谈医院档案管理面临的问题与对策

张文华

(大庆市中医医院 黑龙江 大庆 163000)

随着现代信息技术的发展，档案在医院管理中的地位和作用越来越被人们所重视，医院档案，反映了医院工作的历史和现状，是医院工作的依据和参考，加强医院档案的管理，对医院领导决策科学化和医院管理现代化有着极为重要的意义，本文就如何做好档案管理工作，更好地促进医院持续发展作思考如下。

一、医院档案管理中存在的问题

(一)医院档案收集归档存在困难

1．目前，医院档案管理制度虽然较为健全，但是档案收集归档过程相对缓慢，管理人员在汇编资料过程中，缺乏主动积累、主动服务、超前服务的意识，往往需要时才着手编，甚至才开始补，从而使档案编研和材料的搜集往往滞后。2．医院虽然建立了三级档案管理网络，但它的运行效果不很理想，不少人员档案意识较淡薄，一些人员为图方便，将档案材料随意存放在自己的办公抽屉里，归自己所有，导致档案材的丢失或损坏。3．医院对科技档案管理较差，例如:医院的重点学科建设过程中会产生许多宝贵的资料，从项目计划到项目报告，包括其中的论文发表，实验数据，社会效益和经济效益信息统计，人才培养和建设等等，由于缺乏跟踪性纪实性的材料积累，日后无法收集，并且随着医院人才的流动，这些成果往往会被带走，大量的资源都被浪费了，因此难以推动医院的医疗技术创新和研究工作。4．医院的基建档案存在漏洞，有的工程缺材料及出厂合格证，有的缺质检认定书，各种文字材料、表格的内容填写不齐全、不规范、表达不确切，有的图纸质量偏差，有的工程图纸会审意见和设计变更通知单较多，但竣工图上没有做相应的修改和注明变更年号，造成竣工图纸失去准确性等。

(二)档案的利用和开发效率较为低下

医院档案管理的目的并不在于将其分门别类打好包后束之高阁，其真正价值的实现源于有效的流通和利用，当前医院档案管理工作基本上处于一个收集、保管阶段，对于怎样开发利用案信息资源，使档案资料更好地为医疗、教学、科研、管理服务，还是一个比较薄弱的环节，这就失去了档案资料归档的实际意义，目前医院档案大部分采用手工收集，检索，通过查卷，借阅，复印等手段，被动地提供简单，浅层的档案信息，不能充分满足医院及患者对档案信息，知识的需求，有效地为各项工作服务这种传统的方式，信息量小，查找速度慢，完全不利于档案的收集，检索和利用。

(三)医院档案管理信息化程度不高

在当今信息技术作为现代管理的手段，虽然医院引进了先进的档案管理软件，完成了所有档案资料的录入整理编辑工作，初步建立了电子档案的雏形。但由于软件设计与开发过程中，档案管理者参与较少，开发者不能将档案管理的专业要求很好地实现，因此不能体现快捷、方便，高效等众多优点，反而产生了信息输入困难，信息归类不严谨，搜索结果错误等问题，致使许多能够反映医疗，教学，科研活动过程中具有重要价值的馆藏档案无法被充分利用。

二、促进医院档案管理工作的有效措施

(一)开展宣传教育，增强全院档案意识

首先，要立足于领导层，医院的领导多数是卫生专业技术人员，在工作中，要想方设法让他们体会到医院快速发展与档案管理的种种联系，进而取得他们对档案工作的重视和支持。其次，利用一切机会向医院职工，尤其是档案的直接形成者宣传《档案法》等法规性、政策性文件。通过宣传教育制造舆论，端正人们对档案工作的态度，进而引起关注，取得支持。

(二)加强文件材料形成者、档案管理者的业务培训

随着档案管理向现代化、科学化、系统化方向迈进，作为档案管理人员必须注意学习新技术，使自己具有良好的业务素质和科学知识，不断提高对档案的科学管理水平，为今后档案管理逐步实现信息贮存自动化、档案管理缩微化和电子检索现代化奠定扎实的基础。

(三)进一步建立健全和加强医院档案管理制度和档案管理网络

医院建立健全档案管理制度内容十分广泛，如建立档案收集和归档制度、档案利用、保管等制度，制订档案保管期限、归档范围等规定，并将这些制度和规定纳入医院岗位责任制和考核办法之中。由于医院档案工作具有其内容繁多复杂、部门众多而又分散、专业性技术性强、档案保管要求及机密程度高低差异悬殊等特点，这就需要我们建立健全有效的档案收集制度，在提高医院全员档案意识、积极配合档案部门主动归档的同时，建立和完善档案材料的传递、登记制度，实现动态管理，一旦发现遗漏丢失，及时查找补救，确保档案材料的完整性。

(四)积极开发利用档案资料，充分体现档案价值

医院档案管理不能只停留在收集整理和保管阶段，要确立以利用、服务为中心的业务指导思想，重视研究如何提高档案为医院建设与发展服务的效益。一是要提高档案编研水平，使档案信息资源更准确、系统、精炼。二是建立科学的检索体系，为查阅者提供便捷的检索手段，更加迅速、快捷地查阅档案资料信息。三是提高咨询服务和预测服务能力，积极主动地向查阅者提供信息，预测信息资源的动态，开发适合实际需要的信息资源。

(五)加强硬件设施建设，实现装备和技术的现代化

在医院信息化建设大力改革的背景下，快速推进档案管理的信息化步伐已成为医院档案工作发展的必然趋势和工作重点。我们要在树立档案信息资源共享的前提下，全面提高档案现代化管理水平，建立一支具有专业技能的信息管理人才队伍，建立电子环境下的信息模块，充分发挥声像档案的佐证作用，加强档案的网络化管理，提供网络服务。充分利用现代化办公设备，利用缩微技术、光盘技术在档案管理中的作用，加速实用、通用软件的研制，加快档案信息数字化处理步伐，进一步体现医院档案信息资源的益民性和服务社会的作用。