社区档案管理工作探析

徐 丽

(大庆市让胡路区旭园社区工作站 黑龙江 大庆 163000)

随着我国经济体制改革的深入发展，社区结构和社会各阶层的生活方式都发生了巨大的变化，在新的时代背景下，为适应新形势的发展要求，社区发展正面临着考验。社区档案是在城市社区建设活动中形成的，对于社区发展有着不可估量的作用。管好及使用好社区档案，对于提升社区规范化管理，完善社区各项服务功能，保障社区良好发展势态，促进城市精神文明和物质文明建设都具有重要的现实意义。

一、社区档案的形成及特点

社区是若干社会群体或社会组织聚集在某一个领域里所形成的一个生活上相互关联的大集体，是社会有机体最基本的内容，是宏观社会的缩影。我国正面临一个崭新的发展机遇，无论是经济发展还是政治、文化发展都有可能上升一个新的高度，在这样的发展趋势下，作为社会基本单位的社区，更是发展改革的重点。随着社会主义管理体制改革的不断深化，社区作为基层组织在实现经济和社会协调发展、解决基层各种社会问题、维护社会稳定、加强基层政权建设等方面发挥了重要的作用。在这个过程中，社区档案作为社区发展的见证者应运而生。在新农村建设和城市改革的背景下，社区的形成有着很多诸如村落合并、房屋拆迁、政策推动等具有重大的历史性变革的事件参杂其中。在社区建设过程中，社区也会形成自己的文化、经济基础，发展出自己的社区精神、人文关怀，社区从形成到建设再到成熟发展的过程，都离不开档案的收集、整合和管理。档案记录了社区的成长之路，记录了社区中人们生活的点点滴滴，记录了社区的旧貌与新颜。所以说，社区档案的形成，就是一个社区发展的轨迹，它是一个社区过去的缩影，也是社区展望未来的跳板。社区档案是依托于社区发展起来，在其发展过程中形成了一套自己的发展的特点，主要包括在以下几点方面:

(一)社区档案内容纷繁复杂。社区就是一个小社会，麻雀虽小五脏俱全，社区作为一个为居民服务的组织体系，几乎包含社区居民平时生活所需的一切基础设备、组织机构、文娱设施等等。无论是小到社区居民的家长里短、邻里纠纷，还是大到社区内部重大政策及决策，都需要记录在案，存档归案，而且社区档案不仅仅包括文字资料，社区所获得过的奖状、证书、奖杯、奖牌、锦旗以及办公楼、住宅楼等实物也是社区档案的一部分，内容杂乱而繁多，这对于档案管理者是个不小的挑战。

(二)社区档案涉及范围广。社区作为一个综合性较强的组织体系，职责范围比较广，会与社会各界都保持一个比较密切的联系，包括社区内部的居民委员会、业主委员会和党群组织，还包括所在地的党组织、民政、公安、司法、文化、卫生、社保、教育等部门。另外，社区内居住着各式各样的人群，有普通的工薪阶层也有社会名流，在他们身上发生的大事小事有时也是档案整理的一部分。在社区档案中，不管是党建工作、居民自治、社区服务等方面的档案，还是综合治理、环境卫生、文化教育等方面的档案，除了本社区形成的，上级政府下发的有关本社区的同类问题的文件材料也要归档保存。这也充分说明了社区档案管理涉及范围之广、工作量之大。

(三)社区档案形成周期差异大。社区档案的形成是来源于该社区的发展历程的，而社区的形成包括建设、发展、维护、管理等方方面面，是一个长期的过程。因此，社区档案形成的周期也就相对比较长。而对于社会保障、救助、医疗等服务体系的建立和形成，需要的时间相对较短，档案的建立也就比较快。这就需要档案管理者努力跟进社区的发展步伐，针对社区不同发展阶段的情况，按照档案资料的周期性特点，及时收集整理，确保档案资料的完整性和可靠性，尽可能全面准确的建立档案资料库。

二、加强社区档案管理工作的几点建议

(一)加大宣传力度，提升社区档案管理工作的意识。要想改变社区档案管理工作不受重视的现状，就要先从改变社区领导的态度下手。社区档案发展环境的好坏取决于领导的态度和意见，只有上级领导足够重视，才能激发出基层工作人员的工作热情。社区工作人员应利用社区内一切可以利用的资源加强宣传，例如设计社区内的宣传专栏、印发宣传品、观看影视资料等多种形式向社会宣传相关的政策法规，使人们真正认识到加强社区档案管理的迫切性，只有认识到档案的重要性和档案在社区工作中的重要作用，才能从思想中真正认识到加强社区档案工作的刻不容缓。

(二)加强专业培训，提高工作人员专业素质。社区的档案管理人员一般情况下都不是档案管理的专业人士，他们可能来自不同阶层，有着不同的文化背景，档案管理能力也有很大差别。因此，定期开展一些有关档案管理的培训课是很有必要的，不仅能够提高档案管理人员的专业素质，激发他们的工作热情，提升他们的管理能力，而且对于档案资料的建立、社区专门人才的培养以及新型社区的发展都具有重要意义。

(三)完善社区档案管理机制，提高档案利用率。加强社区档案管理工作，社区居委会要建立充分的自我发展机制，要勇于打破传统的档案管理方式，创新发展思路，走出一条不同于以往的新的发展道路。传统的档案管理，全部是人工收集整理资料，既费时又费力，而且随时都有可能出错，存在漏页、缺码、分类不完整等诸多问题。当今是一个信息化的时代，随着计算机和网络技术的普及，利用计算机处理和整理档案信息，已是大势所趋。如果能在社区内大范围的实现自动化管理，将会对社区的档案管理工作有很大的帮助，不仅能够节约人手、提高档案管理工作效率，而且还能够更好的发挥档案的价值，提高档案的利用率。很多社区只注重档案整理数量的多少，往往忽视对档案资料的利用，很容易造成社区档案的千篇一律。这就需要档案人员深入挖掘研究本社区内的特色档案，发展出具有利用价值的档案资料，来引导社区的发展方向，开拓社区的发展思路，汲取长处，摈弃糟粕，扬长避短，走出一条具有本社区特色的发展道路，以此来强化社区档案的利用效果。

(四)加大档案管理工作的资金投入。资金充足是做好档案管理工作的前提，有了充足的资金，就可以为档案的管理工作购进大批的基础设备，有利于档案资料得到更好的储存和保护。也可以利用这些资金定期安排一些档案工作人员的培训课程，提升工作人员的专业素养，培养一批专业化的档案管理人才，促进社区档案管理工作的长足发展。