浅谈浙江中烟工业有限责任公司财务资金结算操作指南可视化研究

赵尹聆

浅谈浙江中烟工业有限责任公司财务资金结算操作指南可视化研究

赵尹聆

一、综述

1、研究背景及意义

首先，自公司三位一体以来，企业快速发展，每年涉及的资金结算达几百亿元，同时涉及的业务种类也有很大的增加，结算的笔数爆发式增长;其次，随着国家局行业管理上水平的需要，近几年，公司陆续上线了资金监管、预算等信息系统，对以前的资金结算方式有了较大的变化，各部门人员从传统模式到信息模式需要一个长期的适应期;第三，是财务会计制度的要求，由于会计制度是专业性较强的一项内容，业务人员一般不会过多的关注，造成双方信息不对称;第四，由于企业人员在各个岗位有一定的流动性，岗位新人会有个适应期;最后，公司市场营销部、物资供应部、生产管理部每年俱增的外勤业务人员，由于常年出差在外，对资金结算的各种规章制度不是很了解，造成企业员工在资金结算这一环节，有许多疑惑。

2、研究目的和用途

为了降低企业内部的交易成本、提高工作效率，提出并实施“财务资金结算可视化操作指南”这一项工作，对整个公司有重要意义。这一项目的实施，对企业内所有涉及资金结算的各项业务支出，在审批流程等方面，以流程图的方式，直观告诉业务人员如何操作，提高整个公司员工的工作效率。力求“直观、透明、标准”。

3、主要研究内容

主要通过资金结算规章制度体系的梳理和完善，对公司资金结算运行情况和业务流程进行总结、分析，收集、梳理资金结算所有相关公司制度和规章，包括管理制度、管理标准、程序文件等，及相关国家法律法规，在组织整理后，优化完善为一套完整的资金结算可视化操作指南，主要是对资金结算中涉及的各项规章、制度、流程等枯燥及大量的文字内容，通过展现形式转变，以直观的形式告诉大家，怎样取得合规的发票，如何填制凭据，以及审批流程中的各个节点等内容。

4、主要研究方法

通过问题挖掘、各种制度的收集及整理、指南设计、纠错优化四个步骤进行实施。我公司的基础管理工作非常扎实，各项制度的资料是齐全的，但是会随国家及行业制度的变化而更新，关键在于整理及提炼，为项目实施提供了坚实的基础。

二、研究开展阶段

1、问题挖掘

2012年到2013年，我们主要进行的工作为整理资金结算过程中遇到的问题。首先发现的问题就是发票。财务报销是财务会计核算的初始环节，财务报销凭证是财务核算的原始凭证。发票作为一种重要的财务报销原始凭证，它记录经济活动内容，是财务管理的重要工具。因此加强对发票合法、合规的审查，是保证会计信息质量和财务收支真实合法的重要前提，是财务审核中必不可少的环节。而业务员提交的原始凭证中，发票五花八门，其中一些不符合报销规定。通过长期的整理与归纳，在报销环节中发现的不符合规定的发票一般为以下两类:

(1)虚假发票，是指经济业务是真的但发票却是假的。这类发票不是从税务机关这唯一、合法渠道取得的，它是由单位或个人私自印制，伪造的发票，实质上是假发票。在日常财务核算中，发现定额发票中出现假发票的频率较高，如果在审核中没有及时发现这些假票，不但使企业蒙受了经济损失，同时也使国家财政与税收遭受了严重损失。

(2)过期、作废发票

近年税务部门为加强税收管理，对一些老版发票逐步停止使用，对于发票的使用规定和范围也做出了很多改进。比如税务部门在2012年逐步取消了100元面额定额发票的使用，只保留20元以下面额的定额发票;并要求统一使用椭圆形的发票专用章。并且章内的环形文字要包住税号。比如2013年8月起，营业税改增值税的制度改革，交通运输业的发票由地税发票变更为国税发票。

其次发现的问题是业务部门提供的原始凭证不齐全，签批流程未到位。比如，差旅费要求提供出差旅费报销单、出差行程统计表、机票及登机牌、住宿发票及刷卡小票，热敏纸的小票还需提供其复印件等，一些业务员往往会提供这个漏了那个;另外，因为资金监管系统上线，纸质和系统的全部需要签批，有时候发现纸质签字了，但是系统没有走完，或者系统走完，纸质却忘记签字了，造成了报销进度变慢。

2、各种制度的收集及整理

主要依循的制度有国家《会计法》、《税法》、《发票管理办法》等等，公司《公司财务报销制度》、《公司驻外人员差旅费报销办法》等等。其中有许多变化的制度。2012年，国家起用了新的发票专用章; 2013年8月，全国进行了营业税改增值税，主要涉及范围是交通运输业和部分现代服务业。例如业务员提供的客车发票、公交车票、出租车票等，全部应为国税开具的发票。《公司财务报销制度》在2014年进行了部分修订，食宿费有了新的标准，《公司驻外人员差旅费报销办法》也更新了几次会议纪要，最后进行重新整理修订，增加了涉外人员的差旅费标准。

3、指南设计及纠错优化

通过问题的收集，制度的整理，主要进行的工作是指南的设计。指南主要为提供可视化的结算流程图，以及报销结算凭证的规范。其中，我们设计了浙江中烟财务报销流程图展板，以及如何鉴别发票真伪的展板，同时制作了电子PPT指南，使业务部门在结算环节方便对照。

三、研究实施过程经验总结和展望

1、项目创新点和取得的成果突破

本项目以“可视化、标准化、透明度”为主要创新点。可视化:是对资金结算中涉及的各项规章制度、流程等大量枯燥难解的文字内容，通过展现形式的转变，以流程图、举例说明等生动、直观、简洁的形式告诉大家，如何去完成这个步骤;标准化与透明度:业务人员通过这一平台，了解在资金结算过程中需注意的各项内容 (各项会计制度、审批流程、发票的要求、档案的管理)，使得财务业务双方人员信息对称的情况下，少走弯路，提高报销进度，提高工作效率，降低人工成本，提升员工的满意度。各种涉及资金结算的各环节的操作，都能在该指南中给予规范及明确，节省了广大员工的时间间接得为企业创造价值。

四、总结

项目实施过程中，问题的挖掘、制度的整理需要一个长期的过程投入，需要财务人员有思路，有条理地进行整理工作;同时，财务制度变化更新快，与时俱进，也要求财务人员对指南进行不断地修改与更新;另外，加强与业务环节中经办人的沟通非常有必要，可以充分了解到业务部门到底缺乏对哪个步骤的认知，从而在指南内加强该方面的内容。我们希望该财务资金结算操作指南可以从根本上解决报销环节中经常性发生的一些问题，从而减少单据退回的频率，加快财务资金结算的进度，真正提高工作效率，真正提高员工满意度。

由于素质有限，指南也存在许多问题与不足之处，需要指南的使用者提出建议或意见，使指南真正发挥作用。

(作者单位:浙江中烟工业有限责任公司)

赵尹聆 (1966－)，女，浙江省杭州人，浙江中烟工业有限责任公司，费用审核会计，研究方向:会计核算。