新形势下如何做好城市基础设施配套费档案工作

刘益慧

(广州市城市基础设施配套费征收中心 广东 广州 510000)

城市基础设施配套费是按城市总体规划要求，筹集城市基础设施建设资金所收取的费用，按建设项目的建筑面积计征，专项用于城市基础设施建设，包括城市道路、桥梁、污水处理、园林、绿化等设施的建设。城市基础设施配套费是一项政策性很强的收费项目，它不仅对城市基础设施产生重要影响，还对城市投资发展环境有着一定的影响，在一定程度上也反映了政府的形象。城市基础设施配套费档案反映了单位行使政府职能的情况，是否严格按照政府制定的程序、标准收费，对职工是否依法行政、廉洁奉公起到一定的监督作用，同时也对政府投资政策起到参考作用。

目前，城市基础设施配套费档案工作面临着挑战，随着信息化时代的来临，城市基础设施配套费档案工作较之以往在工作内容、程序和环节上都有了不同程度的变化。例如，近几年广州市实施建设工程项目优化审批流程试行方案，将城市基础设施配套费调整到施工许可证阶段前收取，推广办公自动化系统，推行专业档案软件的使用以及与各规划和建设部门的局域网的建立等等，都给城市基础设施配套费档案的接收程序、档案卷宗内容带来变化。本文就城市基础设施配套费档案工作如何适应时代的步伐，谈谈自己的一些看法。

一、完善统一领导、分级管理的档案管理体制。为适应新形势下的城市基础设施配套费档案工作，首先要明确管理体制，建立统一领导、分级管理、协调配合、齐抓共管的工作机制。成立由分管领导为组长，各业务部门负责人参加的档案管理工作领导机构，加强工作领导和决策职能，强化各业务部门档案管理的组织和协调工作，形成各部门共同承担档案管理职责与任务的局面。业务部门负责文件材料的收集、积累、整理、立卷和移交工作。综合档案部门负责监督、指导、接收、鉴定、保管和提供利用。做到责权清晰、分工协作，共同承担，共享资源，推动档案管理工作的规范、科学、有序发展。

二、主动适应工作发展、规范档案管理制度。根据近几年广州市政府不断优化报建审批程序，城市基础设施配套费档案的内容需要不断跟进的情况，重新划定城市基础设施配套费档案归档范围和保管期限，确保业务档案资料的规范化、标准化。根据广州市档案管理的相关规定，增加城市基础设施配套费电子档案归档办法、城市基础设施配套费电子档案查阅利用等相关规定，明确电子文件与纸质文件同时归档，明确查阅利用的范围等，实现档案信息化管理并维护电子档案的真实性、安全性。

三、规范立卷标准，加强基础工作。将业务档案纳入单位档案分类方案，经过反复讨论，在充分利用原有资料整理的基础上，建立缴费证明书、缴费通知书两类编号为一级类目号，二级类目按年度排列、三级类目按流水编号。组卷在每年按月份组卷的原则下，一个月组成二到三卷，并草拟案卷题名，卷内文件装订后编制页号。编制卷内文件目录，应根据实际工作的需要，增加收费额以及批准文号，为以后的数字化管理打下基础。立卷归档应做到分类科学、组卷合理、保管期限划分准确，卷内文件排列有序。

四、引入信息化手段，提升档案工作水平。利用档案专业软件，提高城市基础设施配套费档案整理质量，工作效率，深化利用。例如，城市基础设施配套费档案在整理过程中往往存在缴费通知书与缴费证明书材料跨年度问题，比如缴费通知书是2008年的，但到了2014年才缴费成功。计算机能够全面、迅速、准确查找相应的配对信息，不仅便捷，提高效率，而且减少了查阅纸质版的频率，延长档案寿命;再比如，通过建设主管部门和规划报建部门建立征收系统局域网，管理效率和服务水平明显提升。局域网建成之前的业务档案都应扫描留存，局域网形成后，申请书及申请材料应在收案前由办案人员扫描上传，受理、补正、变更、延期或不予受理退案记录以及办复审批流程在办理过程中由系统生成，可实现档案工作的超前控制、过程控制和质量控制。同时，办案实现“预归档”，不仅保证档案材料的真实完整，而且大大减轻了年终统一归档整理的工作量。再有，通过条目检索和全文检索，可实现规划、建设部门及建设主管部门信息资源共享。此外，建立健全维护电子文件安全、真实性的信息安全规范，包括文件载体和文件信息的保护，定期完成备份工作，严格网络查阅权限，保证档案的安全，必将提升档案管理的综合效益。

五、加强档案编研工作，增强档案服务功能。要对城市基础设施配套费档案已存和已知的信息，加工成为便于利用的全面、系统的信息，满足本单位及上级有关部门对某一时期、某一专题信息的需求，在城市基础设施配套费基础数据完整录入的情况下，利用计算机对信息整合、处理的功能，形成各种报表、专题汇编，及时准确回复上级主管部门的意见，各建设单位的咨询答疑，向有关政府部门提出优化审批程序执行中出现的问题，提出合理化建议，为政府投资决策提供依据。另外，将城市基础设施配套费征收以来形成的重要文件汇编成册，帮助工作人员了解掌握有关的方针政策，编制案例分析，应对征收工作中遇到的特殊情况，做到不错收、不漏收。

六、加强宣传培训，强化人才支撑。档案工作是一项专业性较强的工作，它不但要求工作人员要有强烈的责任感和严谨的工作作风以及扎实的档案理论基础，还要与时俱进，掌握现代化科技手段。因此，应建立常态化、专门化的学习培训机制，大力提高档案管理人员的政治和业务素质和把关能力。要加强档案管理人员的档案数字化建设的业务培训，学习电子文件管理知识，提高电子文件管理意识及管理水平。要加大档案法律法规的宣传贯彻力度，提高全体工作人员的档案意识，明确档案工作的地位和作用，确保城市基础设施配套费档案工作的顺利开展。要通过档案专业知识的深入学习，使档案工作走向新的台阶，使档案工作者由消极的库房保管者向积极的信息管理者转变，由被动的等待利用者向主动信息服务者转变。

当前，城市基础设施配套费档案管理工作正从传统的手工管理向规范化、自动化、数字化管理过渡，档案工作也不再是单一的入库保管，而应定位于社会服务的重要信息资源。目前，城市基础设施配套费档案工作还存在许多需要改善的地方，把规范档案工作作为长期的任务来抓好，使城市基础设施配套费档案工作发挥应有的作用。