浅谈桂林电大招生档案的管理

刘华

【摘 要】招生档案是招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。随着电大招生改革的逐步深化以及互联网应用的深入发展，广播电视大学已经建立了一个以数据库服务器为核心，以现代网络通信技术为依托，覆盖全国电大系统的、科学可行的、方便灵活的、通过网络操作的招生管理平台。

【关键词】桂林电大 招生档案 管理 重要性 措施

招生档案是招生工作的真实记录，是录取结果的重要依据，也是存档凭据的有效证明。随着电大招生改革的逐步深化以及互联网应用的深人和发展，广播电视大学已经建立了一个以数据库服务器为核心，以现代网络通信技术为依托，覆盖全国电大系统的、科学可行的、方便灵活的、通过网络操作的招生管理平台。

一、招生档案的重要性

（一）为电大的科学管理提供决策依据

建好学生招生档案，能为学校的科学管理提供依据，它可以及时准确地掌握和了解学校的招生规律、特点及发展趋势。如可以从个体档案中探寻出学校教育、管理的方法；可以为实现电大因材施教目标提供科学、全面的参考消息；还可以为丰富课外活动、满足学生的个体需求提供决策依据；可以采取恰当的方法进行教育与管理工作，有助于教师客观地了解学生在道德认识和道德情感及行为上的发展水平；为社会上评价电大的教育水平提供科学的评估系统；可以帮助教师有效地了解学生在特定社会环境下的政治态度、思想问题和意见要求等。

（二）为教师的教学科研提供原始信息

教师要提高教育教学质量，必须了解学生个体间的差异。招生档案的建立有助于教师更好地贯彻因材施教的原则，能为教师提供学生的相关信息，可以使教师全面了解每个学生的能力差异、个性特点、学习欲望等，为教师科学地管理和教育学生提供直接的方法，从而使教师在教育工作中做到有的放矢，减少盲目性，提高针对性，进而提高教育教学质量。

（三）为学生的健康成长提供监测手段

学生可以通过档案了解自己各个时期的发展状况及整体成长轨迹，建立招生档案为学生当前的健康发展乃至整个学习期间与将来的职业规划提供十分重要的依据，有利于学生充分发挥自己的主观能动性，同时协调自己的学习行为，以达到自我发展的目的，在这个过程中，可以及时发现和化解自己在发展过程中的障碍。

二、桂林电大招生档案管理的措施

（一）完善招生档案管理系统

学生档案管理系统能够为用户提供充足的信息和快捷的查询，它的内容对于学校的决策者和管理者都至关重要，它是一个教育单位不可缺少的管理部分。一是换档提速，效果明显。如能够为将来学校评估、上网做好准备；可以迅速查到所需信息；只需一到二名档案录入员即可操作系统，节省大量人力；存储量大，可以存储历届学生档案，确保安全与高效。二是立足创新，开拓进取。要善于运用现代先进的技术与工具，彰显手工管理无法比拟的优点，使用计算机对学生档案信息进行管理，能够极大地提高学生档案管理的效率，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等。它是学校科学化、正规化管理和与国际接轨的重要条件。三是深刻剖析，扬长避短；知己知彼，百战不殆。要充分剖析和查找过去使用传统人工方式管理学生档案中存在的缺点，它们给储藏、查找、更新和维护都带来了不少的困难。最常见的就是，时间一长，将产生大量的文件和数据，经常出现效率低、保密性差等问题。

（二）把握建档信息的主要内容

招生档案包含学生状况、特点等的材料。招生档案内容应尽可能全面反映学生的特点，从而为学校教育提供可靠准确的信息。学生招生档案一般包括两大方面：一是影响学生招生发展的基本资料，亦即学生基本情况，包括个人基本情况、家庭生活情况、学校学习生活情况及对个人生活有影响的重大社会生活事件等；二是反映学生状况和特点的资料，包括智力水平、个性特征、健康状况、学习情况、职业能力等。如能力状况及其教育建议包括学生的智能水平、言语概括、言语推理、解决问题的能力、能力倾向鉴定及创造力测量等。

（三）依照招生平台规范管理

一是试行报名一张纸。改变过去招生简章、报名表、承诺书相对分立的做法，试行报名一张纸（即在一张A4纸的正面印制电大招生平台录入中必填的相关信息及承诺书，在反面印制我校的招生简章。学员入学前在正面张贴1张照片的同时把相关信息一次性填好，反面直接粘贴身份证、毕业证、学历认证报告等复印件，生源介绍人及我们招办人员当场在核对无误的情况下签字把关）。这样既节约纸张，避免散发和传递过程中的零乱和丢失，又节省过去要求学员交两张照片的成本和整理过程中的忙中出错机会，还可减少网上录入时因过多无用信息干扰可能导致的失误。二是认真填写登记表。在收取核对无误的一张纸后，招办人员认真填写招生登记表，并按照专本科分开的办法将一张纸装入相关的资料袋。尤其是在填写招生登记表时宁慢勿乱，填后认真核对学员信息，确保准确无误。三是做好网上录入。网上录入是注册之前的最后一道工序，也是电大招生工作中最严谨、最细致、最准确的工作，它关系到上级电大的注册、录取与审核，更关系到后续教务系统和班主任管理工作。做到在录入前认真核对学员报名一张表和招生登记表，环环相扣、万无一失，必须以“零失误、零差错”的原则和服务宗旨确保网上录入精准无误。采取及时性录入办法，避免注册前夕因事务过多造成的“忙乱慌”和“打烂仗”，到省电大注册前将所有录入后的网上信息打印后一一核对。