术状况的双重鉴定［4］。

（二）电子文件鉴定的方法

“为谁鉴定”“由谁鉴定”和“如何鉴定”贯穿着鉴定工作的始终。在这3个环节中，“如何鉴定”即鉴定方法是研究的重点所在。当前学界对于电子文件鉴定方法主要有以下几种代表性的观点。一是认为传统鉴定方法不适用，强调宏观职能鉴定法。汉斯·布姆斯认为，文件形成单位的工作职能是鉴定工作的关键所在，鉴定部门应该于此来进行有效的判断和分析［5］。汉斯·霍夫曼提出档案鉴定领域中的首要问题就是向职能鉴定方法转移。彼得·豪斯曼认为，某项职能的影响力大小是其形成文件有否保存价值的关键因素。斯蒂芬·爱丽丝和斯蒂夫·斯塔基指出，鉴定对象不仅包含政府活动过程中形成的文件，也包含着与之相关的文件以及文件保管系统［6］。特里·库克也提出电子文件鉴定应采取宏观鉴定，在文件产生的职能、业务和风险方面有所侧重［7］（P38-70）。二是坚持传统鉴定方法，反对职能鉴定法。琳达·亨利认为无论在理论上，还是在实践上，传统鉴定方法都是切实可行的，相对于职能鉴定法，易于理解和执行［8］。比尔曼·海德斯托姆认为，鉴于档案工作者知识面的约束，熟练掌握组织结构和职能知识是不可能的，因此，鉴定工作的重点对象应是有保存价值、应当归档的文件，不是什么机构职能［4］。三是强调来源的重要性，提出新来源观。“来源力量”是戴维·比尔曼提出来的，它是大数据中电子文件鉴定的关键因素，也是抢救电子文件记忆的有效手段［9］。安杰利卡·门内哈里茨认为，来源原则是一种有效的手段和工具，共同的职能来源是分析和反映主要社会活动的重要基础［10］。特里·库克指出，在电子文件时代，传统档案来源的概念已不适合形势的发展，需要重新界定，应该涵括更为宏观的情况，包括形成机关、目的、过程、处理程序和职能范围等［11］。四是主张传统鉴定法和宏观职能鉴定法相结合，不同阶段侧重使用不同的鉴定方法。刘越男认为传统的内容鉴定法和职能鉴定法并不是水火不容、截然对立的，职能鉴定法是基础，内容鉴定法是补充［12］。特里·库克也指出宏观鉴定战略不能忽视微观鉴定和媒体介质的鉴定，不过仅仅将它们放在更抽象宏观的层次［13］。琳达·亨利指出，直接鉴定法是职能鉴定法的有效补充，弥补了职能鉴定中只看职能不看文件内容的缺陷［14］。麻新纯指出在电子文件生命周期的不同阶段采用不同的价值鉴定方法，在概念阶段实施鉴定前端控制，生成阶段采用职能鉴定法，档案室维护阶段采用双重鉴定法，档案馆维护和提供利用阶段实行宏观鉴定战略［15］。张衔否认了以宏观职能为基础的职能鉴定法将取代直接鉴定法，因为直接鉴定法在电子文件多次鉴定中仍至关重要，特别是在技术鉴定时，需要全面检查每份电子文件［16］。吴双英认为作为粗放式的职能鉴定方法，不适合具体电子文件的审查，需要内容鉴定法为补充［17］。

（三）电子文件鉴定的内容

在电子文件鉴定内容的研究上，国内外学者趋于一致，认为电子文件的鉴定包括2个支点，即内容鉴定和技术鉴定。1984年，哈罗尔德·瑙格勒撰写的研究报告——《机读文件的鉴定》对电子文件与纸质文件的鉴定工作差异性进行了深入的分析，提出并系统阐述了“双重鉴定”理论，指出机读文件的鉴定包括文件信息和文件技术的鉴定，相比之下，技术鉴定比内容鉴定显得更为重要［18］。傅荣校指出，在一定程度上，电子文件的技术鉴定的重要性超过了内容鉴定［19］。冯惠玲强调，“在双重鉴定的标准中，不能忽视技术鉴定，电子文件的价值要同档案保管机构是否有足够的资金和技术力量来支持电子文件的技术要求放在一起权衡。”［4］然而，对于过分注重电子文件技术鉴定的现象，也有学者表示了担忧。傅荣校指出，过度注重技术鉴定必将会受制于保管费用支出情况，容易步入实用主义的轨道，这对保存反映人类活动真实的历史记录的电子文件来说，未来的影响无法评估［20］。有些学者认为内容鉴定和技术鉴定二者同等并重。吴双英认为电子文件的鉴定是内容与技术并重的“双重鉴定”，内容是核心，技术是保障［17］。刘家真提出在鉴定电子文件时，除文件的档案价值属性，还须对其存取性、处理性以及是否在文件保存系统中形成等因素进行综合考虑［21］。此外，还有学者提出除了“双重鉴定”之外，效益鉴定也是电子文件鉴定的一个重要方面。张平恒认为，电子文件应该从内容、技术和效益方面进行三维鉴定，所谓效益鉴定，即需要均衡考虑电子文件保存费用与价值［22］。

（四）电子文件鉴定的时间

电子文件相对于纸质文件具有易逝性、易更改等特性，因此，其鉴定工作时间的向前推移已成为学术界的共识。国际档案理事会电子委员会指出，设计阶段是评估电子文件最合适的阶段，因为这个阶段提供了从评估的决策是继评估结果之后实际得以实行的最佳时机［23］（P254-256）。格里·奥谢依认为，电子文件的管理应延伸到系统开发阶段，档案工作者在此阶段也应该发挥主观能动性，积极的介入［6］。凯瑟琳·贝利指出，从文件生命周期理论来看，电子文件发展进程中容易被忽视的是现行、半现行阶段的档案价值，这就决定了档案工作人员要及早的介入电子文件的鉴定［24］。西班牙的阿诺斯提出将鉴定注入电子文件生命周期的设计阶段［25］。冯惠玲认为，最恰当的鉴定时机是在文件管理系统的设计阶段，在此阶段可以制定相关规定来将鉴定工作模式化，筛选出有保存价值的文件，剔除无保存价值的电子文件。［4］吴双英提出应该采用前端控制手段将电子文件的鉴定提前至形成阶段，甚至各类管理系统的设计阶段［17］。刘越男认为，文件产生之时甚至产生之前就是鉴定的有效时间，在电子文件产生时，系统自带的相关程序，如电子文件保管期限表和专家系统，可以对电子文件的价值做一个初步判断［12］。也有学者指出在文件形成之前加以鉴定并不是电子文件时代的创新做法，在传统档案鉴定理论中早有所体现。琳达·亨利认为，1940年，菲力普·布鲁克斯就提出了文件形成之前完成鉴定工作的想法，因此，现在学者们提出这个观点不是理论的创新，同时也忽视了电子文件的实践［26］。此外，业界学者普遍认为电子文件鉴定应该周期性地实施。杜兰蒂指出每当技术过时问题发生时，需要对电子文件进行迁移，就需要实施一次新的鉴定［27］。

（五）电子文件鉴定的程序

文件生命周期理论在一定程度上指导着实现工作中的鉴定工作。在程序步骤方面，学者们普遍认为应该分阶段进行，不同阶段有着不同的鉴定内容，要实施不同的鉴定方法。凯瑟琳·贝利将电子文件鉴定程序设计为3个步骤，一是产生之初的内容为主的早期鉴定，二是以技术与内容结合的中期鉴定，三是进入馆内的电子文件鉴定［28］。冯惠玲也提出分阶段鉴定电子文件的观点，首先在系统设计阶段进行鉴定，确定需要归档的电子文件，并划分相应的保管期限。其次，机关档案室对接受的电子文件进行内容和技术的全面鉴定。最后是进馆之前再进行一次鉴定，机关档案室对定期保存期满的档案进行鉴定，无保存价值的需要销毁，档案馆对进馆的电子文件进行审查，只留存具有永久保存价值的档案［4］。任海英认为电子文件鉴定总共可以分为4次，首次鉴定应放在电子文件生命周期的概念阶段，二次鉴定在文件的形成阶段，主要是内容和技术为主的鉴定，第三、四次鉴定是在档案部门维护电子文件时进行，这个阶段以内容鉴定为主［29］。王华指出电子文件的鉴定可分为前期鉴定模式和后期鉴定模式。前期鉴定要求在档案工作者提前介入，与系统设计人员充分沟通，将鉴定标准和要求写入程序，以便后期系统对电子文件进行自动分类和处理，保存有价值的文件；后期鉴定模式是存入资料库中的电子文件按照相应的规则再进行一次鉴定［30］。

（六）电子文件鉴定的标准、组织

鉴于纸质文件和电子文件的区别，在考虑电子文件特殊性的基础上，学者们认为不能原封不动地照搬纸质文件保管期限表，而是需要制定新的、符合电子文件实际的保管期限表。冯惠玲提出电子文件无论是介质，还是保存环境都与传统文件有着很大的区别，应该在实践操作中积累经验，从而编制专门的保管期限表，符合文件内容和信息技术双重鉴定的要求［4］。刘越男认为，考虑到鉴定工作自动化的需要，国家各级部门都应制定相应的保管期限表，在制定的时候，也要注重规定的细节，便于实际操作［12］。也有学者指出制定电子文件保管期限表可以依据纸质文件的保管期限表。吴双英认为首先要明确本单位电子文件的种类和归档范围，在此基础上，可以依据纸质文件的相关标准，制定本单位的电子文件保管期限表［17］。与美国制定了两个通用的电子文件保管期限表，澳大利亚新南威尔州档案馆制订了DIRKS手册相比，我国则显得相对落后，没有制定相关标准，只能参照传统文件归档和保管的标准。有些学者认为可以采用拿来主义，参照国外的电子文件保管期限表。于慧敏指出，在鉴定工作中，系统的自行鉴定需要具体、操作性强的保管期限表作为技术支持，在国内无相关标准的情况下，可以采取拿来主义，参考国外的先进做法［31］。

由于电子文件的技术特性，单独依靠档案人员开展鉴定工作已很艰难，学者们强调引入计算机专业技术人员等多方参与。刘越男认为不同类型的档案机构可根据实际情况来选择人员的组合形式［12］；吴双英指出文件形成单位、档案部门和信息技术支持部门的合作在电子文件的鉴定中应充分体现，鉴定工作不是哪个部门能单独完成的［32］。在美国，电子文件中心负责电子文件的鉴定工作。还有学者提出加强档案人员素质能力的培养和提升以适应电子文件鉴定的新要求。王大青、王娟认为人才队伍的建设是电子文件鉴定的重要环节，培养专门的人才是急迫需求，档案部门应进行相关的针对性培训［33］。

三、结语及研究展望

国外自20世纪60年代已开展电子文件鉴定研究，关于电子文件鉴定的方法、内容、时间、程序、标准、组织都展开了深入的探究，不过至今也尚未形成共识，很多观点还存在争议。我国起步相对较晚，20世纪末才开始展开研究，无论是在理论和实践上都还不成熟，关于电子文件鉴定的方法、内容、时间、程序、标准、组织等方面的内容多是学习借鉴国外的做法。电子文件鉴定研究随着电子文件鉴定实践的深入开展将会愈加完善。应对电子文件的技术特殊性，档案领域会更加积极思考传统经典的档案鉴定方法在电子时代的适用性以及电子文件鉴定的新方法和新变革。我国将会在学习国际先进做法的基础上，结合自身国情，吸收内化，加强国际化和本土化的接轨，构建出适合我国的电子文件鉴定体系。同时，档案学界会进一步加强理论与实践的互动，在实践、认识、再实践、再认识的循环中不断推进电子文件鉴定研究与实践的深入和完善。

综上所述，鉴定一直是档案管理中的关键一环。电子文件的涌现，将鉴定推至业务工作的前沿。电子文件的特殊属性要求电子文件鉴定的概念、方法、内容、时间、程序、标准和组织都需要加以变革和修正，国内外档案学领域正在极力探索寻找适用于电子文件的鉴定方法体系。随着理论研究和实践探索的不断推进，相信在不久的将来会诞生出一整套成熟的电子文件鉴定方法体系，保证电子文件管理流程更加高效顺畅。

［1］Luciana Duranti．The Concept of Appraisal and Archival Theory［J］．AA （Spring），1994（57）：328-345．

［2］冯惠玲．电子文件管理教程［M］．北京：中国人民大学出版社，2001．

［3］金波，丁华东．电子文件管理学［M］．上海：上海大学出版社，2007．

［4］冯惠玲．电子文件的双重鉴定——《拥有新记忆——电子文件管理研究》摘要之三［J］．档案学通讯，1998（3）：33-36．

［5］Hans Booms．Society and the Formation of the Documentary Heritage：Issues in the Appraisal of Archival Sources［J］．Archivaria（Summer），1987（24）：69-107．

［6］许茵．电子文件的鉴定［J］．中国档案，2000（5）：42-44．

［7］Terry Cook．Mind Over Matter：Towards a New Theory of Archival Appraisal．In Barbara L．Craig，ed．，The Archival Imagination：Essays in Honor of Hugh A．Taylor．Ottawa：ACA，1992．

［8］Linda Henry．Schellenberg in Cyberspace［J］．American Archivist（Fall），1998（61）：309-327．

［9］Richard Lytle，David Bearman．The Power of the Principle of Provenance［J］．Achivaria （winter），1985-1986（21）．

［10］Angelika Menne-Haritz．Appraisal or Documentation：Can We Appraise Archives by Selecting Content［J］．AA（Summer），1994（57）：528-42．

［11］Terry Cook．Electronic Records，Paper Minds：The Revolution in Information Management and Archives in the Post-custodial and Post-modernist Era［J］．Archives and Manuscripts，1994（22）：300-328．

［12］刘越男．关于档案价值鉴定的理论与实践（五）——对电子文件鉴定问题的思考［J］．档案学通讯，2001（5）：35-38．

［13］Terry Cook．Macro appraisal in Theory and Practice：Origins，Characteristics，and Implementation in Canada 1950-2000［J］．Archival Science，2005（2-4）：101-161．

［14］黄项飞．电子文件鉴定三题［J］．档案与建设，2003（11）：13-15．

［15］麻新纯．电子文件价值综合鉴定论［J］．档案学通讯，2005（6）：47-51．

［16］张衔．对影响电子文件鉴定诸因素的探讨［J］．档案，2010（3）：46-48．

［17］吴双英．对电子文件鉴定理论的理解与应用［J］．档案时空：业务版，2006（8）：24-25．

［18］Harold Naugler．The Archival Appraisal of Machine Readable Records：A RAMP Study with Guidelines［M］．Pairs：UNESCO，1983．

［19］傅荣校．论影响电子文件鉴定的障碍性因素——兼谈鉴定电子文件的条件［J］．浙江档案，2003（2）：6-8．

［20］傅荣校．欧美国家档案价值鉴定理论发展趋势探论［J］．档案与建设，1999（12）：16-16．

［21］刘家真．电子文件的保存、鉴定与存取——澳大利亚电子文件管理策略［J］．浙江档案，2000（3）：28-29．

［22］张平恒．文件鉴定的新思维［J］．云南档案，1999（4）：37-39．

［23］何嘉荪，傅荣校．文件运动规律研究［M］．北京：中国档案出版社，1999．

［24］毛义春．电子文件鉴定和处置探析［J］．秘书之友，2010（7）：36-38．

［25］于斌．中外电子文件鉴定的理论与方法［J］．机电兵船档案，2011（1）：23-25．