信息化技术在学校档案管理工作中的应用

尹英范

(通河县职业教育中心 黑龙江 通河 150900)

学校档案作为对学校发展历程的重要记载，通过档案可以使学校能够更好的对师生的生活和思想情况进行深入了解，有利于学校领导做好正确的发展决策。长期以来在学校档案管理工作中都是采用手工的方式，不仅工作效率低，而且保密性较差。随着教育体制改革的深入进行，学校的档案数量不断增加，在这种情况下，传统的档案管理方式已无法更好的满足社会发展的需求，所以需要加快推动学校档案的信息化建设，利用信息化技术来实现档案的更新和储存，确保档案信息的完整性和动态性，努力提供学校档案管理的水平。

一、信息技术在学校档案管理工作中应用的优势

(一)能够更好的与时代发展相适应

在信息化技术下我国各个领域也都加快了数字信息化的建设，各地开始形成形式多样及规模大小不一的数据库，对信息进行集中采集处理。同时在信息化社会环境下，人们对信息的需求日益增强。在此环境下，学校也加快了现代化建设的步伐，通过学校档案管理信息化建设从而更好的满足学校档案管理工作的要求，同时也能够更好的与时代发展需要相适应。

(二)有利于档案管理效率的提高

在传统的学校档案管理工作中，其是采用卷宗的方式人工进行管理，这不仅导致工作效率较低，而且纸质档案不利于档案的更新保存，特别是在当前档案数量不断增加的情况下，档案管理的工作强度不断增加。利用信息化技术来进行学校档案管量，计算机可以将复杂的档案信息进行整合和组织，而且通过学校档案网站的建设，可以更好的实现档案的利用，实现了学校档案资料的高效整合和利用，对学校档案管理效率和管理质量的提升起到了积极的意义。

(三)实现信息资源共享

信息化技术的应用，有效的减轻了学校档案日常管理的压力，不仅可以有效的提高学校档案管理工作的效率，而且可以及时对档案信息进行补充和调整，为学校各项建设工作提供重要的引导作用。网络技术和数据库资料的有效结合，实现了信息的自动检索，提高了学校档案资源的利用率，同时有效学校档案资源的共享也得以实现。

二、学校档案管理中推进信息技术应用措施

(一)加快学校档案管理观念的转变

近年来，数字信息化技术已渗透进我国生活的方方面面，人们在日常工作和生活中开始频繁的利用数字化信息技术，同时网络技术的发展，更对信息化建设的进程起到极大的推动作用。目前计算机已十分普及，人们对数字化的信息处理能力也不断的提升。这就需要学校档案管理人员要加快观念的转变，引入信息化技术来提升学校档案管理的水平，强化学校档案管理信息化的意识，从而更好的推动学校档案管理的信息化建设。

(二)加大资金投入

学校和政府都应加大对档案管理工作的资金投入引进先进的软硬件设备，尤其是对于学校档案管理数据库建设以及网络共享平台的建设等方面，建立完善的数据传递系统，以及信息共享平台，以保证学校档案管理信息能够实现无障碍传递和共享。利用先进的软硬件设备，强化学校档案管理工作的个性化服务，所谓的档案管理的个性化服务。主要是在对数据进行挖掘的同时体现出对数据处理的智能化，如关联资源的挖掘。关联挖掘也是个性化服务的主要组成部分。再者就是对于网络电子档案的智能化调取，这也是个性化服务的体现。

(三)提高档案工作者的素质

随着信息化档案管理工作的发展，档案管理工作者的素质会直接影响到学校档案管理工作信息化推广的效率和质量，因此必须要强化档案工作者的素质。现代化学校档案管理人员不仅要具备扎实的理论知识，还要熟练地掌握计算机以及网络技术，促进学校档案工作的数字化实现，同时还要建立后期培训机制，保证档案管理人员的技术能够跟上信息化技术发展的速度。

(四)构建云计算信息处理平台

云技术是一种具备大量且可扩充的与IT 相关能力的技术，通过网络技术并以服务的方式提供给用户，云技术可以细化为云计算和云服务两大部分。云计算更侧重于IT 方面，通过虚拟化和自动化技术，创造出更多计算机运算资源。而云服务则是利用虚拟的形式，将信息技术包括运算、储存以及宽带，以服务的形式通过网络提供给用户。基于云计算的区域范围内信息资源共享的云服务管理，要围绕着基础设施以及基础平台来建设，最大程度地规范本地信息资源的建设，利用各个平台的交互使用实现资源的最大程度共享。可以根据学校档案管理的工作重点，将部分重要档案和保密级别较高的档案上传到学校的公共云里，便于档案的长久管理和保存。

三、结束语

当前我国网络计算机技术为平台的数据处理技术取得了较快的发展，这在一定程度上有效的提高了社会各领域的工作效率的工作质量。而且通过这个平台，可以为人们提供更多的信息化建设资料，加快推动我国信息化建设的进程。学校档案管理工作中其中一个非常重要的环节即是对数据的处理，所以需要加强信息化技术的应用，这样才能不断的提升学校档案管理的水平，有利于学校档案管理策略的创新。

［1］熊晨．信息化进程中学校档案管理所面临的问题与对策研究［J］．辽宁教育行政学院学报，2010(4)．

［2］张志刚．数字学校档案读者信息挖掘系统构建的建设［J］．长春师范学院院报，2010(8):149－151．

［3］刘方．信息技术在学校档案管理中的应用［J］．实验教学与仪器，2011(04)