全家便利店库存控制存在的问题及对策分析

智富金融信息服务(上海)有限公司 戴书琴

全家便利店库存控制存在的问题及对策分析

智富金融信息服务(上海)有限公司 戴书琴

摘 要：本文以全家便利店在发展过程中库存控制存在的问题为突破口，运用图表加以佐证和说明，并提出解决的方法，对国内众多便利商店在库存控制的管理上提供有效的借鉴。

关键词：全家便利店 库存控制 应销未订

2004年7月，上海全家吸取日本“家庭超市”(Fmailymart) “Know-how与台湾地区比便利店的成功经验，以新颖的店铺形象以及全新的服务入驻上海。 这个来源于日本的品牌成立于1972年，通过30多年的发展，已经成为了全亚洲国际连锁便利品牌中的重要组成部分。其加盟点遍布日、韩、泰、美等国家和地区，拥有12000个销售网点。

全家一直推行的是全员参与成本管理，成本管理涉及每一个部门和员工。营业部和商品部共同管理店铺库存，实行门店和供应商同时管理库存，全家门店商品分为两类，一类商品是直接跟物流公司进货，这类商品顶实物流负责全家所有门店商品的供应，店铺每日下订单，物流每日配送到门店。顶实物流负责采购商品，以及保证一定的仓库库存量来满足全家门店的需求。这些仓库的库存商品所有权属于顶实物流，其向全家供货的部门以存货的成本价加上一定的物流费用，作为商品销售给全家。这样的模式，即能满足全家门店商品的需求，又不需要占用很多流动资金。作为顶实物流也能从中获取一定的利润。门店采取三配的模式，即每天门店可以三次下订货单，物流三次配送。这样的运营模式使得门店可以及时根据销售情况来订购商品，以免商品的缺货造成缺货损失，顾客随时能买到所需商品，也增加了客户的满意度，而且能够保证店铺商品的新鲜度是最好的状态。但存在的问题也是很多,本文将重点分析全家便利店库存控制存在的问题，并提出相应的改进措施。

1 应销未订存在的问题及改进措施

商品状态为0Y，即该商品可销售可订货，属正常商品，但是库存数量为零或小于等于日均销量的三倍。简单来说就是便利店应该正常销售的商品出现了应该订货但没订的现象。该类单品大多数为便利店的结构性商品，属于提高便利店服务率、提升公司商品丰富形象的商品，销售情况一般。但由于订货人员的工作失误也有可能使某些畅销商品出现在应销未订的报表上。

解决办法：第一，店长通过查询应销未订报表，可以确定该类商品是否已经下单：如果有订单而供应商没有送货则需要通知总部商品部尽快与厂商联系催货，或通知商品部相关采购加以解决；如果该商品由于各种原因没有下单，则需要立即下单，催促厂家尽快到货；如果该单品厂家已不再生产或者会长期缺货，则建议采购尽快改变该单品状态。

第二，增加稽核功能，总部盘点人员或者盘点公司聘期的盘点人员在盘点商品的同时加强对应销未订商品稽核对于缺货商品进行现场拍照稽核，回传总部财务部，由财务部统一纳入全国门店盘点报表，将欠品店铺的欠品商品进行倒排名，供管理层管理店铺之用。以此来加强对各门店应销未订商品的库存管理。

2 对负库存概述及处理措施

商品系统库存数值为负数的商品库存称为负库存。原因产生的主要情况：第一，上期库存盘点错误，系统库存量低于实际库存量。第二，赠品误当作正常商品进入销售系统第三，收货系统没有录入实际销售与库存。第四，商品销售的包装出现变化。除以上情况外，比如进货商与供货双方地位的不平等等情况也会导致负库存的情况产生。

解决办法，主要遵循一个原则，即在查明负库存产生原因的基础上进行解决。如果属于收银扫码混淆、盘点错误、包装改变、进货与销售单位不符等导致的负库存，就可以进行相应的库存更正。如果属于收货错误、赠品当作商品销售等原因导致的负库存，则必须要追究当事人的责任，同时修正库存数据。在月末结账前由担当提出，课长及经副理审核。

3 高库存存在的问题及处理建议

单品库存金额大于500元、库存倍数大于四个订货倍数、库存天数大于安全库存天数加上20天、已有一个月内未进货的商品就被定义为高库存商品。

产生的原因，大概有以下情况：对促销期销售量的预估超出实际销售量过多，产生了订货失误，埋下了后期产生高库存的隐患；同时，销售旺季对库存的消化力不足，产生了错误的货物囤积，产生高库存。

解决办法，简单地说只要破坏高库存形成的任何一个条件都可以将该单品从高库存报表里删除。但是具体问题要具体分析，高库存商品必须及时得到实质性的解决，主要有两个途径：标注为“R”的商品为可退货商品，可以以退货的方式解决；标注为“P”的商品为不可退商品，只能出清，做降价促销堆头陈列处理。此类商品公司订货时应特别注意。切记不可以再订一次货的方式去解决。

针对此类问题财务部的盘点课人员需在盘点报表中统计倒排名的店铺及出具相关报表，督促门店加强对门店库存的管理。

表1 商品A报

4 对物流配送的管理

全家为了达到门店的订购及时到货，成立了兄弟公司来满足全家物流的配送，实行的是物流配送公司自己进货自负盈亏。顶新集团成立了顶实商贸公司来支撑全家的很大部分货物的配送，顶实商贸向供应商进货，库存为顶实所有，保证满足全家所有门店的订购，保证不缺货，全家各门店通过系统向顶实订购，由顶实将所订购货物配送至全家门店，以满足门店的销售。所订购商品向全家收取商品成本加上一定比例的物流费。解决了全家门店占用太多库存太多资金的问题；另外为了满足全家门店所有商品的量及新鲜度等品质的要求，顶实物流公司实行了三配，即每天物流车定时向全家门店配送货物三次，店铺可以在早中晚三个时间段通过订货抢订货。

在这个过程中，全家的库存管理也存在着如下一些问题。

(1)库存管理没有向国外一样实行单品管理，全家商品实行的是品群番管理。将同商品的不同品牌汇集在一起核算，称为品，将不同的品但具有同一共性如税率相同等汇集在一起成为群和番。如表1所示，这样的商品核算方式不利于商品的控制管理。因为没有核算到单品，所以店铺某一个单品的库存状况和销售状况无法进行预测分析，在订购商品时有经验成分在内。

(2)这种核算的方式在商品盘点报表中也无法去核实到单品的盘点状况，如商品盘点报表2所示，无法分析到单品的库存和盘盈亏状况。

解决办法：第一，店长通过查询应销未订报表，可以确定该类商品是否已经下单：如果有订单而供应商没有送货，则需要通知总部商品部尽快与厂商联系催货，或通知商品部相关采购加以解决；如果该商品由于各种原因没有下单，则需要立即下单，催促厂家尽快到货；如果该单品厂家已不再生产或者会长期缺货，则建议采购尽快改变该单品状态。

第二，增加稽核功能，总部盘点人员或者盘点公司聘期的盘点人员在盘点商品的同时加强对应销未订商品稽核，对于缺货商品进行现场拍照稽核，回传总部财务部，由财务部统一纳入全国门店盘点报表，将欠品店铺的欠品商品进行倒排名，供管理层管理店铺之用。以此来加强对各门店应销未订商品的库存管理。

表2 期间盘点报告书

5 结语

总的来说，全家库存控制有待改善的环节还需要从以下几个方面展开，这样便利店的发展才更加顺利。

(1)库存的单品核算，这个环节的改善需要资讯部及其他各部门共同协助，同时需要设备资金的投入，为了改善这个环节，全家在3年的CEPI的流程改善环节中将这个作为了一个专案处理。

(2)每日店铺能有最新的订销存报表，能够供店铺直接从报表中去抓取数据来进行订货，提高订货的准确度，减少人力的浪费。

(3)目前全家所有门店的商品的货物是统一排货架，这样的模式造成一些商圈的商品长期滞销，一些商品出现供不应求。实行商圈店铺商品不同模式，会盘活店铺的商品比如：在医院商圈的店铺多备些便当，在体育场附近的商圈多备些饮料等。

参考文献

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中图分类号：F274

文献标识码：A

文章编号：2096-0298(2015)08(b)-034-03

作者简介：戴书琴(1979-)，女，江苏泰州人，智富金融信息服务(上海)有限公司财务总监(CFO)，会计师，上海财经大学会计学硕士(MPACC)，主要从事连锁企业的财务管理方面的研究。