浅谈医院票据的内部控制

吕 娜

（新疆维吾尔自治区胸科医院 新疆·乌鲁木齐 830000）

医院业务收入办理的主要窗口在门诊收费处以及住院部收费处，在这些地方每天都有大量的现金流转，账务风险无时不刻的存在，我们所要抵御风险的能力也需不断的增强。为了能够使医院财务流程顺利的进行，有力的抵御账务风险，为了使医院票据管理能够很顺畅的运营起来，促进医院内外部的良性循环，就需要建立一套完整的医院票据管理控制体系，使之能够最大限度的规避风险，促进医院各项事务的有效运行。

一、健全医院票据管理制度

医院财务科所使用的行政事业型收款票据，全部来自于国家财政部门统一监制，这些票据性质不同，包括：医院内部预收款的收据、自治区住院费用结算统一票据、自治区医院门诊统一票据及自治区行政事业单位资金往来结算票据。医院收费处的收费票据的收入是医院收入的主要来源，对于这些收费票据，应当进行准确无误的登记，这些票据是作为医院财务管理中的重要依据。因此，医院财务科应时刻加强资金管理，对医院的收费票据应建立有效的监管制度，不断地强化医院财务的内部控制。

二、票据的购置控制

医院的财务科应建立专门的管理制度，责任到人，委派专职人员，对使用的医院行政事业型票据进行严格的审核，尤其是持有经批准的收费文件、收费许可证和单位介绍信，需要向财政部门申请办理《票据准购证》。同时，向财政票据管理中心领购票据时，应实时提供《票据准购证》核准的数量、种类及购票方式。

三、票据的管理控制

财务票据统一购置后，医院财务科应该指定专人负责将统一购置的票据进行核准并验收入库，同时，该专职人员应将票据购置的日期、名称、规格、数量以及起止号等信息一一核对，建立登记簿登记入册后，整理完毕后设立专柜存放。在对收费票据进行分类的同时，也需对账本进行分类，依照票据的起止号码、名称、领用日期、领用人签字、数量和规格等信息，都需要填写完整。专门负责票据管理的专职人员，不仅要对票据建立统一分类账本，也要开设专门的储存仓库，并对仓库的安全性能、使用性能以及专用柜具进行界定，必须保证票据的安全可靠。在对票据进行存放时，需要将票据分类整理，整齐划一，以方便取用和盘点。存放票据的专用柜具内必须保持干燥，整洁，防止票据因受潮而发生霉变，导致票据核对有误，影响财务工作的顺利进行。负责票据管理的专职人员如果发生岗位调离或者离职，应将每笔票据及票据使用记录完完整整的交接给接收人，并提醒接收人熟悉票据管理的各项流程，未办理移关或移交时有差错的人员不能调离。

四、收费票据的使用控制

在医院门诊收费处以及住院部收费处，有专门负责收费的工作人员，并且每个收费处都会有统一负责人，我院统称为“小组长”，医院的收费票据则是由小组长领取。小组长去医院财务科领取空白收费票据以及发票时，医院财务科负责票据管理的工作人员，将小组长领取的票据一一做登记，包括票据的领取数量、起止号、种类等各项要素明细进行详细的登记，并由小组长在领取票据检查无误的情况下，确认签字已领取。在所领取的票据中，其领取数量会根据其所负责的科室使用量或者个人使用的情况为准，小组长领用票据时，票据号码是按照从小到大的顺序依次领用，不能出现跳号、断号、乱号的情况，并且使用时也应进行编码，这种方式更有利于收费票据的使用和方便审核和盘点。在对票据进行注销时，票据管理的工作人员应提前对所需注销的票据，按票据的起止号码进行核对，核对中应特别注意票据有无漏号、作废发票三联是否齐全、是否加盖了票据作废专用章、退费处理有无经办人签字以及科主任签字等。如果有票据发生退费的情况时，必须将原始收款票据收回，相关科室还应出具退费凭证，以此作为退费的凭证，包括票据编号、日期、病人姓名、收费项目、金额等内容必须与原始票据一致，并贴附于退费票据的背后，退费票据必须放在当日报表票据中，按时上交至医院财务科出纳人员。

五、计算机票据的控制机制

医院的门诊收费处以及住院部收费处，现金流量相比其他科室比较大，因而，国内大部分医院基本实行计算机收费管理，这种管理方式与其他管理方式不同，具有明显的特殊性，这种管理方式需要建立完备的监测系统进行实时监控，在建立计算机监控的同时，还应结合相应的管理规章制度，并且明确各岗位工作职责，做到责任到人，并有效对各类上机操作的人员进行培训，使之熟知计算机收费管理的各项操作规程，因而要求各岗位工作人员，做到各司其职。

医院所实行的计算机收费系统实行三级安全机制。

第一级，对收费系统进行加密，即每个收费处的收费员设立各自的用户名，并设置独立密码，用户名和密码均登录正确后，系统方可点击进入，当系统进入后，收费员才能进行日常的收费操作和发票收据的打印。

第二级，授权加密，医院负责计算机的信息管理中心，派专职人员对门诊收费处以及住院部收费处进行计算机收费的操作，在操作之前给予授权，并授权后通过密码进行下一步的运行，负责计算机收费的人员负责的区域不同，则所管辖的范围以及所被授予的权限也有一定的限制，不能跨越权限操作，同时，给予的密码也不能任意更改，如果发生计算机收费系统故障，需要变更权限和密码的，必须上报相关部门，在相关部门进行审查后，在没有任何疑问的情况下，再次授权批准后，由医院信息中心进行操作，变更权限及密码。

第三级，程序加密，医院的信息中心，专门负责授权加密的工作人员，不能仅仅是一个人全权负责，计算机收费系统比较严谨，应根据不同层级进行加密，且密码不能同为一个，负责各层级密码权限的人员应时刻警惕，加强防范。

医院门诊收费处以及住院部收费处的工作人员将收费项目录入计算机后，便不能随意的更改，只能对所录入的收费信息进行查阅，如果录入收费数据有误，必须进行更改，须上报医院相关部门进行审核，审批无误后经上级同意，由医院指定工作人员凭借审批单方可进行修改。每个收费处的总负责人（我院称小组长），必须对所负责的收费处起到监督管理作用，对收费工作人员时刻警醒，医院的HIS系统能够将收费工作人员每天的收支情况正确的编入报表内，使小组长能够通过计算机系统准确的核查到收费情况，收费人员也会数额不差的缴纳收费款项。小组长请对收费项目以及金额进行清点的过程中，有权利将无用的收费票据作废掉，也可以对有错误的收费数据进行更正，而负责票据管理的专门管理人员，则权限更大些，他们会将电脑网络所统计的收费报表与当日所收现金部分进行核对，也可以将小组长作废的一些票据和修改的收费票据进行一一查阅，这既避免了医院财务错账、漏账的情况出现，也是对小组长及收费处工作的考核。

六、票据的年检核销机制

新疆维吾尔区财政厅，将会每年对收费票据进行一次年检，每种票据都必须按起止号，从小到大逐号排序，并进行登记造册，同时，还应将存根类票据的存根专门保管，便于查阅。对于通过年检的票据，保管时期长久，已无需备存，需要进行销毁时，应向省财政厅、卫生计生委财务处提出书面申请，经批准后，需在《票据准购证》上按本逐号登记，最后进行统一集中销毁。