对医院电子档案管理工作的几点认识

谢丽红

(宁安市中医院 黑龙江 宁安 157000)

一、医院实行电子档案管理的优势

随着信息化的发展，特别是随着办公自动化的进一步扩展和深化，电子计算机和通信技术相结合形成了信息技术产业，过去用纸墨、照相形成和传递的政府机关公文以及图书、影像、文献资料等，都可用电子计算机进行管理，而记录档案信息的载体也日趋多样化，包括文本文件、电子报表、电子邮件、图像文件、视频文件等，在管理方式、载体形式、信息互动等方面对纸质档案形成巨大的冲击。电子档案的优势是:

(一)直接减轻了档案管理人员的劳动强度，提高了工作时效。传统的医院档案管理工作存在立卷难和提供利用效率低下，查准率不高的难题。现代化信息管理手段的利用，免除了立卷归档、检索查找的繁难，提高了检索速度，准确率高。将工作人员从人工直接建档的工作中解脱出来，极大地提高了各类文书档案和病案管理与利用的质量、精度和效率，实现医院档案管理工作以及服务水平质的飞跃。

(二)有利于文件和病案的补漏、增缺。传统的医院档案立卷方法遇到信息收集不齐或漏交归档时，补漏增缺，就得拆卷重做。拆卷后，卷内文件又得重新排列，编档页号、编抄卷内目录、装订、修改填写案卷封面，不但费时费力，还使管理人员增添了许多麻烦。实行电子环境下信息管理后，医院档案按“件”整理，文件插入就十分方便了。省时省力，工作人员可有充分的时间提高业务水平。

(三)有利于提高医院档案管理的质量。档案的根本目的在于利用，需要提供可利用的档案，就必须有高质量、高水平的文档卷宗。传统的文书立卷工作是人为的纸张立卷，立卷人根据自己的理解来进行操作，其对立卷标准掌握的制度很难做到完全统一，这必然影响到案卷质量水准。以现代化手段进行档案管理后，档案人员可以从繁琐的整理工作中解脱出来，可以把时间和精力放在档案编研和二次信息开发利用上，从而提高医院档案管理工作的质量和利用效率。

二、医院电子档案存在的问题

(一)电子文件不能取代纸质文件。医院的电子文件只是纸质文件生成、运转过程中产生的一个附属品，没有完全独立存在的能力和价值，尚不能取代纸质文件的存在。

(二)声像档案归档不及时。我院的声像档案多形成于办公室，开展各项活动主要由办公室负责拍摄，因此多数声像档案都还保存在办公室，没有统一到档案室里保管，医院各科室有时也自行拍摄一些资料，比如临床科室开展的新业务、新技术，护理部、医务部等部门组织开展的一些活动等，其中不乏有保存价值的声像资料。如果不及时了解医院的信息情况，很容易遗漏这部份资料的归档。今后档案室应积极与各部门联系，及时将医院的声像档案归档，做到每月一小归档，每年总归档。

(三)由于电子文件形成的时间短，缺乏实际贮存的验证，所以电子文件中原始信息的长期保存问题是有待档案管理人员深入研究和探讨的重要课题。

(四)档案管理人员的素质参差不齐。传统纸板档案管理人员，专业人员较少，熟练操作计算机的人员更是微乎其微，档案管理人员新技术知识贫乏，所以，加强档案管理人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。

三、医院电子档案管理的对策

(一)积极推进医院档案的数字化进程。医院要实现档案信息化，建成数字档案室，是一个漫长的过程，需要医院全体人员的共同努力。在医院档案信息化进程中，一是对档案室现存的纸质档案进行数据化处理，通过扫描缩微等手段，将文书、科研、设备、基建、音像、照片等转换成电子文件;二是利用文档处理软件对数据库进行规范整理，便于检索利用;三是对医院职能科室和业务科室提供网上利用平台，搞好远程服务;四是采取数据备份，数据加密，设置防火墙等多种防护措施，防止网络黑客攻击，防止信息失密，确保档案信息安全;五是要对电子文件进行转换升级，使其处于可用状态，防止因技术升级而失去效用，造成资源损毁。六是双管齐下，实行纸质档案与电子文档"双轨"并存。

(二)加大投入，实现档案的现代化管理。用计算机储存整个医院的各种业务、行政上的档案，方便使用者及时查找、阅读，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率，同时利用计算机管理可以减少档案的有效空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。因此，医院应加大投入，充分利用计算机管理应用设计完善的软件和网络等现代化办公设备，实现档案管理的自动化、现代化。

(三)健全制度，明确责任。由于电子文件具有分散性，医院每个科室都有可能成为电子文件的形成者，因此必须建立医院档案管理员的制度，明确责任，防止重要资料的遗漏，在医院各科室设立一名资料管理员，及时上报各科的电子文件资料。

(四)档案工作者必须更新思想观念，确立新的管理理念。传统的纸质档案都是在文件办结后在第二年的上半年收集资料归档。电子文件在遵循全程管理，前端控制和集成化管理的原则，以功能完善的计算机管理系统和国家对电子文件管理的标准规范不依托，对各种类型的电子文件从其产生开始就实行档案化管理，将电子文件从产生、办理、归档、保管利用，到鉴定销毁整个运动周期实行文档一体化管理模式。确保电子文件的真实性、完整性和有效性，保证电子文件长久保存和有效利用。

总之，医院档案管理信息化迫在眉睫，只有在完善软硬件设备的基础上，提升档案管理人员的综合素质，用创新开放的意识进行档案管理，实现信息技术与档案管理的结合，才能使医疗卫生系统的档案管理工作更上一层楼，从而为社会与群众提供更加高效的服务。