档案数字化的质量和安全保密控制

2015-08-15董丽彬

黑龙江史志 2015年10期

董丽彬

(沈阳理工大学辽宁沈阳 110159)

我国的档案数字化主要是从上个世纪80年代开始，进入新世纪之后逐渐进入到一种发展迅猛的阶段。对于文件的选择和整理工作来说，主要是以计算机系统和网络技术作为主要的支撑。实现档案管理的数字化和智能化。档案管理工作的最终目标是进行档案资源的利用，做好信息资源的高度共享，不断拓展服务功能，提升档案利用的质量，做到最大限度的节省资源和能源。档案数字化的方式有多种，其中比较常见的就是纸质档案的扫描，数码相接的拍摄，激光三维立体扫描以及音视频的数字化采集等等。

一、档案数字化的质量控制

所谓的质量控制就是保证档案信息收集和整理的全过程达到技术的要求，尽量消除质量上的瑕疵，减少档案数字化进程中的不合格现象。提升档案管理工作的质量。具体来说主要表现在以下几个方面:

(一)质量控制的内容

1．优选数字化方案

在数字化管理进行之前，需要根据数字化方案的具体内容来进行，方案制定的合理性与否会直接影响到档案数字化的质量。其中主要的方案类型包括策略、原则、技术支持以及操作方法等等。

2．选择数字化软件

从总体上看，数字化的软件类型比较繁杂，内容比较丰富，所以在选择的过程中需要根据具体的软件特点和实际的需求来进行选择，根据数字化软件功能和应用效果来提升数字化软件的功能和作用。

3．人员培训

在档案数字化管理工作中，做好人员的培训工作比较重要。由于人是档案管理工作的主体，只有提升工作人员的责任心，职业道德以及基本的业务水平才能够提升数字化档案管理的工作效率。

4．制定标准，确定参数

由于档案数字化需要做好质量控制工作，因此，具体的参数和标准需要得到明确。具体来说就是根据国家档案管理部门的相关标准来进行，同时还需要符合档案管理工作自身的特点。

(二)质量控制的手段

1．分工和责任明确

在具体的档案管理工作中，工作人员应该根据自身的工作内容来实现科学有效的管理。相关的管理人员要对工作任务进行合理地分配。包括进行档案信息的整理，相关数据信息的输入和传输以及安全管理和设备的维修等等。可见，职务明细是保证数字化档案管理质量控制的重要手段。

2．建立健全规章制度

档案数字化管理工作需要以完善的规章制度为背景，因此，只有建立健全科学合理的制度和规定才能够保证数字信息实现高度的共享。具体来说，需要根据相关部门的规定来做到有章可循。

3．逐渐完善奖惩制度

档案数字化管理工作属于基础性工作的一种，其实践性相对较强，需要在实际的工作中进行不断的探索和分析，档案工作的数字化要以提升工作效率为基础，因此，对奖惩制度进行高效的完善是促进档案管理工作的重要方面。

4．进行严格地检查和验收

保证工作质量的前提就是做好检查和验收工作。这是对后续档案工作进行完善的基础内容，不仅会影响到档案管理工作的质量，还可以促进档案管理工作高效的进行。

二、档案数字化的安全保密控制

(一)安全保密控制的内容

安全保密控制是指对档案数字化实施过程中存在的不安全因素进行预先分析，并依据数字化工作中人、物、环境等因素的运动规律，从技术和管理上采取措施，有效控制泄密事故的发生。档案数字化工作的安全保密控制主要包括:规章制度的建立，网络和计算机安全方案的确立，场所的选择和安防系统的建设，档案实体的使用和保管，数据库的维护、整理和数据备份。进行数字化处理的档案中包含涉密程度较高的信息，要保证这项工作能安全高效地进行，必须有一套行之有效的安全保密管理制度。

(二)安全保密控制的手段

1．加强教育，提高人员思想素质档案数字化

过程中存在着许多不安全因素，其中，人的不安全行为是安全保密控制的重点。人的不安全行为是与人的心理特征相违背的、非理智的行为。为此，可通过加强教育来控制人的不理智行为。

2．强化人员管理

人是档案数字化工作的主体，强化人员管理，能为安全保密工作奠定坚实的基础。为此，可从以下三个方面人手:第一，严把人员政审关;第二，明确参与人员的岗位和职责;第三，对工作人员的思想意识、工作质量等情况进行定期考核。此外，对于退出此项工作的人员，要及时收回其证件、门禁卡等，并在门禁系统中删除他们的认证权限。

3．落实制度建设和安全系统建设

安全保密制度在档案数字化工作开展之初都已建立，但其在贯彻执行过程中往往会大打折扣。这主要是由一些原因引起的，如错误地认为执行安全保密制度会影响工作效率，工作中麻痹大意等。为此，我们要克服错误认识，对人为造成的泄密问题，要按照相关规章制度严肃处理，使安全保密工作受到应有的重视。