浅谈医院档案管理工作

张海涛

(宁安市中医院 黑龙江 宁安 157400)

医院档案是记载医院历史发展过程中最可靠的原始记录，是最具有权威性的凭证。医院档案类别很多，包括病历、基建、设备、财务、文书文件、人事、科研等方面。它是医院历史发展进程最好的记录和见证，也是医院管理工作中的一个重要组织部分。面对日益深化的医疗改革和竞争，如何加强医院档案管理，如何更好地为医疗、教学、科研服务，实现档案管理现代化，是目前医院档案管理人员应该思考的问题，笔者认为，应从以下几个方面加强医院档案工作。

一、认真学习，提高医院档案管理人员的综合素质

要真正提高素质，关键在于档案工作者本身，也就是说档案工作者自己要深刻认识到，加强自身素质修养的必要性。首先要从思想上重视档案工作，充分认识到档案工作与我国社会主义现代化建设的密切关系，切实增强做好新时期档案工作的光荣感、紧迫感和使命感。其次，要摆正自己的位置，找到差距，调整心态，面对信息技术带来的挑战，要树立信心，不畏困难，更新观念，积极主动学习信息技术。档案管理水平和档案服务质量的提高，档案事业的健康发展，以及今后档案工作逐步全面实现专业化、规范化、统一标准化管理，特别是现代化管理，都需要拥有一定数量的学历高、素质高、多功能的复合型档案专人才。档案管理人员的选择上，要注意选任思想素质好、社会关系较简单、业务能力较强的人，并且保持档案管理人员的相对稳定。要加大对档案工作者的培训，讲授档案专业理论知识、计算机知识和信息知识，使档案管理人员具有扎实的档案知识。其次，要提高档案工作者的思想素质，让档案工作者牢固树立科学发展观，充分调动档案管理人员的工作积极性和创造性，让个人价值在档案工作提升中得到充分的体现。

二、加强医院档案基础业务建设

1．加强档案资源建设，确保档案收集齐全、完整。医院的档案资源来源广泛，信息内容丰富、载体形态多样，加上医疗卫生行业建设和文档一体化管理的推进，给档案收集工作带来了一些新的问题。针对收集工作的新特点，医院档案部门应进一步提高对档案资源建设建设重要性的认识，加大工作力度，关口前移，提前介入，并根据当前工作需要和行业发展趋势，认真分析研究、科学确定归档范围，不断调整和扩展本单位档案资料的接收和收集范围，把具有保存价值、应当归档的文件材料收集齐全，尤其是注意收集对医院持续发展具有潜在价值的文件资料。

2．搞好档案基础业务建设，是做好档案工作、提高服务质量、促进医院档案事业持续发展的根基和前提。要以科学发展观为指导，以奋发有为的精神状态和与时俱进的思想观念，全面推进档案基础业务建设。

3．安全保管好档案是档案部门的责任，决不能有丝毫麻痹。确保档案资料安全是档案部门的重要职责。医院档案管理部门要切实做好档案的安全保管工作，不断改善档案的保管条件，配备必要的保护设备和现代化管理设备，防止档案的损坏。在保障档案实体安全的同时，要确保档案信息内容的安全，自觉做好档案安全保密工作。

4．建立科学的档案管理体系，健全档案管理制度，是促进档案工作规范管理的关键。医院要结合本单位档案工作实际，根据《档案法》、《医药卫生档案管理办法》等有关法律、法规，制订一套比较科学、完整、系统、切实可行的档案管理制度。

三、加快计算机在医院档案管理工作中的有利条件

运用计算机技术进行档案收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作，实行文档一体化管理。所谓的文档一体化管理，就是将文件从形成之时起，到文件办结归档以至档案管理形成一条流水线的操作过程。通过文档一体化管理，可达到一次输入，反复利用的目的，提高了文件立卷的效率和档案的质量。同时，为方便传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案档案换为电子文件，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。没有良好的档案业务基础，就不能很好地为医院管理及各项工作服务。随着科学技术和经济的发展，办公自动化程度的不断提高，医院各方面管理对档案信息的需求有增无减，迫切要求快速、及时、准确、系统地提供翔实、丰富的档案信息，这为实现医院档案管理计算机化创建了良好的外部环境和机遇。总而言之，加大宣传，增强全院档案意识。做好档案宣传工作，主动树立良好形象，充分利用室藏档案和资料积极在医院院报、墙报、橱窗、网站上介绍宣传档案工作，健全制度，规范管理。只有不断地创新，档案工作才能有高度、有特色，档案事业才能真正实现可持续发展。健全医院档案工作规章制度，制定档案综合管理办法、档案分类大纲、文件材料归档范围及保管期限、综合档案室工作制度等一系列规定和办法。加强档案和利用与开发，发挥最佳效益。医院档案作为历史的真实记录，其最终目的是作为信息资源在医院的建设中发挥作用。