下岗失业人员档案管理存在的问题及对策

董玉江

吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务所

下岗失业人员档案管理存在的问题及对策

董玉江

吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务所

现今我国经济形势变化如此之快，有较多企业难以适应新的发展模式，导致出现改制和破产的状况，而相关部门为了改善此现状，应该加强对下岗失业人员的档案管理工作，使得失业人员的信息能得到有效的管理，使得档案管理更为规范化和标准话，更好发挥档案管理的作用。

下岗失业人员；档案管理；解决对策

随着企业的改制和破产，大部分因此而成为下岗职工的人成为了就业部门档案管理的一大难题。就业服务部门工作中一大重要工作就是下岗失业人员的档案管理与入库，这能科学有效的发挥档案管理工作该有的职能，使得其能服务社会与大众。

1.现今我国档案管理现状

档案管理在社会服务部门中实际是极为重要的一项内容，而我国现今在档案管理上的投入和重视程度还不够，以下笔者将对我国现今档案管理的现状做简单分析与阐明。

1.1.对档案管理工作定位不准确

在相关企业正式破产之后，部门领导和职权者对下岗失业人员的档案处理工作不重视，并没有指派相关专员来处理这方面的问题，使得下岗失业人员的档案没有得到及时的清理、登记和移交，导致应该入库归档的人员档案没有得到正确的处置，甚至导致其档案资料部分丢失或不移交给就业服务部门，这对下岗员工的再就业和档案管理都造成了极大的困难。这些问题的主要原因就是对档案管理的定位不准确，没有认清档案管理的重要性及职能。

1.2.档案管理基础设施不完善

除了对档案管理的认知不明确，基础设施不够完善也是极大的一个问题，这个问题在乡县就业服务部门极为明显。乡县就业服务部门的档案库房面积较小，档案的储量不足；库房的环境较为潮湿，缺乏专员来管理，导致部分档案发霉的情况发生；档案管理的设备老化，柜子等不能得到及时的维修与保养，灭火器等数量不足，温湿度显示器不起作用等等，这些都直接形成了档案管理上的漏洞，使得档案管理的安全性受到严重威胁。

1.3.业务管理建设水平较低

根据相关法律法规规定，下岗失业人员的档案统一交予该人员归属地的就业服务组织管理，但是现实情况下，相关科室的工作人员较少但是业务量较大，且由于缺乏规范的工作编制，导致工作人员变更替换快且频繁，导致不能熟练的处理相关业务，不能良好的履行职责。主要就是在档案收集、整理、查询、真伪鉴定、政策回答等方面存在问题，使得公众的问题不能有效的解决，一旦发生问题，由于没有责任到个人，使得各方共同推脱责任，难以得到妥善解决。

2.针对下岗失业人员档案管理存在问题的相应对策

为了能让下岗失业人员在再就业中得到较好的安排，解决现今下岗失业人员的档案管理问题，需要各方共同协调合作，才能提高档案管理水平。以下是针对我国现今档案管理的现状提出的解决措施：

2.1.进一步提升工作人员责任感

面对现今档案管理重视程度不足的现状，最先就需要从对下岗失业人员档案管理的重视程度上着手，改变原先不予重视的定位，将档案清理工作提上议程，要严格根据相关法律法规，比如《档案法》和《劳动法》，对下岗失业人员的档案进行完善的处置，保证其完整和真实性。值得注意的是，要及时做好档案的移交工作，和下岗人员所在县就业服务部门及时联系，转移相关档案，以便失业人员能够及时享受相关国家优惠政策。

2.2.进一步完善下岗人员档案管理监督体制

在日常管理工作中，很容易面对极多的困难，进行档案管理的工作人员需要一直贯彻实施“依法治档，科技兴档，强化服务，发挥效益”工作方针，使得档案工作能够处于规范、科学、合理的管理体制之下，在一定时间的实践下，能够形成一套较为完善的科学管理体系。此外，也要加强对下岗失业人员档案管理的监督与指导，协助相关部门有计划的、循序渐进的进行业务指导，提高档案管理工作水平和工作效率，一旦发生任何问题，不可互相推脱，要齐心协力共同解决。

2.3.加强下岗人员档案管理基础设施水平

除了在工作人员的责任心和管理体系等主观因素上，也要在现实原因上寻找突破口，而档案管理的基础设施建设一直是值得诟病的，档案管理工作基础设施建设步伐较慢，环境较为恶劣，不能满足档案保护的客观要求，使得严重制约了下岗失业人员档案保护水平的提高。笔者认为，在相关就业服务部门需要适当建立档案专用库房，配置必要的设备，创造保护下岗失业人员档案的良好环境。

2.4.规范档案管理业务建设

档案工作人员在招聘和录用上也存在不规范的问题，导致人员变更较快，业务也不熟练。鉴于此种情况，需要加强档案法制的宣传教育，明确其自身职责，并能对相关法律法规有一定的了解，在面临咨询能够给予较好的解决和建议。其次，需要加强档案业务培训工作，上级领导需要定期组织培训，提高工作人员的工作技能，能够将所学学以致用。管理工作人员要尽量做到对库房内档案信息了如指掌、如数家珍，能够准确和快速的找到相应的档案信息，较为积极热情的服务，若是能给予下岗失业人员宾至如归的服务态度则是再好不过的。

另外，计算机网络技术的学习也能帮助档案管理水平的提高，随着现代信息技术的不断发展，若是能够建立档案信息库，将能促进更好的资源配置，规范档案管理的业务建设，掌握现代档案管理的手段。

3.结语

现今千变万化的经济形势给企业带来了各种各样的问题，也对大众的就业造成了极大的影响，有极大一部分公众成为下岗失业人员。而笔者认为，针对那些下岗失业人员，需要严格做好档案管理工作，保证其能享受到政府国家提供的该有的优惠和政策，保障其该有的权益。而相关部门和工作人员也需要根据整体经济要求，将下岗失业人员档案管理提高到空前的高度，将档案管理工作尽快带入数字化时代，并实现档案数字化管理。

[1]张新华.下岗失业人员档案管理存在的问题及对策[J].劳动保障世界,2012,(20)

[2]吕秀桃.下岗失业人员档案管理中存在的问题与对策[J].陕西档案,2011,(2)

[3]聂玉珍.谈当前下岗失业人员档案管理的现状及几点建议[J].华章,2011,(36)

董玉江（1972-），男，满族，吉林集安人，吉林省集安市头道镇人力资源社会保障事务所，馆员，专科，档案管理。