财务信息传递障碍的分析与探究

暨南大学财务与国有资产管理处 黄敏

财务信息的有效利用一直都是管理中的薄弱环节，在现实工作中，会计职能的独立性和专业性使其掌握了大量的数据，不仅记录了过去、现在的财务状况，也为未来的发展提供了全面的分析依据。但长久以来，会计功能仅局限于事后反映，事中和事前的信息往往被忽视，更无法被业务部门、决策部门所共享，本文认为传统的按劳分工理论建立的职能型工作流正在阻碍财务信息流的传递，原有的管理理念、工作流程和管理手段面临着严峻的考验。本文通过探讨财务信息传递中各类障碍的形成因素，阐述了信息传递问题对组织发展的影响，并提出初步改进的思路。

1 信息与财务信息

沟通的载体是信息，信息是组织管理活动的基本要素和依据，“信息论的创始人香农说：信息是用于消除不确定性的东西；控制论的创始人维纳认为，信息是人们在适应外部世界并将这种适应反作用于世界的过程中，同外部世界进行交换的内容，接收信息和适应信息的过程，就是我们适应外部偶然性的过程；决策学的代表人物西蒙则提出：信息是影响人改变对于决策方案的期待或评价的外界刺激”。

财务信息是信息的一部分，从组织的角度来看，财务信息是在会计管理活动中，采用专门的核算方法收集和汇总的分析数据，反映了组织中资金运行的全过程，并通过公开和传递的途径为企业决策提供支持，为各级管理部门提供战略依据。因此，财务人员在日常记账、核算、统计报表的工作中，对与资金有关的数据分类汇总再加工的过程就是编制财务信息的过程，财务信息的产生首先经过财务人员的专业判断，将其按会计准则分类为资产、负债、所有者权益、收入、费用和利润，与之相对应的是一系列的经济行为，通过会计语言诠释的是整个企业的经营状况和经营成果。如果能够有效地利用财务信息，就能敏感地发现经营中存在的问题，如资金是否有效利用、资产配置是否合理、利润有无虚增虚减、未来的经营能力能否持续等。财务信息不仅反映结果，更揭示了企业的各种经济关系和现状，以及未来发展的预测，是企业运营过程中的“晴雨表”和“预警表”。

但是财务信息也和所有信息一样，具有从主体到客体的传递、理解的独特过程，其结构和处理的复杂性以及较强的综合性和专业性，更容易导致信息失真，沟通客体无法理解信息含义等现象，从而产生各种传递障碍。

2 财务信息传递主要障碍

影响财务信息传递的障碍可以归结为非结构性沟通障碍和结构性沟通障碍。非结构性沟通障碍主要包括信息的不对称、地位差异、经验判断、沟通的技巧和方法、人际、心理、文化等因素，这类问题的产生是由各种客观原因造成的；结构性沟通障碍主要包括沟通渠道、信息技术、工作流程等，是在组织结构及运行机制中产生的。

2.1 非结构性障碍

2.1.1 信息不对称

信息不对称理论产生于20世纪70年代，是指在市场中有关交易的信息在交易双方间分布不均衡，导致一方知情而另一方不知情，占据信息优势的一方可能会以此获取最大的利益。信息不对称的现象在经济和生活中普遍存在，其产生的原因是多样化的，而财务信息不对称可以归纳为以下两种。

(1)社会化和专业化分工明显。当今社会分工越来越精细，专业化程度越来越高，随着经济高速发展，专业人士与非专业人士之间的信息差距越来越明显。会计人员掌握的专业知识要比非会计人员更全面，对信息的识别和理解也更精通；但在另一方面，会计人员的工作主要偏重于财务数据的核算和分析，对组织内部经济运行的其他领域并不熟悉，因此如果缺乏对非专业领域的理解和判断，信息传递中就容易发生判断性失误，从而造成信息的不对称。

(2)可用信息的识别和理解。当今的信息时代使人们时刻都处于各种资讯的包围当中，如何过滤带有“杂质”或者错误的信息，是识别有效信息的关键。财务信息在数量上要求全面，在质量上也讲求重要性原则，重要性的程度往往需要财务人员的职业判断。由于财务人员和业务运作者分属不同的专业层次，从各自的立场和角度来理解和使用信息往往会造成偏差。例如资金运作表面上正常，但在资金结构上由于业务的差异已经有所不同，如果对此缺乏了解和分析，单凭数据是无法准确反映经营上的问题的。

2.1.2 地位差别造成的认知性障碍

在组织成员间因为地位差异容易形成对信息的认知性障碍，首先是心理因素方面，也被管理学家称为“位差效应”，指在组织中由于地位的不同而产生的上位心理与下位心理，上位心理因层次较高形成了优越感，下位心理因层次较低形成了自卑感，因此职位的高低对沟通有一定的影响，信息理解容易失真；其次由于职位的不同，对信息的认知存在差异，一般来说职位较高的人掌握信息较多，考虑权衡因素、因果关系较全面，而职位较低的人掌握信息较单一，考虑问题不够全面和完善，因此同一条信息对于不同层级的使用者来说有着认知上的差异。

2.1.3 经验型障碍

在对信息的认知过程中，人们一般利用自己以往的经验、知识来进行选择、理解和评价，并把信息转换成为自己能够接受的符号。在转换过程中，信息接收者对信息的处理和分辨往往依赖于参考架构或经验来完成，有可能忽视了信息本身的实际情况，造成误解而产生信息传递障碍。

2.1.4 双向沟通技巧型障碍

传统的财务信息传递仅限于提供财务报表，或领导下达指令，下属根据指令反馈信息，两者间没有产生双向的有效沟通，也没有真正地反映问题和解决问题。有效的财务信息传递必须是双向的，接收者要掌握良好的沟通技巧，通过换位思考来理解对方的意图，针对不同的信息传递对象采用不同的沟通方法，以达到双向理解的目的，使财务信息的真实性得以传递。

2.1.5 财务信息的供需矛盾

传统的财务信息一般是以财务报告的形式对外公布，因此财务信息在数量上是全方位的，是对企业财务状况和经营成果的总体反映，而在实际工作中，不同的用户对财务信息需求的角度不同，财务信息呈现的单一性使效用成本提高，往往难以满足不同使用者的个性需求；此外对外公布的财务信息都是经过加工汇总分析出来的，存在人为职业判断的因素，从而使财务信息提供者与信息需求者之间、不同的需求者之间产生利益或立场的矛盾，由此造成信息传递障碍。

2.2 结构性障碍

2.2.1 组织结构障碍

从横向来看，组织结构的设置一般遵循分权制衡的原则，因此各部门既有分工又相互依赖，既要合作又相互监督。传统按职能分工的弊端在于过多关注局部，对整体的流程和目标缺乏统一认识，例如只关注本科室或本岗位的工作内容，忽视整个工作流程。组织结构方面的财务信息传递障碍问题表现在：过度的岗位专业化使各部门专注于手头的工作，长期以来容易形成思想僵化，无创新和学习意识，一旦出现业务交叉或者理解不清晰、制度不严密、业务存在特殊性等问题时，就会产生流程脱节、相互推诿的现象，严重的则影响工作效率。特别是跨部门的财务工作会被职能部门所忽视，造成延误甚至数据的差错。

从纵向来看，上下级沟通本身就存在固有的位差效应，而且由于关注问题的角度不同，及掌握信息的不对称，使得上下级经常有局部和全面的差异。信息传递形式必然与组织结构的格局相一致，从而服务于各级决策的判断，如果有所脱节就会形成障碍，造成部门间职责权限的模糊，上下级信息传递的失真。层级制纵向管理的缺陷在于对信息的掌握和理解的不一致，作为财务部门同样也存在着这种问题，工作人员接收信息一般来源于上级管理者，而上级管理者的信息来源于更高层的管理者，工作中出现的问题也是由下至上地逐层反馈，因此中层管理者的沟通能力和判断能力尤为重要，一些由于信息不畅顺而出现的问题往往源于中层管理者的瓶颈效应，如信息传递的迟缓、反馈的不及时、解决问题的拖延等。此外，跨级沟通的缺失也使基层工作人员忙于手头的工作，不关心整个部门的目标任务和方向，不理解上级的工作部署和安排，导致部门凝聚力不足等问题。

2.2.2 工作流程问题

组织的工作通常包含三类流程：业务流程、财务流程、管理流程，并通过物流、资金流和信息流相互联系、相互依存、相互作用。但传统的劳动分工强调的是“职能导向”而不是“业务流程导向”，财务信息管理即使步入了电脑时代，其思想仍然是照搬手工操作，关注的是财务内部核算本身，而不是从一个完整的业务流程结构来考虑。按职能分工的组织结构使工作流程分割断裂，形成独立运作的科室。如果组织结构设置不完善，就会增加不必要的工作环节，使信息传输脱节或失真，反映能力和整体业务处理能力减弱。因此，协作成为跨部门信息传递的关键，一旦处理不及时，没有通盘考虑各个业务环节的关联度，就有可能解决了一个问题又引发了另一个问题。实际上，从全局考虑，各部门的工作内容都是业务流程中的某个环节，从来都不是独立存在的，需要各环节的紧密配合才能保证整体运行的顺利。而在落后的按劳分工的思想指导下，不同部门之间必然形成“信息孤岛”，由此带来了工作流程的信息传递障碍。

此外，没有严格的流程控制，个人能力的强弱往往直接影响工作效果，在平常的工作流程中问题也许不明显，但在对特殊问题的处理方面，容易使问题得不到解决或拖延下去。

3 解决财务信息传递障碍的思路

3.1 信息技术与ERP管理思想

针对财务信息传递过程中的结构性障碍和非结构性障碍，信息技术是目前采用的最有效、最广泛的手段，此外建立行之有效的信息传递机制，重视提高信息传递的效率也可以减少财务信息传递过程中的障碍。

ERP的管理思想从20世纪90年代初运用到企业管理，其宗旨是针对人力资源管理、物资资源管理、财务资源管理、信息资源管理提出集成一体化的方案，以实现信息数据标准化的企业资源计划系统。财务资源作为融合企业各类业务流程的中枢而起到主导作用，其中心思想就是通过梳理整体的业务流程，用信息化的手段将组织内的重要流程环节都融入系统中，制定标准化的业务格式，最大限度地将业务、信息、资源融合在一起，从而跨越部门障碍，实现信息传递的直接、准确、快捷，同时在另一方面也扩大信息传递的广泛度和可控度，为信息的无障碍沟通建立了平台。

3.2 信息一体化平台存在的问题

在实际操作中，系统的建立往往存在偏离预想的情况，从而不能发挥最大的效能，原因主要在于系统并没有完全解决信息传递中的个性化问题。例如在系统设计的最初，系统设计人员与实际操作人员的想法存在着偏差，设计人员考虑的是系统架构和运行，操作人员要的是效用和便捷，如果沟通中无法达成一致，系统就达不到使用者所预想的结果，特别是组织内各层级管理者的个性化需求更加难以满足。

本文认为，在系统设计时要注意整体性、实操性、延伸性和效用性，理想的财务信息一体化不应该是独立、封闭、只强调专业化的系统，它与企业内部的其他信息系统相结合，业务系统的数据可以借助网络将指定信息实时传输到财务部门，财务部门及时处理后将相关信息自动反馈回去，实现信息同步交流和信息共享。这就要求系统设计者以财务信息传递为中心，以使用者为导向，不能单纯做各类业务的叠加，应该考虑整体流程的顺畅和使用者的需求。

3.3 观念的转变和组织文化的建设

对于各种客观因素造成的信息传递障碍，首先应该引起管理层的高度重视，在组织内部建立起沟通良好的运行机制，使工作中的每个环节都可以运行自如，从而保证企业内部管理机制的良性循环；其次要加强员工的业务技能及沟通技能培训，让每个岗位都清楚了解自己所处的位置和作用，特别注意信息传递节点的判断；最后是要建立有效的信息传递渠道，针对不同层级提供所需的信息，财务信息有比较敏感的内容，要区分可公开和仅向相关者公开的信息，对于财务政策、财务办事流程等应该公开和透明，让办事者和相关人员一目了然，减少获取信息的障碍性因素。

[1]杨周南.会计信息系统——面向财务部门应用[M].北京:电子工业出版社,2006.

[2]郭军.强化财务预算管理与信息沟通的探讨[J].经营与管理,2008(03).

[3]王泽山.财务信息系统问题探讨[J].会计之友,2010(02),043.