以人为本、准确定位与激励高效

2015-08-05潘余佳

都市家教·上半月 2015年8期

【摘要】随着教育机制的不断健全，高校的行政管理体制也随之不断规范与完善。高水平的行政管理是高校教学研究两大社会功能高效实现的保证，本文结合实际阐述了行政秘书如何角色定位、如何提高自身能力以及高校如何从制度层面激发行政秘书工作积极性，提高工作效率。

【关键词】高校；行政秘书；行政管理；以人为本；统筹；效率

一、行政秘书的涵义

“秘书”的“秘”，按《说文解字》为不可测之意，“神”也①。在我国，“秘书”一词起源久矣，在长期的历史发展过程中，不同的历史时期，有着不同的内涵，但总的发展趋向是由指物转向指人。到现代，秘书不仅是一种指物名称，而且更是一种社会性的职业。《行政秘书学》中对其定义可以概括如下：行政秘书，就是在行政管理活动中，专职辅助领导机关及其领导决策，办理日常公务和领导交办事项的行政职务名称②。

二、二级学院行政秘书的角色认识

在高校行政管理体系中最能体现高校行政管理体系岗位性质的便是行政秘书岗位。高校行政秘书岗位不仅存在于高校的校级机关层面，更多的分布在各院系当中，他们既是院系行政管理层的参谋和助手，又是院系行政管理层与师生员工之间的纽带和桥梁。尤其作为二级学院行政秘书不仅要贯彻学校层面的精神，还要高效地执行好院系行政管理层的各项决策指令，沟通上下，联络左右，协调内外，处理日常行政事务。因此，了解该岗位工作的内容、性质、职责，熟悉常规工作流程和应急措施，是行政秘书做好本职工作的首要条件。

（一）行政秘书的工作内容

①文字方面工作，负责下达通知、撰写公文、申请报告、会议纪要等；②档案管理，负责收集整理各类信息、资料、各单位部门来文来函的归档保存等；③日常行政工作，负责日常行政事务处理、办公用品采购和保管、固定资产管理、办公设备维护、院系财务管理、会务筹备、对外接待、协调关系等工作；④人事工作，负责收集学院对教师考核、考勤、职称评定等工作；⑤其他一些突发事件处理工作，领导安排的特殊工作，及办公室其他人员缺岗时的临时替岗工作等。行政秘书只有对本职工作内容做到了然于胸，才能在实际工作中做到游刃有余、应付自如。

（二）堅持以人为本，更好的服务广大师生

1.做好服务领导的工作

行政秘书是领导的参谋和助手，这就要求行政秘书善于领会领导的意图，顺应领导的思路，积极主动地去了解学校及各学院相关信息，以及本院系广大教师、学生的意见和建议，并进行整理汇总，为领导做好信息服务，及时准确地向领导汇报，给领导提供决策的依据。并严守工作纪律，做好保密工作。对于领导临时交办的任务应尽最大努力完成，为领导排忧解难。

2.做好服务教师的工作

在高校中，教师不仅肩负着教书育人的重任，还肩负着科研的重任。教师的教学、科研工作都与办公室有着密切的联系，从信件的派发到教师各种事务性资料的收集、上交等都是通过办公室来完成。这就要求行政秘书必须具有服务教学、服务教师的责任意识，及时地传达院系各项教学、科研、人事信息，并负责解释。另外，行政秘书还应做好教师职称评定工作，做好教师年度考核工作，做好教师的财务报销工作等。在教师对学院或学校有意见或建议时，及时向有关领导汇报；在教师对某些问题有疑问时，及时、耐心地做好解答，妥善地处理好与教师之间的关系。

3.做好服务学生的工作

学生是管理的对象，也是管理的主体。现代教育的目的已不局限于传道、授业、解惑，而在于培养全面发展的人，学生应从教育对象转变为教育服务对象③。树立以学生为本的管理观念。行政秘书虽然没有具体的教学任务，但基本同时兼任班主任一职，参与学生管理。勤下学生寝室和教室，时刻关注学生的生活及学习情况，及时的给予帮助与指导，使学生能够顺利完成学业。

三、二级学院行政秘书的能力提高

除了了解本岗位的角色功能与任务之外，作为一名优秀的行政秘书，仍需要不断学习，努力提高自身综合素质，学会有计划、有针对性的设计与安排工作。

（一）优化组织工作的方式方法

行政秘书每天要面对的工作千头万绪，能做到化繁为简、有条不紊的开展工作，应当是首要具备的素质。对于工作首先要学会统筹安排，分清轻重缓急，把各类事件分为紧急处理事件、较急处理事件和一般常规性事件。采取优先处理紧急事件，重点处理较急事件，妥善处理常规性事件，有计划、有条理地做好处理工作。其次，增强工作预见性和主动性。比如，定期会议的会前准备，工作计划、工作总结、职称评定、年度考核、每月考勤等事情都是可以预见的。对于这类事情，行政秘书应该提前、主动做好准备，以防工作都赶到眼前，任务重，事情杂，易出错。再次，要养成写工作日志的习惯，更好的总结工作中的经验与不足。积极优化组织工作中的方式方法，心思细腻、勤写善记，提高工作效率与工作质量。

（二）提高自身工作的各种能力

其一，对行政管理专业知识的学习再提升。行政秘书工作在高校属于一般管理岗位，因此对行政管理理论知识不断学习，能够更好的指导日常行政管理的工作实践。例如加强公文写作的学习、加强交流沟通能力的学习、参谋执行能力的学习等；其二，对所在院系专业知识的学习。高校行政秘书是秘书职业的一个分支，而院系行政秘书则是高等院校中下设于不同专业领域系科的一个行政分支，这一特色使其行政工作更具院系专业性④。只有更为深入的学习所在院系专业的专业知识，才能更好的理解该院系的培养对象、培养目标，更具针对性的做好行政、服务工作。

四、行政秘书激励机制

高校行政秘书以服务广大师生为宗旨，脚踏实地办事，充分调动自己的主观能动性，其中不断提高自己各方面的个人素质必然是提高办事质量和效率的不二法宝外，要充分调动起高校行政人员的积极性，让他们能有更多的热情，全心全意地在这个服务岗位上为师生们服务好，当然也少不了学校氛围和学校相关行政制度的推动作用。概括起来包括以下几个部分：

（一）重视肯定高校行政管理工作

很多领导和教师都认为，行政工作没什么难度，不过是跑跑腿，倒倒水，任何人都可以干，不重视甚至看不起行政工作人员，没有给与高校行政管理人员尊重和重视。从管理学和组织行为学观点来看，组织中员工的五项需求中很重要的一项便是周围环境和社会的认同感，缺乏此认同感的员工，将会失去信心，工作热情低下，无法产生自我激励。

（二）改革人事聘用制度，合理设岗设编

近几年来，高校教学科研人员的各方面待遇明显得到提高，而高校行政管理人员总是在夹缝中不被关注。在专业技术职称评聘上，高校行政管理人员的评聘难度大，不能与教学科研人员同步，学校的各项制度对行政人员的发展约束性很大。有些学校甚至要求管理岗位的工作人员只能在管理岗位上做到老做到头，不允许行政管理岗位人员通过自己努力转换为教师岗或科研岗，这是确实是一种人力资源的浪费，也扼杀了高校行政管理岗位人员的上进心，限制了高校行政管理人员的职业发展。

（三）开展行政秘书激励举措

学校给行政秘书提供激励机制，改变那种认为高校行政秘书什么人都可以做的观念，提高对秘书从业资格证书的重视。在职务、评奖、学习、培训等方面提供与同等条件的教师相等的机会，从而提高行政秘书的待遇，增強他们的信心，激发他们的工作积极性。此外，建立健全行政管理人员的培训进修体系也是激励机制中很受员工看重的一方面。作为学校管理队伍中的重要组成部分，虽然在学历、学科专业知识和科研能力等方面对行政秘书的要求没有一线教师那样高，但对管理技能、秘书业务知识和相关专业知识却有较高要求。通过各方面的教育培训进修，使他们能在工作中能较好地运用学到的技能推动工作，提高工作效率。

综上所论，在高校行政管理发展新趋势下，作为一名优秀的行政秘书，需结合学院、系部工作实际，形成良好的工作服务意识，注重自身专业能力的培养和提升。勤于思考、善于总结经验教训，不断提高行政事务水平和工作效率。当然，在努力踏实办好事的同时，学校也应该给予相应的支持和激励，充分调动高校行政秘书的工作积极性。

注释：

①林甲淳：《秘书之秘要》，领导科学刊物，2011年第24期。

②唐钧：《行政秘书学》，北京：人民大学出版社，2013年，第3页。

③秦小云：《大学教学管理制度的人性化问题研究》，青岛：海洋大学出版社，2007年，第123页。

④唐静：《化繁为简，独辟蹊径—浅谈高校行政秘书一职》，大众文艺刊物，2011年第24期。

参考文献：

[1]唐钧.行政秘书学[M].北京：中国人民大学出版社，2013.

[2]秦小云.大学教学管理制度的人性化问题研究[M].青岛：中国海洋大学出版社，2007.

[3]田炯.高校行政秘书应具备的职业素养[J].科技资讯，2010，（35）.

[4]饶舒.高校行政秘书岗位之体析[J].科技信息，2009.

[5]宋立.关于转型发展期高校行政秘书工作的思考[J].秘书工作.2009（04）.