高校财务档案信息化管理研究

2015-08-15陈娟娟

行政事业资产与财务 2015年18期

陈娟娟

（西安工程大学陕西·西安 710000）

我国档案管理部门在制定的《全国档案信息化实施纲要》中就已经将信息化管理列入到档案建设的规划当中，能够取代传统的财务档案管理的工作体系，为数字化信息管理提供新的挑战与创新。因此，以发展信息化档案管理为目标，充分的运用到高校财务档案管理工作中去，能够由传统的信息化财务档案管理进行转型，这也是高校财务档案管理信息化建设的重点内容。

一、高校财务档案信息化管理的主要内容

高校财务档案管理的信息化主要是指业务人员在管理账目、整理报表、信息采集、管理高校财务档案时利用互联网技术，使财务档案存储方便、安全性较高、储存空间较大，运用计算机电子化与信息化技术，提高财务档案管理效率。因此如何更好的进行财务档案管理信息化建设进行了总结。

（一）完善财务档案管理电子化进程

加快财务档案管理的电子化进程，首先，财务工作人员应该建立效率较高、储蓄完备的信息化财务档案数据库，运用网络数据库充足的空间，将以往纸质的财务数据利用互联网技术合理有序的转变为电子化文件。其次，为了保证财务档案数据信息在转变成电子文件时的准确性，它要求财务人员应该保持着严谨认真的工作态度，全面的了解档案管理流程与计算机电子化技术，从而促使数据库在保存信息时的精确性，促使数据库系统稳定运行。

（二）完善网络信息化设施建设

网络设施建设平台和计算机硬件设施是财务档案管理信息化建设的基础，网络信息平台建设的是否合理直接影响到档案管理信息化的成果，计算机本身所具备的逻辑与推理功能，可以为工作人员在处理财务信息时带来一定的方便快捷，减少工作误差，因此完善网络信息化建设是至关重要的，它可以加快财务档案管理信息化的进程，方便业务人员解决财务问题，提高工作效率。

二、高校财务档案信息化建设的现状

（一）重纸质档案，轻电子档案

财务档案管理中必须将电子档案与纸质档案同步归档。但是部分高校财务档案的管理仍依赖传统的手工操作，财务信息资源习惯以纸质介质保管，电子档案管理意识淡薄，对财务数据文件没有以电子文档的形式及时备份和归档，造成财务信息资源的散失和毁损。

（二）重行为习惯，轻制度规范

高校财务档案管理人员大多不是科班出身，也没有进行过专门的业务培训，因而他们不具备财务方面的知识结构、档案管理水平较低、对档案管理软件的运用能力不够，仅凭过去的经验或习惯进行日常财务档案的管理，没有将电子档案纳入其管理的范畴，对财务档案信息载体中的电子文档、程序文件等无法采取相应的保护措施。

（三）重后续管理，轻前期基础

原始凭证和记账凭证的填制和审核、财务报表的编制等前期工作是否及时、真实和完整直接决定财务档案管理的质量。有些高校因为财务档案管理工作人员不足，只注重前期的基础整理管理工作而护士后期的财务档案移交的管理工作，过程控制意识淡薄，认为原始财务凭证的整理、归档工作是可有可无的，不重视对日常财务信息资料的收集处理、归档、传递和控制等，财务档案的真实性和完整性难以保证。

（四）重保管，轻利用

管理好财务档案是为了更好的利用财务档案。通过对财务数据信息的分析，可以把握高校财务活动的特点，了解高校办学规模、办学水平、教学科研状况及不足之处，有利于学校的健康持续发展。但有些高校对财务档案重保管轻利用。财务档案的管理只停留在收集、整理和归档等问题上却忽视了档案信息的开发与利用，缺少对信息资源的多元化服务的功能，开发利用程度有待提高。

三、高校财务档案管理信息化建设的途径

（一）更新观念、与时俱进

我们在对过去的财务档案管理工作中主要尝试的是由排遣的财务工作人员进行管理，其工作人员专业能力补强，大多都是由行政部门的工作人员或是后勤人员来对财务档案进行整理，并在档案整理工作中并没有全面的发挥财务档案的效用。由此，财务档案管理在高校的利用率较低，不能全面的为高校的发展提供有效的资源，转变传统的财务档案管理方式对现代化的发展及其重要。我们需要建立新的财务档案管理理念，不断的推进高校财务档案管理的发展。

（二）高度重视，文档一体

财务档案管理工作作为高校行政活动的重点内容需要引起高校管理人员足够的重视，作为高校建设项目重点支持的内容。逐步加大对财务档案管理工作的支持力度，为档案管理工作提供便利的条件，能够在高校管理工作中抓住重点，搞好高校管理工作的基础，并时刻保持财务档案的意思，对卫星城的档案文件资源按照一定的标准与程序积极的加以完善。

（三）确立标准，执行规范

确保财务档案工作的标准化以及规范化是一项重要的基础工作，尤其是在现代化的信息环境下。如果高校财务档案信息的标准不一致，那么对高校的各项数据的采集以及加工和后期的资源共享都会带来一定的问题。此时就需要各高校的教育部门建立核心的规范，涉及到高校的各项财务管理方面，完全能够满足各个院校的信息化管理建设，为各个高校的教育管理部门相互交流以及资源共享提供了良好的环境。