大力推进高校学生档案管理模式改革服务毕业生就业

杨丽娜

高校学生档案是高校毕业生离校就业后转化为人事档案的前身和重要组成部分，是毕业生由学生身份转变为职业工作者的桥梁和纽带，它包含了学生在校期间的各类信息，如高考成绩、高校就读期间的学习成绩、实习实践表现以及奖惩情况等重要内容和信息，为用人单位选拔人才提供了重要的依据。但就目前来看，学生档案管理的整体水平相对滞后，当下大多数高校学籍管理仍停留在传统的管理运行模式上，学生档案信息量不足，内容不全面，严重影响了学生档案功能的发挥，降低了档案应有的参考价值，造成相当一部分学生档案滞留学校或人才交流机构成为“弃档”，给毕业生离校走上职场带来很多后续的问题。因此，改革高校学生档案管理模式、充实和丰富学生档案内容，打破千篇一律的学生档案管理方式势在必行。

一、学生档案管理的现状、问题、成因

1、高校学生档案管理投入不足，管理手段滞后

学生档案在高校停留的时间多为3-4年，属于阶段性存放，因此很多高校对学生档案的认识不足、重视程度不高，不愿对其管理进行财力、物力和人力的投入或补充投入，学生档案管理处境困难。主要表现在缺乏独立的或足够面积的库房、设备设施陈旧老化、管理手段滞后，现代化技术手段应用不足，很多高校的学生档案整理方式仍然停留在手动操作阶段，无档案管理软件，大量纸质档案需通过人工进行多次的整理拆装，费时费力、查找不便，无法高效快捷地实现查询利用，导致效率不高，学生信息查询周期长，信息利用不足，服务功能无法实现，制约了管理水平和服务质量的提高。

2、专职档案管理人员匮乏，兼职档案管理人员轮换频繁，技能技术水平参差不齐

专业的人做专业的事，用在档案管理工作者身上最为贴切，作为一门技术性很强的工作，档案管理对从业者有着明确的职业标准要求和业务技能要求，是确保档案收集质量和档案工作顺利开展的人力基础和保障。就目前各高校从事学生档案管理人员的数量和专业性来看，人员配置不足、专业水平不高已是常态。其中，专职档案人员严重不足，兼职档案人员业务能力和水平不高，缺乏专业培训，岗位轮换频繁，导致整理操作不规范，收录资料不完整。这些情况严重影响了学生档案收录信息的完整性，使得用人单位在毕业季前来招聘时无法通过查阅毕业生档案获得该学生的全面信息。

3、高校学生档案管理体制不畅，归档不及时，操作不规范

从高等院校学生档案管理的现状来看，有相当一部分院校的学生档案管理体制不畅，学生档案管理归口部门因院校不同而各异，就目前了解来看，教务处、学生处、招生就业处、二级教学单位等均有涉及，很多高校都缺乏统一的学生档案管理机构和专职负责人。由于得不到学校的重视和职能部门有效的监督管理，使得学生档案所涉及到的形成单位往往把学生档案管理纳入附属工作项目和额外工作内容的范畴，学生档案资料形成单位对学生档案不重视，兼职档案人员轮换频繁，无专人管理，疲于应付，造成学生档案管理谁都能管，谁都不管的局面，学生档案信息出错率高，归档资料的收集、汇总、分类、整理困难，提交不及时等问题频繁发生。

4、学生档案内容不完整，信息量不足，凭证功能弱化

学生档案记录了学生在校期间整个成长过程，是其作为个体接受社会教育所获得的某一层次学识水平的凭证。但就目前来看，学生档案信息量不足，内容单一，不能全面真实反映毕业生的学习能力、实践能力、健康状况、诚信度、品行德貌、协作能力、特长优势等综合素质，而这些在当前市场经济环境下，却恰恰是用人单位尤其是民企、外资企业的用人标准，这部分内容的缺失，使学生档案无法满足市场与用人单位对人才信息的需求，弱化了其凭证作用和价值。

二、加强学生档案管理，建立长效监督跟踪机制，构筑公信平台

1、加大档案管理投入，推进学生档案管理信息化建设

高校学生档案管理是高校工作的重要组成部分，是学校人才培养过程的全面反映，也是用人单位选聘毕业生的重要依据，其内容涉及学生在校学习生活的全过程，是学校教育教学质量、学生管理水平的全方位体现。加大高校学生档案管理投入，改革学生档案管理方法，以现代计算机技术替代传统滞后的手工操作模式，逐步增加档案资料的电子化信息入档比例是时代发展的必然。

2、健全档案从业人员配置，加强档案人员业务培训

加强学生档案管理人员队伍建设，是学生档案工作得以顺利开展的人力保障。要从学校层面上高度重视学生档案管理，根据学校办学规模，配备相应的专职档案管理人员，提升档案管理人员的福利与待遇，稳定档案管理队伍，尽量减少兼职档案工作人员的数量。加大专业档案人员队伍建设，提升专业档案人员引进的比例，优化档案工作人员队伍结构，提高档案管理人员的综合素养和业务水平。

3、规范学生档案管理制度、理顺档案管理体制

学生档案管理涵盖入学接收、在校管理、毕业转递几个环节，具有工作量大、整理时间集中、牵涉部门多的特点。通常来说，学生档案管理时效性明显，门类繁多，牵涉党团材料、学籍变更材料、奖惩记录、入学登记表、体检表等多项内容，使其所涉及的部门也较多，加之档案管理人员多为兼职，导致移交档案的质量参差不齐，移交时间不一致等诸多问题。因此，理顺学生档案管理体制、规范学生档案管理制度、划定各级各类学生档案形成部门及有关人员权责范围是学生档案管理有效推进的重要保证。在管理上要统一认识，强化领导，集中统一管理，建立健全目标责任体系，以制度为约束形成权责明晰、操作规范、流程顺畅、不推诿的良好氛围，实现学生档案管理的规范性，保障学生档案信息的完整性、准确性。

4、充实学生档案内容，增强学生档案参考价值

市场经济时代，用人单位对人才的需求标准和评价尺度逐渐开放化，高校毕业生的就业与其自身的综合能力高低密切相关，毕业生在校期间的各类信息均在用人单位的考察范畴。就高校而言，毕业生的就业率关乎高校的口碑和发展前途，要提高就业率，培养用人单位欢迎的人才，满足用人单位评聘人员的需求，势必要通过具有说服力的佐证材料来证明其所培养的毕业生的综合素质和能力，而这些都可以通过充实而丰富的学生档案来体现。作为个人在校经历的全记录，学生档案的内容必须打破千篇一律的固化模式，将学生在校期间的学习能力、技能水平、品德修养、诚信状态、人格健康状况、社会实践经历等德智体美劳的各方面展示出来，通过学生信息档案的表现形式全面、客观、准确地记录在学生档案中，多角度的增强学生档案的查考功能和凭证作用，为用人单位聘用合适的毕业生提供依据。

根据教育部发布的2013年全国教育事业发展统计公报显示，全国各类高等教育在校生总规模已达到3460万人，高等教育毛入学率达到34.5%，这意味着每年有大量的高校毕业生将涌入社会就业。庞大的就业队伍，对毕业生本人来说承受了极大的竞争压力，对于用人单位来说选聘出符合用人单位标准的合适人才也同样任重而道远。因此，打通高校学生档案和人事档案衔接接口，提升毕业生档案的公信力，充实和丰富高校学生档案信息量，增强高校和社会两个层面的档案管理体系和服务体系建设，首先应立足于高校学生档案管理的源头，大力推进高校学生档案管理模式改革，提高在校生档案意识、加大高校学生档案管理软硬件投入、提高专业档案管理人员队伍建设，切实实现和发挥高校学生档案其效用和功能，才能引起个人、学校及用人单位对高校学生档案的重视，从根本上实现为高校毕业生就业服务的目的。

（作者单位：三亚理工职业学院）