试论以个体为核心的档案信息管理与共享

2015-08-15高晨翔

科技视界 2015年1期

高晨翔

（西北大学公共管理学院，陕西西安 710127）

1 信息时代下建立个人档案信息体系的必要性

1.1 为整个社会保存珍贵记忆

人类思维对整个社会的起源与发展有着极为重要的指导作用，其价值集中体现在我们的经验、智慧——由古到今积攒起来的宝贵记忆。1992年，联合国教科文组织开展了“世界记忆工程”项目，其中明确提到了“档案馆和图书馆都是人类记忆的保管者，是一个国家多元化文化的表达，对保护人类的共同记忆至关重要”。[1]在档案学学术研究领域，“‘社会记忆说’作为一种前沿范式”的理论也越来越为学科共同体所支持。

1.2 为建设新型智慧城市提供智力支持

“有两种驱动力推动智慧城市的逐步形成，一是以物联网、云计算、移动互联网为代表的新一代信息技术，二是知识社会环境下逐步孕育的开放的城市创新生态。”[2]以个体为核心的档案信息管理，正是依托新型信息技术，为实现个人信息管理的便捷化、知识化而产生的。通过个人生活信息的有效集合，让个人在了解自我的同时，也能将个人的有关想法、意见反映在平台上，从而实现公民大规模地、主动地参与社会管理活动，扩大管理决策行为的社会基础，也加强了公民、政府与非政府组织之间的互动交流。

1.3 利于个人掌握生活节奏，保障个人利益

个人档案信息之于形成者而言具有参考价值与凭证价值。一方面，将个人档案信息利用管理共享平台进行集中统一分类、管理，可以有选择地梳理、记录思维路径。有效分析个人此前所常用的工作方法、工作经验，做到“正确的信息在恰当的时间以合适的形式表达和利用”[3]。另一方面，个人档案信息系统能够通过生活信息的推送、用户之间的交流来解决个人生活中遇到的种种问题。个人可以有选择地将隐私信息加密存储，将个人生活行为以个性化的方式记录在“册”，在遇到纠纷、需要提供证据时保障个人的相关利益。

2 个体档案的构建要素与实现方式

个体档案是具体的社会成员在其工作和生活当中形成的一切有价值的信息记录。它强调的是以信息利用为核心，个人有意识地接受、整理、传播各类信息，在多个个体之间、个体与政府、民间信息服务机构之间形成动态交互网络，达到信息的共享、知识的发掘、记忆的积累等目的。个体档案不是关于个人的背景信息，而是个人在其日常行为活动中借助各类电子设备记录下的信息，其来源极为广泛，是与个人生活相关的一切隐私与非隐私的记忆集合体。

2.1 个体档案的构建要素

2.1.1 个人电子设备是实现个人信息管理的物质基础

时至今日，具有独立的操作系统、运行空间，无线网络接入功能的智能手机风靡全球。智能手机有着高速度、高精度的中央处理器，配合以大存储芯片以及较强的存储扩展能力，内置网络适配器可接入无线网络，且有着比肩个人电脑的人机交互能力，这些都为海量数据信息的收发与存储提供了物质保障。

2.1.2 应用软件是档案信息共享的桥梁

信息资源的具体组织、整理、加工、开发、传播等有机动态行为需要软件平台的支持，以个体为核心的档案信息共享的最终目的就是让存在于动态中的实用信息为更多的人所知晓和利用。对于个体档案信息管理而言，应用软件是连接用户与设备之间，用户与用户之间，用户与信息服务机构之间不可或缺的桥梁，是信息推送的前提。因此，应用软件要“有‘主动’与用户建立某种联系的功能，使得档案信息管理软件可以更快更好地为用户服务”[4]，确保存在于个体档案信息共享网络中的个人能够动态性地获取有价值的信息。

2.1.3 社会档案意识是思维基础

个人是信息搜集、信息加工、信息传播工作的主体，个体档案信息的管理、开发、共享都依赖于个人的档案意识。而我国公民对于档案及其相关因素的认识仍然比较肤浅，认知范围还比较险隘，“社会档案意识是一个国家、一个民族文明程度的标志之一，因此提高社会档案意识迫在眉睫。”[5]集成化的个体档案管理与共享结构中，个体是整个巨大的档案信息网络中的节点，是具有很强能动性的神经元，其运动的频繁性与活跃性决定着整个网络的生命力。在档案实体的后保管时代，档案思维创造力的来源理应更为广泛。

2.2 个体档案信息系统的实现方式

经研究，个人档案信息管理系统应该以一个智能化的、具有很强交互性的软件平台作为信息组织管理的手段。同时结合本国、本地区居民的利用意向、利用能力来开发此类平台，确保其实用易用。

通过上述分析，个人档案信息管理平台在物理结构上应分为三个层次，即数据层、信息的描述与管理层、界面交互层。通过三种层次的构建，建立起人与设备、移动设备内部之间的数据关系，使用户依据本系统提供的各种收集、记录、存储、检索、统计、共享信息的方式，能够方便快捷地对与个人相关的信息数据进行个性化、智能化的管理。

首先，在数据层面，后台数据库的存储、分析能力是容纳、开发信息的基础。这要求服务器所选用的数据库应当具有高效的数据处理能力，“如SQL已经既可以做关系数据，也可以做空间数据、图像、数据流等非结构化数据”[6]，以此达到对不同形式的数据分门别类，加强海量数据管理的可知性、可控性。同时引入云技术，通过多台服务器的耦合，制定相应的挖掘程序，对所收集的数据尤其是有关日常生活的非隐私性数据能够依据需求进行统计分析，逐步上升为一种规律性的信息——知识，通过反馈推送实现信息的动态流转。其次，在信息的描述与管理层面，利用XML语言对整个信息资源及其内容进行统一描述，同时利用RDF对相关元数据进行组织、关联、分类及注释。根据每一个层次需求设计相关程序，分别作为信息的存取、关联、检索工具，从而有效地完成对信息的组织工作。

软件的人机交互界面首先应体现出地域特色，增强用户的适应性。其次应当提供个性化的登录与应用界面，界面设计采用非线性化的场景模式，注重各个板块之间的联系。按照职业、年龄的不同建立不同的开发模式，如面向中老年群体理应力求简介明了，并配以每一步骤的指导；面向青年群体的界面则应当活泼生动，保持其动态交互能力。此外，还应建立方便快捷的录入与检索系统，支持文字、语音等多种手段，同时注重各层次信息流转过程中的加密工作，保障用户的隐私安全。在信息共享方面，设置生活信息的主动分享功能，例如用户实时地将个人所见的天气、交通、实地新闻等内容通过平台共享至主页，此外还应当提供本系统与各大网络媒体社交平台的链接，满足用户的共享需求。