浅议企业人事档案管理的信息化建设

崔艳丽

【摘 要】人事档案在组织选人、用人上发挥着重要的基础性的作用，然而一些领导对档案管理的意识不强，监督不到位，有的地方甚至出现的档案造假的现象，这说明传统的纸质档案管理模式已明显落后于时代发展，企业应该加强人事档案管理信息化建设，为人力资源工作提供全方位、准确、快捷的服务，推进企业人事档案管理工作改革创新。

【关键词】人事档案；管理；信息化

一、目前企业人事档案管理工作的现状

1.随着人才资源是企业第一资源概念的提出，人事档案工作也日益显得重要，但一些企业领导干部仍然是档案意识不强，对人事档案工作的重要性认识不够，认为档案工作就是登记、保管的事务性工作，谁都可以做，不是重要的岗位和重要的工作内容，保管好，不遗失、不泄密，能应付外调、查档就可以。人事档案保管环境不达标，没有专职的档案管理人员。

2.人事档案动态管理的意识不强，一些档案管理人员收集档案资料意识比较淡薄，只看重以往个人历史信息记录的维护，忽视现期内容的补充和更新。档案材料的收集、整理、归档、装订等业务处理不当，甚至有虚假材料入档。造成人事档案材料不健全、不真实，选拔任用干部时，只能从人事档案中得到如年龄、主要经历、入党入团、学历、工资调整等一些基本信息。档案缺乏动态管理，人事的继续教育、德能勤绩、收入、经济审计、组织考察等重要内容几乎没有资料可查。

3.目前大部分企业人事档案管理工作还局限于纸质档案的建立和保管层面上，人事档案的电子数据库没有建立，档案查阅，信息提取、利用极为不方便，需要人力翻阅，仔细核对，很多人事统计工作还是靠原始的手工完成，严重增加了工作量，降低了工作效率，跟不上时代发展对档案工作管理的要求。只有加强档案的信息化建设，才能为企业人力资源工作提供全方位、准确、快捷的服务，

二、实现人事档案管理信息化要解决问题

1.争取领导支持，加强人事档案信息化基础设施建设

人事档案的信息化工作是一项综合性、长期性的工作、必须得到领导的支持，这样才能做好各部门的沟通、协调，明确信息化工作人员和工作职责，制定与档案信息化工作相关制度，及时研究解决工作中遇到的问题。在充分利用现有设施的基础上，多渠道筹集资金，保证信息化建设和系统运行所需经费。配备必要缩微复印设备、计算机、扫描仪、数码相机、档案服务器、人事档案管理软件等。

选择一套紧密结合人事档案实际工作，功能齐全的人事档案管理软件。软件要具有档案编目、检索及日常的传递、借阅、材料催缴、查询统计等功能，以及个人信息数据录入后能产生人员基本情况表、任免审批表、退休审批不表等人事工作内容的信息库。一些信息能与人力资源管理软件实现共享，这是实现人事档案信息化建设工作的关键，选择的软件功能如何直接关系到档案信息化建设的水平。

2.建立人事档案的信息库系统，实行人事档案信息的网络化管理

利用计算机、扫描仪等现代设备和技术，将人事档案内的基本信息如：出生日期、参加工作时间、学历、入学时间职称、职务、工资情况等整理录入档案软件系统，形成人事档案基本信息表。档案信息由主管档案部门根据员工工作变化情况，对其工资、职级、学历、岗位变动、奖惩、主要实绩等动态信息，适时进行更新与维护，实现档案信息的动态管理，保证人事档案信息的时效性、真实性和准确性。

对人事档案中其政历、组织鉴定、考核、奖励、处罚材料等人事档案基本信息表无法显示的内容，要按照类别，逐页扫描，制成JPEG格式的图片文件后上传至人事档案管理系统，在查阅个人信息时，只需点击鼠标进入系统，便可查阅到所需信息，提高了档案工作效率，又最大限度地保护了纸质档案。

建立人事档案内部网络化管理系统，在领导和相关科室间，使信息得到共享。在使用权限上，可以根据不同用户的情况，通过密码和身份确认后，提供所需的档案信息。改变从纸面上静态了解干部人事情况的传统方式，从形式上实现变被动服务为主动服务，内容上由单一狭窄变为丰富全面，确保了人事档案管理的高效性。

3.加强档案信息安全防护意识，保障信息准确、规范和安全

增强人事档案管理人员网络信息安全防护保密意识，提高安全防护的技术水平，防止失泄密现象的发生，在录入档案信息的过程中要对采集的电子文件进行全面、认真的检查，确保每一条信息在档案中都能有相应的文件资料来反映，并对信息的采集、制作、分类、存储等做到准确、规范、统一。在档案软件日常维护中，及时将个人信息的变动录入到软件系统中，确保信息库的“鲜活度”及系统自动生成表格准确性，实现干部信息日常管理的动态化和科学化，达到干部信息数据新、资料全的工作标准。

我们要高度重视档案信息存储安全和利用安全，要采取有效措施和技术手段，如电子信息加密技术、签署技术、身份验证和防写措施等技术，建立档案数据备份和恢复机制，做到档案内部局域网不与外网连接，以保证档案管理系统的安全。制定信息录入、信息维护、设备管理、网络维护等系列管理办法和规定，确保系统的安全性、可靠性和可控性，以科学、规范、严密的制度来保证系统的可靠运行。

总之，人事档案管理信息化建设，实现了档案信息资源的共享，提高了档案信息的利用率和使用价值，保护了纸质档案。提升了人事档案管理工作的整体水平，成为信息化时代企业人事档案管理工作发展的必然趋势。

参考文献：

[1]方红.企事业单位档案信息化管理研究[J].档案天地，2011年第4期.

[2]蔡学美.关于档案信息化建设一些问题的认识[J].档案天地，2010年10期.endprint