关于用友软件U FO报表模板取数公式设置的探讨

李露

（辽宁对外经贸学院,辽宁 大连 116052）

关于用友软件U FO报表模板取数公式设置的探讨

李露

（辽宁对外经贸学院,辽宁 大连 116052）

用友软件是目前国内市场占有率较高的一种财务软件，许多高校会计电算化课程的教学均使用用友软件，同时也是会计从业资格考试的指定软件。但是，在软件使用的过程中也发现了一些问题，如由于UFO报表模板的公式设置存在问题，影响了生成报表的准确性。结合多年教学实践与体会，本文对用友软件的UFO报表模板中存在的常见问题进行了分析，并提出相应的解决方案。

用友软件；UFO报表模板；问题；解决方案

UFO报表是用友软件的报表处理系统，通过系统提供的自定义方式和利用报表模板生成报表方式，既可以编制对外报表，又可以编制内部报表。尤其是系统提供了各行业的对外报表的模板，如资产负债表、利润表、现金流量表等。利用报表模板可以快捷地生成企业所需的各种对外报表，为企业和个人用户带来了很大的方便，既减轻了会计人员的工作强度，又提高了工作效率。但是笔者在多年的教学工作中发现，UFO报表系统提供的报表模板取数公式的设置存在问题，比如在编制资产负债表时，利用UFO报表系统提供的报表模板，生成的资产负债表的个别项目有数据错误，导致资产负债表资产合计数与权益合计数不相等。本文以资产负债表和利润表为例，介绍在使用资产负债表和利润表报表模板时遇到的问题，以供大家参照。

1 资产负债表报表模板取数公式设置问题

1.1 资产负债表的编制原理

资产负债表反映的是企业财务状况的对外报表，其数据生成栏目包括“年初数”和“期末数”。“期末数”栏目的填列方法一般包括以下4种情况：

（1）直接根据有关的总分类账户的借方或贷方余额填列。如：“交易性金融资产”项目，其期末数公式可定义为QM(“1101”，月,,,年,,)，表示取“交易性金融资产”总账的期末余额。

（2）根据有关总分类账户的余额分析、计算填列。如“货币资金”项目，取数公式设置为QM(“1001”，月,,,年,,)+QM(“1002”，月,,,年,,)+QM(“1009”，月,,,年,,)，表示取“库存现金”“银行存款”及“其他货币资金”3个账户的合计数。

（3）根据有关明细分类账户的余额分析、计算填列。如“应付账款”与“预付账款”项目；“应收账款”与“预收账款”项目。比如“预付账款”项目，需要根据“预付账款”账户所属各明细账的期末借方余额合计填列。（如果“预付账款”账户所属有关明细账有贷方余额的，应在本表“应付账款”项目内填列。如果“应付账款”所属有关明细账有借方余额的，也应包括在“预付账款”项目内。）

（4）根据报表有关数字计算填列。比如合计、小计项目。

1.2 资产负债表报表模板取数公式存在的问题及解决方案

1．2.1 “应收账款”与“预收账款”项目

存在的问题：根据企业会计准则规定：“应收账款”项目根据“应收账款（1122）”和“预收账款（2203）”账户的所属相关明细账的期末借方余额合计，减去已计提的坏账准备（1231）后的净额填列。如“应收账款（1122）”账户所属明细账期末有贷方余额，应在“预收账款（2203）”项目内填列。“预收账款”项目根据“应收账款（1122）”和“预收账款（2203）”账户的所属相关明细账的期末贷方余额合计填列。当“预收账款（2203）”账户所属明细账户期末出现借方余额时，则在“应收账款（1122）”项目内填列。“应收账款”项目在UFO报表模板的单元取数公式为：QM(“1122”,月,,,年,,)-QM (“1231”,月,,,年,,)。公式含义是取“应收账款”总分类账期末余额，减去“坏账准备”账户期末余额后的金额。“预收账款”项目在UFO报表模板的单元取数公式为：QM(“2203”,月,,,年,,)。公式含义是取“预收账款”科目总账期末余额。可见报表模板设置的取数公式的计算原理与会计准则的规定不相符。只有当“应收账款”和“预收账款”总账期末余额方向与其所属明细分类账户的余额方向一致时，从总账取数的结果与从明细账取数的结果才能相同。举例说明某公司年末部分账户期末余额见表1。

表1 某公司部分账户期末余额情况 单位：万元

该企业年末资产负债表中“应收账款”项目的金额应为700+ 300+100-20=1080（万元）。而如按报表模板的取数公式计算，则“应收账款”项目的金额为800-20=780（万元）。显然，由于报表模板的取数公式有误造成二者的计算结果不一致。

解决方案：在单元取数公式中加入“方向”参数。UFO报表系统账务取数函数余额函数方向的设置有3种选项：“默认”“借”“贷”。“默认”表示取该科目总账的期末余额，其方向默认为在设置会计科目时的总账科目方向，在公式设置时可省略。方向设定为“借”时，表示取科目所属明细账的借方余额，方向设定为“贷”时，表示取科目所属明细账的贷方余额。因此，可以将原报表模板的取数公式进行修改。将报表模板的“应收账款”项目的期末余额取数公式由QM(“1122”,月,,,年,,)-QM(“1231”,月,,,年,,),更正为：QM(“1122”,月,“借”,,年,,)+QM(“2203”,月,“借”,,年,,)-QM (“1231”,月,,,年,,)，公式含义表示：取“应收账款（1122）”账户所属明细分类账的借方余额合计，与“预收账款（2203）”账户所属明细分类账的借方余额合计之和，减去“坏账准备（1231）”科目中有关应收账款计提的坏账准备余额后的金额。同理，将报表模板的“预收账款”项目的期末余额取数公式由QM(“2203”,月,,,年,,),修改为：QM(“2203”,月,“贷”,,年,,)+QM(“1122”,月“贷”,,年,,)。表示取“2203预收账款”账户所属明细账的期末贷方余额合计，加上“1122应收账款”账户所属明细账的期末贷方余额合计。

1.2.2 “预付账款”与“应付账款”项目

存在的问题：企业会计准则规定，“应付账款”项目，应根据“应付账款（2202）”和“预付账款（1123）”账户的所属明细账的期末贷方余额合计计算填列。如“应付账款（2202）”账户所属明细账期末有借方余额，应在“预付账款（1123）”项目内填列。“预付账款”项目，应根据“应付账款（2202）”和“预付账款（1123）”账户的所属相关明细账的期末借方余额合计计算填列。如“预付账款（1123）”账户所属明细账期末有贷方余额，应在“应付账款（2202）”项目内填列。而报表模板的“应付账款”项目的取数公式为：QM(“2202”,月,,,年,,)，含义为取“应付账款”总分类账户的期末余额。“预付账款”项目的取数公式为：QM(“1123”,月,,,年,,)，表示取“预付账款”总账期末余额。由此可见，报表模板设置的取数公式的计算原理与会计准则的规定不相符。只有当“应付账款”和“预付账款”总账与其所属明细分类账的期末余额方向相同时，从总账取数的结果与从明细账取数的结果才能相同。

举例说明：某公司年末“应付账款”总账的余额表示为贷方500万元，其中，“应付账款”明细账的贷方余额合计为700万元，借方余额合计为200万元，“预付账款”明细账的贷方余额为150万元，该企业年末资产负债表中“应付账款”项目的金额应为700-150=550（万元）。而按报表模板的取数公式计算，则“应付账款”项目的金额为500（万元）。由于报表模板的取数公式有误造成二者的计算结果不一致。

解决方案：按上述原理，将报表模板的“应付账款”项目的期末余额取数公式由QM(“2202”,月,,,年,,),修改为：QM(“2202”,月,“贷”,,年,,)+QM(“1123”,月，“贷”,,年,,)。公式含义表示取“应付账款”账户所属明细账的期末贷方余额合计，加上“预付账款”账户所属明细账的期末贷方余额合计。将报表模板的“预付账款”项目的期末余额取数公式由QM(“1123”,月,,,年,,),修改为QM (“1123”,月,“借”,,年,,)+QM(“2202”,月,“借”,,年,,)。公式含义表示，取“预付账款”账户所属明细账的期末借方余额合计加“应付账款”账户所属明细账的期末借方余额合计。

1.2.3 “未分配利润”项目

存在的问题：“未分配利润”项目是资产负债表中的所有者权益列报项目，根据“本年利润”和“利润分配”两个账户的余额计算填列。“本年利润”账户年末结转后无余额，但在年中尚未结转时有余额。而报表模板的“未分配利润”项目的取数公式为：QM (“4104”,月,,,年,,)。表示取“利润分配”总账期末余额。取数公式中没有考虑到年中各个月份的“本年利润”账户尚未结转到“利润分配”账户的情况。

解决方案：将报表模板的“未分配利润”项目的期末余额取数公式由QM(“4104”,月,,,年,,)，修改为QM(“4104”,月,,,年,,)+QM (“4103”,月,,,年,,)。表示取“4104利润分配”账户的期末余额加“4103本年利润”账户的期末余额合计。

2 利润表报表模板取数公式设置问题

2.1 利润表的编制原理

利润表是反映企业一定时期内经营成果的会计报表。该表是依据“收入-费用=利润”的会计等式，依据营业利润、利润总额和净利润次序编制而成的。利润表生成数据的栏目包括“本期数”和“上期数”。

2.2 利润表报表模板取数公式存在的问题及解决方案

“营业收入”项目存在的问题：在实务中，利润表中“营业收入”项目，应根据“主营业务收入”账户和“其他业务收入”账户的实际发生额合计计算填列。而损益类账户的发生额既有借方发生额，也有贷方发生额。如“主营业务收入”账户，贷方记录企业实现的主营业务收入；借方记录内容一是发生的销售退回和销售折让时应冲减本期的主营业务收入，二是期末转入“本年利润”账户的收入额，结转后应无余额。“营业收入”项目在报表模板的取数公式为：FS(“6001”,月,“贷”,,年)+FS(“6051”,月,“贷”,,年)，含义是取“主营业务收入（6001）”账户的贷方发生额，加上“其他业务收入（6051）”账户的贷方发生额合计数。如企业无销售退回等情况时，即“主营业务收入”账户平时无借方发生额，则按报表模板公式取数正确，如企业发生销售退回等业务时，即“主营业务收入”账户平时有借方发生额，则按报表模板的公式取数就会产生错误。

解决方案：依据利润表的生成原理，表中损益类账户的金额即为期末结转“本年利润”账户的发生额，其发生额就是计算利润的依据。因此，可将UFO报表模板“本期数”栏的“营业收入”项目取数公式由FS(“6001”,月,“贷”,,年)+FS(“6051”,月,“贷”,,年)，修改为DFS(“6001”,“4103”,月,“借”,,年)+FS(“6051”,月,“贷”,,年)。其中公式DFS(“6001”,“4103”,月,“借”,,年)，表示取借方科目是“主营业务收入（6001）”，对方科目是“本年利润（4103）”业务的金额。即取“主营业务收入”账户结转入“本年利润”账户的金额。

3 结 语

UFO报表模板为用户生成报表数据提供便利，免除了用户自定义报表的繁琐，极大地提高了工作效率，不同的财务软件提供的账务函数各有不同，由于企业会计事项的复杂多变，软件所提供的功能很难做到十全十美，软件操作人员应在充分掌握软件各项功能的基础上，结合企业会计准则和会计实务的工作习惯，对其提供的各种函数的功能应深入了解，灵活运用UFO报表模板。

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10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.046

F232

A

1673-0194（2015）05-0085-03

2014-12-23

李露(1966-),女,辽宁对外经贸学院教授,主要研究方向:财务会计学、电算化会计。