对档案管理计算机化过程中若干问题的思考

武 军，宋 伟

(郑州铁路职业技术学院，河南 郑州 450052)

我们正在进入一个以知识、信息、服务等为特征的新经济时代，传统的档案管理手段已经不能适应现实的需求，必须实行档案管理的计算机化、网络化。基于互联网技术的档案管理方式以其快速、高效、准确的特点正在越来越深刻地影响着社会的发展。但是，在实行档案管理的计算机化过程中，我们面临着巨大的挑战。

一、档案管理计算机化面临的挑战

1.旧的管理模式

档案管理在不同的历史时期都会产生不同的管理技术与管理制度，近代档案学已经形成了较为完善和严密的科学体系。但是在互联网技术日臻发达的信息化时代，档案管理者必须要清醒地认识到，基于互联网技术的新一代档案学还没有形成一个完整的体系结构，在档案管理的信息化方面还面临着诸多棘手的问题，首要挑战就是要将档案管理信息化中的管理创新和旧的档案管理制度之间的矛盾调和好。

2.档案管理标准化

由于各行业、各部门管理体制和方式不同，以及相关部门之间缺少必要的协调机制，使档案管理的标准化变得比较困难。同时，由于计算机软硬件技术发展所造成的应用技术体系的不断升级、换代和标准的变化，加大了档案管理信息化的风险，而且也加大了资金投入和建设难度。如何化解标准化程度低和相应标准缺乏之间的矛盾，是档案管理信息化发展中面临的亟待解决的难题。这就要求档案管理部门在选择或者依托自身力量开发新的档案管理软件系统时，不仅要具有对互联网技术发展和相关政策更新的前瞻性，而且在软件的数据结构层次上要具有完备性，以避免低水平的重复建设。

3.办公自动化

当前，我国绝大部分行业部门正在进行或已经完成了办公自动化建设。一方面，这里所说的办公自动化系统是建立在计算机网络基础上的一种分布式信息处理系统，它能够进行事物处理、信息管理和决策支持，从而履行为社会和公众提供服务的职能;另一方面，电子签名技术的日臻完善使得在互联网上构建电子信任体系成为可能，它确保了利用互联网进行社会活动的安全性。正因为如此，以电子政务建设为标志的新一轮公共行政管理改革正在成为一场深刻的革命。档案管理信息化建设应更新观念，研究新问题，不断创新。

二、档案管理计算机化存在的主要问题

1.文档分离

文件生命周期理论将文件从其产生形成到最终销毁分为若干个阶段，是一个完整的、动态的、连续的生命运动过程。我国目前使用四阶段划分法来进行档案管理，即将文档的生命运动过程划分为生成、使用、暂保存和永久保存四个阶段，常将前两个阶段作为文件，后两个阶段作为档案。由于在不同阶段的管理上没有采取统一的方法标准，造成了对文件处理方式的相对独立，进而形成了不正常的文档分离现象。整合不同阶段的文件形式，变相对独立为有机整体是档案的信息化管理中需要解决的问题。

2.电子文件归档和电子档案的存储载体

首先，计算机技术的发展使得文件的电子存储结构日益复杂。如果只是单纯的文字，信息处理的标准化程度还比较高，但是伴随着档案多媒体化程度的提高，文档的形式已经不再局限于文字，而是成了诸如图像、视频等多种信息的混合物，对于这么多不同形式的信息，如何选择适合的方式进行归档处理，是必须解决好的问题。

其次，选择合适的存储介质也是档案管理信息化所面临的重要问题。最早使用的软盘存储量小并且很容易损坏，已经不能作为电子文件的归档载体。现在通常使用的硬盘虽然在存储量和稳定性上都有极大的提高，但是它们的标准还没有完全统一。因此，对于重要的电子信息档案，要确保大量数据的信息安全，不仅要克服存储介质和存储技术的不稳定性，还要克服电子文档的易修改性，这就需要对大量的数据在保证其完整性和安全性的基础上做进一步的技术处理以适应不同的存储介质要求。

3.网络安全

随着网络的日益普及以及网络技术的不断发展，网络的安全性、可靠性等问题已成为制约其发展的最大障碍，网络的效益和网络的危险性正在随着网络用户的扩张均呈几何级数的递增。可以预见，在已建成的档案管理网络中，由于缺少档案管理部门与网络安全人员的共同参与，电子文件的归档管理极有可能出现既不能完全符合档案管理的要求，同时也存在着大量网络安全问题的现象。虽然现有的网络安全防范技术诸如防火墙、入侵检测、安全扫描、认证签名等已经有了很大的提升，但对于“黑客”高手的防范往往还是力不从心。因此，为了保护在网络受到攻击时文档的安全，要从多个方面考虑文档的保存技术，既要考虑电子文件的逻辑归档功能，更要考虑其物理归档功能。

4.设备利用率低和缺乏必要的复合型人才

目前，大多数部门对计算机的档案管理功能的开发还比较单一，不能很有效地使用计算机等现代化管理设备，而且，具有网络信息技术和档案管理方面知识的复合型人才极度匮乏，这两方面问题造成了人力、物力的低效使用和财力、时间的极大浪费。

三、档案管理计算机化应采取的对策

1.实现文档一体化

通过在单位内部推行文档一体化解决文档分离难题。所谓的文档一体化就是把处在使用、暂存阶段并且处于分离状态的文件和档案有机地融合起来，加强文件管理的超前控制，保证档案的质量，从而充分发挥档案的作用。同时档案工作者应主动改变长期形成的文档分离管理模式，在文件的生成阶段就提前介入文档的运动周期，使档案工作逐步实现文档一体化。

2.根据文件特点，建立电子文件的归档和长期保存机制

首先，要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，采取“双套制”归档，对于重要的文件不仅要进行纸质的保存，也要制成磁、光介质两种文件形式进行归档，形成同内容不同保存形式的两套档案，以此来保证数据的安全。其次，档案工作人员必须通过技术处理，将已归档的电子文件设定为“只读性”文档，从而识别和保护电子文件的原始结构，保证电子文件的可靠性。再次，由于电子文档很容易遭到破坏，因此要对长久保存的电子档案定期进行复制，以防止信息损失。

3.建立适应档案管理计算机化的安全机制

针对档案管理中的信息安全问题，要通过对一系列技术措施和标准的改进来解决。首先，保证档案系统中海量数据的安全是电子档案信息化管理的核心，必须采用成熟的技术诸如数字证书、动态口令、加密等手段来加固档案的信息屏障，以有效防止黑客攻击和对信息的恶意篡改。其次，为了保证档案系统在受到攻击后能够尽快地恢复，必须在数据的物理存贮方式上加以改进，较为可靠的方法是采用热备份、冷备份和远程存储相结合的保存方式。再次，档案系统应设置对档案信息、数据的来源的实时跟踪机制，对发现的攻击行为能够及时报警并采取相应的策略，如关闭相关服务、切断物理线路的连接等，保证档案数据、信息的可靠性和完备性。

4.加强档案工作者的计算机技能培训，提高复合型人才的数量

档案信息管理人员应具有较高的知识层次和先进的技术水平，不仅要掌握档案管理方面的各种知识，而且也要对网络信息安全技术有一定的了解，不能仅仅局限于一般的计算机操作。要积极搞好档案管理人员业务知识的学习、补充、消化，使档案工作队伍素质得以强化，为档案的计算机管理提供支撑。

目前，我国档案的计算机管理工作正面临着一次很好的发展机遇，档案工作者必须不断地学习，从管理思想、管理方法和管理手段等方面紧跟时代步伐，及时解决制约、影响档案计算机管理发展的主要问题，扫清档案信息化管理道路上的一切障碍，使档案管理现代化不断迈上新的台阶。

［1］李华.档案信息化建设人才培训与创新能力培养［J］.北京档案，2006(4):34-35.

［2］李艳丽，王海景.新形势下档案管理的创新服务［J］.科技与创新，2014(22):98.

［3］王明丽.浅析档案管理现代化［J］.办公室业务，2015(3):58.