事业单位会计档案管理存在的问题及对策

2015-08-15齐芳

行政事业资产与财务 2015年18期

齐芳

（深圳市光明新区建筑工务和土地开发中心广东·深圳 518107）

一、事业单位会计档案管理中存在的问题

（一）会计档案管理意识有待加强

目前，一些事业单位缺乏对会计档案管理工作重要性的认识，其会计档案管理工作人员并不具备专业的档案管理知识，有的单位只是安排相关会计人员作为会计档案管理工作的主要负责人。对于一些规模较小、业务较为单一的事业单位，管理人员认为单位账目比较简单，仅需要对会计凭证、账簿等核算材料进行保存即可，导致单位的预决算材料、合同协议等大量丢失。

（二）会计档案信息化管理水平较差

事业单位各项管理工作的信息化在逐步开展中，但是对于会计档案管理信息化工作的开展却差强人意。会计电算化的应用固然使得会计档案实现了电子化的保存，但是对于纸质会计档案的保存多数单位只是对其按照一定的顺序装订以后放入固定的书柜或者箱子里。时间越长，纸质的会计档案就越多，管理起来也就越繁琐。由于对纸质会计账簿、合同、预决算材料的保存并没有实现信息化技术上的管理，导致无法及时获取这些材料存放的位置，并且也无法对这些材料的有无进行核实，影响事业单位的工作效率和效果。

（三）会计档案管理制度缺乏精细化

实务中，事业单位的会计档案管理制度多是按照国家相关规定来进行制定，但是国家相关文件的规定实际上是对会计档案管理工作的一个整体引导，仍旧需要事业单位结合自身财务管理工作情况予以针对性的细化。目前，一些事业单位对于会计档案的科学归类、凭证的整理与装订、会计账簿的打印与装订、会计报告的整理与装订、档案目录的编写、电子会计档案的归档保存、纸质会计档案的存放方式以及存放地点和工具、相关合同的分类以及储存等，不是没有细节性的规定，就是没有统一的管理标准，使得会计档案管理人员的具体工作缺乏细致的引导，导致档案管理工作混乱、操作不规范。

（四）会计档案管理制度执行力较弱

完善的管理制度需要有人的执行才能够真正发挥作用。事业单位会计档案制度执行力度的弱化是导致管理效率低下的重要原因之一。一方面是不按照管理制度执行。比如，在立卷和归档上没有严格按照预设案卷制度予以执行，导致分类立卷与归档的混乱；没有严格执行会计档案定期归档以及定期入库验收等制度，导致会计档案归档不及时。另一方面是管理制度执行不彻底。比如，虽然会计凭证按照规定予以装订，但是装订并不规范，对于一些签章不齐全的凭证没有予以及时查证和剔除就予以装订；会计资料查阅虽然履行了相应手续，但是手续不健全或者只是流于形式，没有起到实质性的查阅权限制和监督作用。

二、完善事业单位会计档案管理制度的对策

（一）加强会计档案管理意识

事业单位相关负责人要加强对会计档案管理工作的重视，对管理人员要进行循序渐进的引导，让其体会到档案管理工作的混乱给财务管理工作带来的影响。比如，某事业单位让会计档案管理人员参与到预算编制的前期资料收集过程中，让其在寻找历年相关财务报表、会计账簿等工作中体会到会计档案管理工作对于财务管理工作的重要性，发现日常会计档案管理中所存在的问题，并积极解决问题。在此基础上，事业单位要保证会计档案管理人员的专职性以及稳定性, 即避免出现会计人员兼任档案管理人员的现象，避免出现随意更换会计档案管理人员的现象。同时，提高会计档案管理人员的专业性。在会计人员中选出一名档案管理人员，加强其档案管理专业知识的学习，使其不仅具有专业的会计知识，还要具有专业的档案管理知识。

（二）提高会计档案信息化管理水平

从电算化系统来讲，事业单位要提高电子会计档案的管理水平。比如，对于电子档案要及时予以存盘；及时检查盘内会计档案是否完整；按照一定的日期或其他标准对电子档案予以排序等。这些管理上的细节问题只需要在日常管理中加以注意，按照要求不断提高管理水平即可。对于事业单位来讲，值得注意的是纸质会计档案的信息化管理。事业单位可以创新性的借鉴固定资产信息化管理的一些措施。通常，管理人员会对纸质会计档案进行编号、编制会计档案目录。在此基础上，事业单位可以利用扫码器、条码以及办公室自动化软件对各会计账簿、合同文本等进行定位。比如，以会计档案装箱为例，可以在每个箱子上贴上条形码，然后用扫码器予以扫描，在Excel 表格等中输入箱子所对应的编码、位置以及内部所储存的会计档案内容等。在实务中，具体表格内容以及条形码单元可以由单位根据自身的情况予以变更。

（三）建立精细化会计档案管理制度

事业单位要结合自身的情况，在国家相关会计档案管理规范的基础上构建企业自身的会计档案管理操作标准，为管理人员提供精细化的、标准化的、规范化的操作流程。以会计档案的分类为例，不能简单的将其分为会计凭证、会计账簿、会计报表以及其他，而是要对这四大类进行进一步的详细划分。比如，某事业单位将其他类别细分为10 余个小项目，诸如各项税费纳税申报表及相关资料、资产处置资料、税务审计等相关部门检查资料、固定资产盘点表及报告等。此外，对于具体细节工作要制定统一的标准。比如统一采购凭证纸、粘贴单、档案封面以及档案盒等。以某单位为例，用纸标准为不小于80g/m的书写纸；凭证封皮的统一规格为125×232×2 mm；会计凭证档案盒的统一规格为135×231×30mm 等。同时，会计档案的移交、保管、查阅以及销毁等制定规范化的工作流程，使得管理人员在没有足够引导的情况下也可以迅速开展工作。对有独立的档案室单位可根据自身的实际情况决定是否将会计档案移交至档案室统一管理。如果移交至档案室统一保管，会计档案的管理除了遵守档案室的档案管理规定外，一定要严格执行会计档案的管理制度，保证移交、查阅等环节的安全，以免会计档案遗失、信息外泄，给单位造成损失。

（四）强化会计档案管理制度执行力度

事业单位的会计档案管理人员往往较少，有些规模较小、业务单一的事业单位仅有一个管理人员，因此对于会计档案管理制度执行力度的强化主要在与对会计档案管理人员工作情况的监督。有些事业单位通过充分发挥员工绩效管理的作用来激励和约束会计档案人员严格执行档案管理制度，取得了一定的进展。即把握会计档案管理制度的关键环节，设置关键性指标，对关键性指标进行权重设计，结合财务部门其他工作人员对会计档案管理人员工作情况的反映以及对工作的定期抽查检验等因素对关键性指标进行分数计算，根据结果来计算会计档案管理人员的绩效工资以及相关奖励惩罚措施，对其形成强有力的工作压力与动力，促使其严格执行会计档案管理制度。