文书档案工作人员的业务素养

于晶彬

(东宁县农村公路管理站 黑龙江 东宁 157200)

一、具有较高的政策水平

机关、企事业单位的文书、档案工作直接关系到党的路线、方针、政策的贯彻执行，因此，要求文书、档案工作人员必须努力学习和研究党和国家的方针、政策、法令法规，提高政策思想水平。提高政策水平主要是增强理解、运用掌握党和国家方针政策解决实际问题的能力;提高思想水平，主要是提高辩证唯物主义的认识能力，学习马列主义、毛泽东思想的科学体系，学会用辩证唯物主义和历史唯物主义的世界观和办法论观察分析现实工作中的各种实际问题，认真钻研党在各个历史时期以来的各项方针政策，这是文书、档案工作者十分重要的修养和基本功。当前，尤其是学习党在新时期的基本路线，即“一个中心，两个基本点”。在中国共产党的领导下，以经济建设为中心，坚持四项基本原则，坚持改革开放，建设有中国特色的社会主义，不断提高贯彻执行党的基本路线的自觉性。

二、具有较广的本部门、本行业的业务知识

文书、档案工作人员要学习有关的科学技术知识，懂得本机关、本单位的专门业务和工作规律，力求精通本部门、本行业的业务知识和有关文化科学知识。同时，还要熟悉这项工作的历史和现状，不断掌握新情况、新问题和新经验。只有掌握本机关、本单位的机构、组织状况和各级机构的职权范围，所制发的公文才能有的放矢，不说“外行话”，才能解决实际问题，也才能正确解决公文运转中的问题，提高公文处理工作的质量和效率。

三、具有较深的专业基础知识

文书、档案工作人员在具有较高的政治思想和职业道德素养的同时也要有较深的业务素养，才能成为称职的文书、档案工作人员。文书、档案工作人员的专业基础知识，主要是指与他们所从事的文书、档案工作密切相关的基础知识。大体包括以下几个方面:

(一)基础理论知识

文书、档案工作的基础理论知识是指关于文书、档案工作总体方面的基本原理性的知识。包括文书学、档案学、公文写作、秘书学、信息学、行政管理学等。基础理论知识带有一定综合性、概括性和基础性，是文书、档案工作的实际操作知识、操作技能的理论指导。有了基础理论知识，文书、档案工作者在从事文书、档案工作时，就能增强自觉性减少盲目性，为提高文书、档案工作水平奠定基础。

(二)实际操作知识

文书、档案工作人员必备的专业基础知识，不但包括基础理论知识，还应包括实际操作知识。也就是说，文书、档案工作人员不能只了解和掌握文书、档案工作的各个环节及其工作内容，还要熟悉和掌握它的操作程序、操作方法:比如，发文有发文的处理程序，收文有收文的处理程序，每一程序都有具体的做法和要求;档案立卷有立卷的方法、库房保管有库房保管的要求。实际操作知识是文书、档案工作人员的业务基本功，有了实际操作知识，才能知道怎样去做文书、档案工作。如果只懂得基础理论知识，而不掌握实际操作知识，理论就会架空，参与实际工作就会一窍不通。掌握实际操作知识要坚持理论联系实际的学习方法，也就是要把书本和实际工作紧密结合起来。

四、具有较强的业务技能

文书、档案工作是一项实践性、技术性很强的工作，不具备熟练的业务技能，许多工作将无法开展，特别是办公室工作日益现代化和自动化的今天，熟练掌握文书、档案工作业务技能，更显得十分迫切而重要。

(一)文字综合处理能力

文书、档案工作人员在许多工作环节中，都要进行文字综合处理和加工。如要向领导提供一个时期以来重要文件的综合材料，对机关制发的文件进行文字上的审核把关，对某些来文提出拟办、批办意见，利用档案制作档案证明、编写单位大事记与组织沿革等。所有这些文字工作，没有一定的文字综合处理能力是难以胜任的。

(二)书写能力

在文书、档案工作中，经常有一些文字要动笔书写，如签收文件、书片案卷封面、卷内目录、创作档案证明等。文书、档案工作人员书写这类文字主要不是为了供自己使用，而是为对外交往服务的，文书、档案工作人员的字写得如何，不仅直接影响对外交往的效果，影响到工作质量，也关系到一个机关或单位的形象。这就要求文书、档案工作人员把字写得工整、清楚、美观、大方。

(三)速记能力

文书工作人员经常担任各种会议的记录工作，有时还要直接听取和记录领导人的重要批示意见，这样就需要具备一定的速记能力，速记具有录音机等设备代替不了的作用，在紧急情况下，无法准备录音机;某些重要领导不允许携带录音机;距离领导较远，无法清晰地录音等。熟练的速记人员完全可以跟上讲话的速度。另外，由于速记符号不同于汉字，他人难以看懂，所以这又有利于防止失密。

(四)印制能力

文书、档案人员应懂得录入、打印和排版印刷知识，并应掌握独立操作的技能。要有识别和运用字体、字号的能力。在排版上对每页的行数、每行的字数、各种标题的排列等，也应该具有根据文书材料或档案检索工具、参考资料的内容、读者对象等做出合理安排的能力。

(五)校对能力

在文书撰写、档案检索工具的编制与参考资料的编写过程中，文书档案工作人员还经常要进行校对工作。做好校对工作要求校对者既具有认真细致的工作态度，还具有相当的思想理论水平、文字表达能力和较宽广的知识面。这是因为，校对时仅仅简单地对原稿负责、校出错误是不够的，还应该能够发现和纠正原稿中文字、技术上和知识性的差错、失误;因此，文书档案工作者需要认真掌握校对技术，熟悉通用的校对符号及其使用规则，了解校对中的注意事项，提高自己的校对技能范围。

(六)运用现代化办公设备的能力

文书、档案工作人员要提高工作效率，必须具有运用现代化办公设备的能力。目前，我国各级各类机关、单位的办公自动化设备应用越来越广泛，计算机、复印机、传真机、录音机、录像机、摄像机等，在许多单位并不陌生。文书、档案工作人员能够运用这些自动化办公设备从事文书、档案工作，既可准确无误，保证质量，还可大大节省时间，从而更有效地为领导决策服务，为机关服务。这些自动化办公设备，构造和工作原理比较复杂。重要的是要熟练地掌握它们的操作方法，懂得一些常见故障排除和简单维修的方法，切实达到这个程度，才可以说是具备了运用自动化办公设备的能力。

［1］梅崇金．基于办公自动化背景下的文书人员业务素养分析［J］．办公自动化，2009(20)．

［2］张俊英．知识经济条件下档案人员职业素养探讨［J］．包头职业技术学院学报，2009(03)．