由档案保管期限表及相关问题引发的思考

吴佳林?张巍?赵翊新

摘 要：档案保管期限表是档案工作人员鉴定档案价值和确定档案保管期限的标准和依据，笔者针对档案保管期限表的现状以及如何改善期限表以使档案鉴定工作和保管工作更加合理的进行提出了几点设想。

关键词：档案保管期限表；德尔菲法；权责明确；美国文件中心

对档案保管期限表优劣的思考，一直有很多的争论。有学者认为档案保管期限应该坚持“两分法”，保管条例越简单越好；也有学者认为应该借鉴国外档案保管期限经验，保管条例越细化越好，越多越好，还有学者认为应该建立完善的档案保管期限表体系[1]。笔者也针对档案保管期限表提出了一些看法。

1 档案保管期限表现状

各国档案保管期限表的制定存在两种态度，一是保持灵活，因而档案保管期限表趋向概括、抽象；二是力求具体，因而档案保管期限表趋向机械、细致。我国制定档案保管期限表持前者的原则和态度[2]，也暴露出相应的缺点：

1.1 期限表用词过于抽象，程度性词语过多，且没有指出期满之后的处置行为

国家档案局1987年颁发的《文书档案保管期限表》和2006年颁发的通用档案保管期限表《文书档案保管期限表》中都包括“有长远利用价值”、“一般工作活动”、“较长时间内”、“典型材料”、“一般材料”“影响大、问题严重的”等此类模糊、抽象的字眼。这些问题都没有一个统一明确的判断标准，有的档案工作者认为重要的文件，有的工作人员却觉得价值不高，或者这份文件本身价值不大，却被档案工作者作为重大性档案永久保存，而具有潜在价值的档案却被定期保管，面临到期销毁的处境，给档案价值的鉴定工作和档案利用工作带来许多不便。并且对于保管期限已满的档案，档案保管期限表并没有给出相应的处置行为规定，导致档案工作人员对保管期满的档案的处置处于盲目和随意的状态。一方面，由于档案工作者大都非本专业或未经专门培训，对档案的历史价值知之甚少，即使鉴定工作有机关精通业务的专业人员参与，他们受工作职责、所处地位、环境等各种因素的限制，考虑文件价值的出发点多局限于文件对形成部门的价值，无法充分预测档案价值的潜在性，导致一些具有研究和利用价值的档案归档在定期保存之列，而一些无价值的档案却被长期保管；另一方面，档案保管期限表中存在的抽象性词语较多，档案工作人员为了避免日后在查找利用档案时出现档案已被销毁的情况，减少档案利用工作的不便和自身所负责任，对于长期和定期保管的档案，都多采取保管年限“宁多不少”的原则，这种用词过于抽象的情况，没有具体的要求和限制，使档案工作者无法准确对档案的保管期限做出判断，给实际操作工作带来诸多不便，导致许多文件材料处于“有限无期”、“鉴而不毁”的状态，造成档案馆实际利用价值不大的文件数量过多，不利于档案的管理和提供利用。

1.2 档案保管期限过粗，永久保存的档案比例过高

我国的档案保管期限表曾将档案的保管期限划分为永久、长期、短期三个阶段和永久、定期两个阶段，也就是所谓的“三分法”和“两分法”。美国的保管期限表具有较强的指导作用，条款具体，操作性强，保管期限表中一般都列有300多个条款，具体规定各类文件的保管期限也有十几个等级；日本的档案保管期限分为1年、3年、5年、10年、永久五个级别；阿根廷的档案保管期限则分为6个月、1年、3年、3年、10年、永久等，并且定期保存的档案规定得较具体。档案保管期限表的期限与条款，虽然不是越多越好，但是从理论上讲，条款细化使其一目了然是非常有必要的。另外我国永久保存档案的数量也远远高于国外一些国家，例如美国永久保存的档案数量约占1%-2%，档案馆只接收具有永久保存价值的档案，档案鉴定工作主要在文件中心进行，对半现行文件拥有最终处置权[3]。而我国永久保存的档案数量则占到50%-60%，这对档案馆馆藏带来了很大压力，档案馆库房建设的增长速度与档案数量急剧膨胀的矛盾十分突出。

1.3 重宏观轻微观，保存的档案过于重复，反映政治话题的档案过多

鉴定档案价值的原则是：从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点判定档案的价值”[4]。目前档案保管期限表中对于宏观的、方针政策性的综合性文件的保管期限较长，对于微观的、典型的文件保管期限较短[5]，无法完整的反映社会政治、经济、历史文化等各方面的状况，满足不同机构、团体、社会组织及个人的利用需求。我国目前仍属于发展中国家，档案数量的急剧膨胀速度远高于档案馆库房建设的增长速度；另外很多档案机构保存的文件中，往往伴随着一份文件与另外多份文件内容重复、交叉，造成了人力、财力、物力的浪费。而且在实际鉴定工作中，往往出现重政治、重大体的现象，反映行政政治方面的档案材料较多，反映宏观的、系统的档案较多，忽略经济、文化、科技等方面的重要性和利用需求，忽略典型性、代表性档案的特殊价值，使档案无法充分反映社会生活的各个方面。

2 针对档案保管期限表存在问题的思考

针对档案保管期限表的问题，笔者认为档案保管期限表的制定可以借用德尔菲法的原理。档案保管期限表是确定档案保管期限的标准，是为了更好的保管档案并提供利用，档案工作者和利用单位及个人在这一问题上更有发言权，因此其制定应该建立在对全国各地档案部门和工作者的调查和对其结果的统计之上，在制定条例之前，广泛征求这一群体的意见，然后将不同的意见进行汇总，并整理出相对综合的意见反馈给他们，再次征询意见，这样适当次数的反复之后，逐渐得出较为一致合理的意见。这样不仅可以考虑到不同地区不同机构的实际情况，条例的制定也会更加具体合理。制定期限表时应该条例清晰，权责明确，保证鉴定人员理解容易，方便使用，使档案工作者在确定保管期限的同时有据可依，即使日后出现了部分档案在被利用时已经因期满被销毁，也是因为档案保管期限表的不合理和滞后性造成的，档案鉴定人员是按照规定履行职责，不必承担法律责任。

对于档案的鉴定工作，档案机构可以考虑将档案馆与档案鉴定工作分离，成立专门机构负责档案鉴定工作，以减少由于档案保管期限表的不完善和档案鉴定人员的非专业性导致的档案价值鉴定的随意性和混乱，也可以减少档案馆的工作量，以便其集中精力更好的开展服务利用工作，缓解档案馆馆藏压力。在这个问题上美国各级档案机构在档案鉴定工作方面有很大的可取性，他们设立专门组织和人员负责鉴定工作[6]，这个鉴定小组的一项重要任务，就是根据政府机构报送的文件处置申请表，提出审核意见，确定联邦政府形成的文件中，哪些能反应社会生活并作为珍贵档案史料被保存下来[7]，我国的档案机构可以借鉴这种做法，确保被保存下来的档案的价值性和完整性，做到“留必用之，用必留之”。

参考文献

[1]宗培岭：档案保管期限表研究 档案学通讯 2002年第5期

[2]中国人民大学出版社 《档案管理学》 第三版

[3]姚迪：中美档案鉴定工作比较研究 《浙江档案》2010年第2期

[4]冯惠玲：档案管理学 北京：中国人民大学出版社，1993.103-104

[5]付荣校：从馆藏优化审视档案保管期限表的改革 上海档案 2003年第2期

[6]郑洪军：《试述国外档案鉴定工作的特点及对我国现状的思考》《辽宁行政学院学报》 2006年第3期

[7]姚迪：中美档案鉴定工作比较研究 《浙江档案》2010年第2期