人事档案管理工作探析

霍丽杰

(大庆市杜尔伯特蒙古族自治县人才交流服务中心 黑龙江 大庆 166200)

人事档案是为党政部门、机关单位、企事业单位为了更好地管理人员而设置的一种以个人为单位的特殊档案，是单位用来全面考虑一个人的最有利的依据。人事档案的管理为我们选拔优秀人才、录用优秀人才奠定了基础，提供了方便。因此，加强人事档案管理至关重要。

一、人事档案管理存在的问题

1．存在历史遗留问题。在人事档案管理体制改革之前，局直单位的人事档案必须交给地方的人事部门管理。这种管理方式各不相同，并且存在隶属关系，给人事档案的管理工作留下了许多历史问题。造成了档案管理制度混乱，质量差异很大等症结，比如人事档案的档案盒出现破损、材料遗漏、整理不规范、分类不科学、没有正确装订等问题。在人事档案管理制度改革之后，需要对人事档案进行重新整理，进行升级达标工作。有些还需要进行审核，这一系列的工作给人事档案管理部门造成了很大的工作量。

2．人事档案管理硬件不足。由于当前许多档案管理部门的硬件设施不足，导致在档案整理过程中不能将档案库房、阅档室、办公室分离开来，在一个或两个办公室进行办公。部分人事档案管理部门的人事档案库房并没有配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，对档案的管理工作也造成了障碍。

3．档案管理专职人员匮乏。目前，许多档案管理部门并没有足够的专职人员。人事档案工作由人事部门配备的兼职人员来进行管理，这种管理模式使得组织人事部门的其他工作不能顺利开展。除此之外，由于管理模式的不合理性，使得人事管理部门人员的业务能力、工作素养、管理水平的培训工作不到位，使得人事档案管理部门的改革与发展工作不能顺利开展。

4．局直单位人事部门对档案管理的意识不够。在人事档案管理工作中，许多单位并不能严格按照规章制度进行办理，不能及时的向省局递送需要归档的人事档案。在借阅以及调阅人事档案时，也不严格按照相关手续进行办理。以上所提到的几个因素不利于档案管理资料的更新，人事档案材料的利用率不高。除了保管工作以外，人事档案管理工作更大的意义是用来服务的，比如对档案信息的开发与利用等等。但是现在的人事档案管理中的服务性处于被动状态，对人事档案的信息管理工作也处于封闭与半封闭状态。一般仅仅用来发展党员和对干部进行考察等，其作用不能真正发挥出来。

5．档案管理的方法落后。目前，在人事档案管理工作中，计算机并没有得到充分的发挥与利用。仅仅用在档案材料目录的录入工作，并没有开发人事档案管理信息化。

二、人事档案管理工作问题的解决措施

1．领导重视，组织合理。负责管理人事档案的领导应该增强自身对人事档案管理工作的意识，应充分体会到人事档案管理工作的重要性，应该认识到人事档案工作的重要性。将档案管理工作提上日程，定期开展汇报工作，从根源上解决在人事档案管理工作中遇到的问题。实际工作中，要对人事档案工作做出近期和远期的工作任务，并制定工作计划。并应该关心档案管理工作人员的生活、工作、学习。当工作取得成就时，应该对职工进行鼓励和奖励，应该对其进行认可。升迁是应该让其享受同等的升迁机会，这样才能提高人事档案管理人员的工作热情和积极性。

2．为人事档案管理工作提供必要的物质基础。财务部门应将人事档案部门所需经费列入到单位的财务计划中，并将其落实到实处。其次，单位应该抓住拆迁机会，来加强档案管理部门的硬件设施，将档案整理过程中的档案库房、阅档室、办公室分离开来。并且在人事档案管理部门的人事档案库房配置防盗门窗、加湿器、去湿机等硬件设施，从这些方面来落实档案的管理工作。

3．配备档案管理专职人员，提高工作人员的素质。按照人事档案管理部门相关规定要求，档案管理部门应将“三龄一历”落实到实际工作当中。人事档案管理部门应该选择专业的人事档案管理人员，来落实对人事档案的升级达标任务。只有这样，能提高人事档案管理的水平，使得人事档案管理工作可以得到长效性的发展。除此之外，我们应当加强对人事档案管理部门专职人员的培训工作。让之有充分的机会来学习党和政府部门制定的有关政策与规定、系统的学习档案管理工作的方式方法、充分掌握相关的法律法规，以此来提高人事档案管理人员的工作水平。用知识与理论来充实自己、提高自己，开阔思维，适应新世纪社会对档案管理人员的高要求。在学习知识的同时，也应该培养工作人员吃苦耐劳、乐于奉献、严于律己、认真工作、保守秘密的优良品质。

4．完善、落实人事档案管理制度。人事档案管理部门应在现有制度基础上，根据本单位对人事档案管理工作的要求以及实际情况进行改善与创新，制定出更加完善合理的人事档案管理、鉴别以及归档制度，制定出更加适合当地特色的档案专递制度、检查核对制度以及保密制度等，形成更加科学合理、完善的人事档案管理制度。比如人事档案管理机构实行许可证并年检制度，制定硬件、软件标准，并加强执法检查。同时，档案管理人员也要进行培训并实行资格证制度。并定期考试更新知识，统一服务标准和收费标准。新制度制定以后，在实际工作中应当严格按照新制度进行工作。要定期检查人事档案部门是否严格按照规章制度进行工作，并且对人事档案的归档及递交工作应及时。从档案资料的收集过程、手续的办理情况各个方面严谨管理，从根源上解决档案工作中存在的一系列问题。

5．提高认识档案管理工作的现代化水平。人事档案管理也要与时俱进，不断学习掌握现代档案管理理论与新技术的运用。开拓创新，开发新手段，加大投入，对人事档案实行动态化管理和维护，开发研制人事档案管理软件，建立数字档案和多媒体档案，并实行联网。通过现代化手段，建立人才信息收集、反馈和跟踪系统。