档案数字化建设途径研究

杨海玲

档案数字化建设是指采用先进的数字技术，将纸质、声像等传统介质的档案文献转化为数字文献，并利用计算机网络平台为用户提供数字信息服务的一项系统工程，近年来，冀东油田（以下简称油田）结合实际情况，积极探索档案数字化建设途径，并摸索到适合油田发展的一条“捷径”：以河北省企业档案工作目标管理认定工作为契机，进一步推广应用中国石油档案管理系统（以下简称档案系统），不断加快档案数字化建设，档案信息化建设全面推进，油田档案工作整体水平显著提高。

一、加强档案数字化硬件设施设备建设

2010年投资新建档案大楼，面积达1836平方米，档案库房全部安装智能型密集架，按国家标准配备档案专业消防与安防设备设施，库房满足“八防” 管理要求，档案保管与办公环境得到改善，实现库房、办公室、阅览室“三分开”。以河北省企业档案工作目标管理认定工作为契机，积极购置扫描仪、照像机、大容量存储设备，同步升级档案专用计算机、打印机、复印机等，为档案数字化建设奠定了雄厚的物质基础。

二、积极开展认定工作，建立全宗卷，健全台账

2013年，油田申报河北省企业档案目标管理认定“六星”级。依据相关标准收集整理佐证材料4方面73册，建立全宗卷8类150余份资料;为方便查询利用重新拆装、整理历史档案台账400余本，进一步提高了油田档案工作的规范化与标准化。

三、灵活应用档案系统，加速档案数字化建设

档案系统是中石油集团公司在取得一系列信息化建设成果，各信息系统产生大量电子文件的背景下研发而成。系统采用集中部署架构，通过“收集整理”、“档案保管”和“档案利用”3个模块，实现档案收集、利用与保管的网络化管理;通过“电子文件归档”模块，实现电子文件的全面收集与保管（见图1）;实现OA系统的自动归档;实现档案管理由后端、局部、辅助性管理，发展成为对档案资料信息的前端控制和全程管理。油田结合自身档案管理特点，积极推广并灵活应用档案系统，全面加速了档案数字化建设。

1.发挥档案与信息合力，加快馆藏档案数字化建设。馆藏档案数字化是指对传统纸质档案通过扫描、数码相机或录入等手段转换为计算机可以识别和处理的数字化信息，存储在计算机存储设备里。油田发挥档案与信息合力，确保档案数字化、电子文件挂接、数据整理迁移等工作的有效开展和顺利实施。结合油田自身实际制定出合理的总体规划和实施方案，投资数百万元，按照整体规划、分步实施、以需促建、突出利用的原则，有计划、有重点、有步骤地进行。目前除小部分业务档案外，馆藏档案已全部实现数字化，为档案数字化建设提供了主要的数字化信息资源。

2.以档案系统为平台完善档案数据库。

（1）及时完成馆藏数字化档案迁移工作。档案系统提供历史档案迁移功能，通过数据整理、数据导出、数据校验和数据导入4个步骤完成。油田以档案系统为平台，将数字化完成的部分全部迁移至系统中，实现新旧系统的数据统一。

（2）建立档案数字化信息资源库。数字化档案资源是数字档案馆建设的核心。如果没有数字档案资源，再好的档案管理系统也是“无源之水”。油田不断深化完善档案系统的应用，经过近4年的努力，档案系统已经成为油田九大类档案集成化的数字化信息资源库。这些数字化档案信息通过档案系统提供灵活的档案查询系统，已经成为油田利用网络资源为用户提供服务的重要来源。

（3）注重加强电子文件的收集。以推广档案系统为契机，明确电子文件必须归档的要求。通过档案系统“应用管理”权限实现系统中归档流程的统一设定，有效确保除管理类与会计类档案外，其它各类别档案均采用标准归档流程，即纸质档案对应的电子条目必须经过归档部门与档案部门领导两级审核后，才能进行档案条目的提交与归档工作。同时，电子条目在线审核环节，档案人员将电子文件是否上传作为审核重点。既定流程与审核环节的设定，从系统源头保证了电子文件的全面收集。同时为日后馆藏档案数字化工作的持久战扫除障碍。数字化档案信息在档案的现代化管理、使用和传播等方面发挥着重要的作用，是建立数字档案馆的基础和前提。

3. 利用档案系统构建档案数字化信息资源应用平台。

（1）档案系统在内部局域网运行。采用标准的B/S（浏览器/服务器）模式，以数据库技术为支撑，基于智能检索技术和网络技术，采取直接提供保护或通过格式转换提供保护等措施确保利用过程中数据的安全，能够满足档案利用者和档案管理者的需求，为档案数字化成果的利用提供有效途径。

（2）采用条形码技术提高服务效率。油田通过二维条码扫描枪，对所借阅/归还的档案资料进行扫描登记。二维条形码自动识别接口，做到扫描快速、读取准确、一“件”不漏，尤其为档案资料大批量查阅、快速利用提供了“捷径”。网上借阅服务的开展，为实现油田档案数字化信息的共享提供便利，为实现档案实体更高程度地科学化、信息化管理奠定基础。

4.利用档案系统确保归档管理的可控性。档案系统遵循电子文件先归，实体档案随后归档的原则。推广使用档案系统以来，油田实现在线指导立卷、移交、审核、归档入库、办公系统（OA）自动归档，确保油田九大类档案自该系统使用以来电子文件归档的标准性与统一性，归档管理更加便捷可控。

5. 加强档案人员数字化技术培训。发挥油田信息技术专业优势，加强档案人员信息技术培训，提高档案人员计算机和信息技术水平，形成信息技术与档案专业相互促进的融合式发展格局，档案信息化水平得到显著提高，为档案数字化建设提供了人才保障。

6.加强档案数字化业务“关键时刻管理”。结合档案工作实际情况，油田采取数字化业务外包形式。业务外包不仅优化资源配置，还使档案部门能够集中精力更有效地完成油田的核心业务和追求更高的任务目标。在实际的数字化工作中，油田注重“关键时刻管理”的做法，有效地确保了档案数字化工作的质量和效率。

（1）加强数字化业务外包的管理制度。一是制定合理的外包合同。合同明确了双方的责任和义务，指明赔偿的责任与解决争端的方式，指出了服务范围。二是加强外包服务商的管理。档案数字化外包涉及到人员、安全、财物等方方面面的工作，油田严格按照档案数字化规范开展数字化业务。同时加强监督检查，指定专人逐一审查数字化成果，及时听取外包商工作阶段汇报，做到发现问题及时解决。

（2）及时加强与外包公司的沟通与协调。油田注重加强与外包公司的交流，制定项目计划，控制项目实施进度，并定期检测以确保工作质量。

（3）加强对外包人员的培训和业务指导。由于历史变革等原因，档案存在诸如档号复杂、卷内文件混杂等问题。因此，随时都会出现卷内文件排序困难等具体问题，还有可能会出现一些可能无法预料到的特殊情况。在档案数字化过程中，油田加强对外包人员的前期培训和过程中的即时指导，确保了档案数字化的质量。

（4）加强档案保密措施确保数字化档案的安全。一是外包商数字化人员全部与油田签订保密承诺书，并报公司保密办公室备案。二是严禁外包涉密档案。三是加强档案安全教育。

（5）严格遵照集团公司《档案数字化规范》开展数字化加工。在数字化过程中，严格按照档案数字化加工方法开展工作，并注重扫描与修复同步开展，对破损严重的档案先运用修裱或加固等方法进行技术修复，然后再进行扫描，有效确保了数字化质量。

7.档案系统催生档案数字化规范。统一的档案管理系统需要统一的管理制度，必须执行统一的标准规范，必须统一业务流程。中石油集团公司办公厅先于档案系统研发制定了《集团公司档案管理手册》，对档案管理规定、档案基础业务规范以及档案信息化规范做出了明确详尽的说明，尤其对档案数字化规范如基本原则、基本流程、档案交接、档案整理以及数据采集、质检与验收等均明确规定，为档案数字化建设提供了制度保障。油田严格按照规范开展数字化工作，为档案信息的标准化和规范化奠定了基础，提高了档案信息的共享程度，推进了油田档案数字化建设的进程。

8. 利用档案系统发挥数字化效益。档案网络化是数字化的发展方向。网络化是信息传输、交换和共享的必要手段，也是充分发挥档案数字化效益的必由之路。面向单机的数字化档案信息，其作用必然有限，只有网络环境下的数字化档案信息，才能实现真正意义上的共享。油田所使用的档案系统具有较强的兼容性、档案网络数据查询的简易性等优点，便于电子文件的收集与电子档案信息的检索，具备用户权限设置与身份认证管理等安全保密措施，能够实现档案的数字化管理、网络化应用，发挥数字化效益，提高管理效率，提升档案工作综合服务能力。

四、结束语

油田以认定工作为契机，以档案系统为平台，全面加速了档案数字化建设的进程。在软硬件投入、数据库建设、电子文件收集以及馆藏档案数字化等方面取得了较为理想的成效，但距离更高标准的档案数字化建设目标还存在差距。

（作者单位：中国石油冀东油田分公司档案信息中心）