档案信息资源的网络化必要性

苏萍萍

档案信息资源开发即指档案馆将收集到的信息资源，根据用户的不同需求，按照不同的目的和要求，进行不同方式、不同深度的整序和加工，使其增值，并以各种信息产品的方式提供给用户使用，它包括信息资源的开发 ；信息资源的利用。开发是为了利用，开发的产品越多，越合乎用户的需求，资源利用率就越高，而用户的信息需求，强烈的利用欲望和行动，又将促使开发工作的深入开展。 档案信息资源网络化是档案信息化的一个面，是档案工作在信息时代可持续发展的必由之路。对于促进档案事业的发展和档案资源的共享等具有重要意义。但目前在档案信息资源网络化的建设中还存在着档案网站建设参差不齐、前期准备工作不足、档案机构信息垄断、网络安全性较差等问题。对此，我们应将档案信息资源网络化的内容纳入档案信息化的发展规划、制定档案信息化的中长期发展规划、把档案信息化和社会信息化及电子政务建设结合起来、建立网络共享体系、加强存量档案的数字化和电子文件的收集、消除网络安全隐患、加大人员培训和资金投入，加强网络安全等措施，以促进我国档案事业的长足发展。

档案信息资源在未被开发利用之前，其价值是潜在的，具有较为隐蔽的特点，还不能构成真正的信息资源。只有通过开发利用，才能使档案的潜在价值变为现实价值，成为真正的信息资源，才能发挥其经济效益和社会效益。只有合理、科学地开发利用档案信息资源，特别是科技档案信息资源，并将其转化为一定的生产力，才能发挥档案信息资源在市场经济社会中的作用，为我所科研生产和经营决策提供法律、可靠凭证和现实参考。当前的改革大潮冲击着各行各业。对档案系统来说，改革有两个主要方面：一是改革管理体制，调动人的积极因素，提高工作效率和管理水平；另一个是利用现代科学技术这个生产力，使档案工作科学化、规范化，使档案信息资源顺利地与最新技术接轨。前者是决定因素，而后者对整个档案管理水平和效益产生着重要影响，主要表现在以下几个方面：

一、提高档案的规范化管理

有利于部门立卷制度的落实；有利于归档文件材料的齐全完整；提高了组卷编目的效率和质量；统一了各立卷的分类方法。档案信息资源管理系统与办公自动化联网，能解决由于人的因素而造成的档案分类标准前后不一致的问题，并且可以帮助立卷人员准确分类，同时对不合格案卷可以随时在数据库内进行调整，避免了退卷返工造成的人力及物力的浪费，使案卷的整理质量得到保证。

二、提高档案利用率

档案管理工作通常包括档案的收集、整理、鉴定、统计、编制检索工具、著录、标引、检索和提供利用等固定的工作环节。实现办公自动化，档案部门作为确定事务处理的办公部门，可以利用电子计算机、各种通信等现代化的办公设备来管理档案，迅速、准确地完成档案的管理工作，实现管理现代化、自动化。这样，一方面，能把工作人员从繁重的手工劳动、重复劳动中解放出来，加快档案信息的处理和流通，提高档案信息的利用率，从而提高工作效率和管理水平：另一方面，可通过计算机终端建立网络系统，实现档案信息资源的共享，扩大其利用面和利用速度，实行互动的开放式的档案信息网络服务。

三、带来巨大效益

一是决策效益。如果联网可提高决策者的决策质量，为决策者提供更多的决策信息与方案。它的优点在于不会因领导的疏忽或其他的干扰而改变其程序与方案，使决策更加科学化、现代化，而且速度快、方案全。二是办公效益。自动化设备运转快、办公效率高，可自动完成一些任务，使工作人员从繁杂的手工劳动中解脱出来，使他们有更多的时问研究工作，搞好服务，同时能大大减少办公人员数量，达到精简机构、提高效率的目的。

四、增强档案部门职能

目前，档案信息资源管理仍处于封闭式被动状态，工作大多还局限于接收和保管，以及利用时效慢、按需索卷的被动服务。而对信息开发有着强烈愿望的档案部门，却不能在文件信息积累的起始阶段就开始将文件转化为档案并及时地投入开发利用。档案管理网络化后，文件登记后通过计算机进行必要的整理、排序、分类，实际上，文件一经登记就转入归档阶段，也可及时地投入利用，从根本上改变档案利用时效慢的状况。并且使档案部门的管理对象由单一型向多元化发展，即由单一的档案接收和保管发展到对信息的二次开发，并利用计算机将经过加工后的档案信息资源建立起能为用户服务的各种类型的档案信息数据库，用户可通过计算机网络查询、浏览这些信息资源数据，例如，重要文件数据库、各类法规数据库、动态信息数据库、基础数字信息库、人员信息数据库等，都将对企业事业单位的发展产生巨大作用。改變档案服务方式，变“被动”服务为“主动”服务。

五、从单机存检发展为联网传输

据了解，有些单位的档案室即使已用计算机管理档案，也只不过是借助计算机进行档案管理上的部分工作。联网后，可建立计算机检索系统，使档案资料得到较大地开发，也可建立由计算机检索并以磁性材料和激光材料为介质的高容量存贮系统，使档案工作各业务环节形成一个统一的整体，实现在先进技术、严密分工和广泛协作基础上的资源共享；实行互动的开放式的档案信息网络服务，深层次、高质量、高效率地开发档案信息资源开发利用。