试述信息环境下档案室功能的思考

黄庆容

摘 要：档案室是档案的收集、整理、保管部门，负责档案的收集、接收、整理、归档、管理和开发利用等工作。档案的文化性决定档案的文化功能，根据《档案法》和相关文件规定，档案室属于局办公室主管，不仅是档案的永久保管部门，更是局体育系统科学研究和开发利用档案史料的中心，档案室的功能主要表现在以下几个方面：

关键词：档案信息化；档案功能；档案利用

档案室具有历史记忆功能。档案是一种重要的文化遗产，其重要性不仅仅在于它是一种真实可靠的原始记录性信息，更在于档案的信息内容中反映出来的，是人们在社会活动实践和生产过程中所获取的知识和经验。它深刻反映了一个单位多年来的历史和文化的方方面面，是历史的缩影。档案室作为档案的永久保管部门，其对档案的不断积累和保存，在继承和保持文化的统一性和完整性的过程中发挥着至关重要的作用，具有历史记忆的功能。

1 档案室应有的功能

1.1 档案具有文化传播功能

档案的知识和信息属性决定了档案室的文化传播功能，只有在为单位、为社会所用时，档案的潜在价值才能得到充分挖掘。档案室的文化服务功能的实现，是衡量档案室为单位所做贡献的一个重要标志，因此，档案室应该根据单位、社会活动发展和建设需要，开展多种方式的提供利用服务，充分发挥档案室的档案文化传播功能。

1.2 档案室具有文化教育功能

档案具有原始记录性的特点，真实反映了一个单位、社会的发展历史和奋斗历程，也记录了体育事业发展和进步的历程。档案室集中保存和管理档案，利用档案信息资料进行教学、研究、编研、参考和多种形式等，对档案利用者进行知识普及和文化传播，达到体育教学和科学研究及编研的目的。档案室不仅是档案的保存更要体现出档案的利用价值

2 数字信息技术对档案室的影响

在数字化和信息化时代，当今社会发展的动力和趋势。数字化信息技术一方面为档案室功能的实现创造了良好的环境，另一方面也对档案室的室藏、工作内容、服务方式，以及工作人员素质造成了一定影响。

2.1 对档案室藏的影响

从档案室藏档案的载体形式上看，档案室保存的档案从传统意义上的纸质档案和缩微磁性载体档案向以磁介质、光介质等为载体的数字化档案扩展，这些档案信息主要存储在光盘，移动盘和硬盘上，集数字、文字、声音和影像于一体，往往需要借助于相应的设备才能阅读。

从室藏的获取方式上看，以往档案室的档案大部分是通过收集、接收而来，除了文书档案、相片档案、基建档案等六个门类外，还有综合性大型运动会档案，数量庞大，档案室自身也面临着巨大的室藏压力。而在数字信息环境下，档案室藏不仅包括档案室自身对室藏数字化之后所获取的那部分数字化档案，而且还包括面临的电子档案。数字环境下档案室的信息资源具有多样性的特点，室藏获取方式也更加广泛和多样。

2.2 档案室工作内容的影响

对档案室而言，传统的档案工作主要包括档案的实体整理和信息开发服务两方面，主要是以本室的档案室藏为基础，进行档案收集、接收、整理、鉴定、保管、提供利用和编研等工作。档案室是永久保存档案的地方，是保存活动文化遗产的重要场所。衡量一个档案室的功能和标准主要是以室藏量和档案利用者人数为主，比较注重档案利用服务这个环节。

数字信息环境下档案室的工作内容得到了极大的丰富和扩展，档案工作内容在之前的基础上增加了档案信息资源的数字化、数字化信息资源的整理、电子档案、网络资源的开发利用，以及档案各项业务的计算机化管理（如自动编目、自动标引等）。数字信息环境下的档案室是以信息工作为重点，开发与利用档案信息资源。衡量一个档案室的功能与标准将侧重于电子信息的拥有量，提供信息的数量、质量、效率，以及用户能否在终端上用最短的时间、最快捷方便地获取本室的档案信息。

2.3 对档案室服务方式的影响

档案室的传统服务是基本上以档案室服务为主，即以档案室为中心开展信息服务工作，场所局限于档案室内，利用者必须到档案室来才能得到服务，而档案室的阅览室的空间和时间也受限制。此外，传统的档案服务只要是面向特定的已履行了相关手续的利用者，以进室查询为前提，以提供本室档案文献为主，对档案利用者没有要求掌握计算机应用知识和网络知识的要求和限制。

数字信息环境下档案室在服务方式上是以信息服务为主。档案室可以通过计算机网络将本室的信息资源，以及网络数据库中的相关信息直接传送到用户各处室或领导办公室，只要通过局相关的内网设备开放权限，就可以成为档案室的服务对象，能够查找档案室藏和档案利用情况等相关信息。

2.4 对档案工作人员素质要求的影响

数字信息环境下档案室所需要的是复合型，一专多能的人才。档案工作人员不仅要有一定的档案知识背景，更要掌握相应的检索知识及信息存储技术，具备一定的计算机能力和和网络应用知识，还应具备较高的人文综合素质和知识水平，能够对网上纷繁复杂的信息进行有效的管理，数字档案时代的档案人员需要实现多重角色的转变，努力成为数字信息环境下具备较高水平档案综合管理者和传播者，更好地为档案利用者提供优质服务。

3 数字信息环境下档案室的功能

数字信息环境下，档案室作为档案文化信息的存储和传播中心，其文化功能的实现面临着诸多因素的制约，为了更好地实现档案室的历史记忆、文化传播和文化教育功能，档案室必须进行自我优化和提升，不断适应单位、体育系统及社会的发展需求，更好地服务于单位与体育系统。

3.1 丰富和优化档案室室藏

档案室室藏资源的多样性和合理性，是实现档案利用效果的前提条件，单一的档案资源既无法满足档案利用者的需求，也使得档案室难以开展档案的开发利用工作。因此，在数字信息环境下档案利用者呈现出来的多样性和复杂性的情况下，档案室必须充分认识到丰富和优化档案室藏工作的重要性和现实性，打破传统单一的收集模式，适应扩大直属单位档案的接收范围，同时要坚持室藏档案质量与数量的统一性，确保档案室藏结构的充分合理。

3.2 加快档案室数字化和信息化建设

随着电子计算机和互联网技术的不断发展，档案的数字化和信息化工作已经成为档案室工作内容的重要组成部分，这不仅是丰富和优化档案室藏的需要，更是当前环境下利用现代化手段更好地开发利用档案信息资源的方式之一，档案室藏数字化和信息化建设是一项长期而且艰巨的工作，它不仅仅只是单纯地将档案室藏档案信息转换成数字化信息资源，还包括档案网络建设和数字化档案室建设等丰富的内容，在这个过程中，档案室必须将对今后的档案管理和档案工作进行合理规划，以保障数字化和信息化工作的顺利开展

3.3 档案室服务意识和服务理念

在数字化信息化的环境下，档案室不再是一个封闭的档案提供利用场所，档案的查询利用从传统的以阵地利用为主转变为不受利用场所和利用环境的限制，用户只需通过计算机和内部局网就可以方便快捷地获取所需的档案信息，数字化和信息化使得档案室不断发展成为一个信息资源的共同体，为更广泛的利用者提供信息服务，在这样的环境中，变传统的被动服务为主动服务，为查阅营造和谐宽松的文化环境，并准确、及时、快捷地为档案利用者提供服务，最大限度地体现档案应有的价值。

3.4 对档案工作人员素质要求更高

档案室工作人员作为档案提供利用的实施主体，其文化素质的高低直接决定了档案工作的效率。随着计算机技术的普及和电子信息的日新月异，新时期的档案工作对档案人员提出了更高的专业和技能要求。数字信息环境下档案室工作人员不仅要有一定的档案知识背景，而且需要掌握相应的检索知识及信息存储技术，同时还应该具备一定的计算机能力和网络应用知识，能够对网上纷繁复杂的信息进行有效的管理。只有不断提高档案室工作人员的素质，才能更好地为档案室优化各项功能的实现，才能更好地为体育事业提供优质的档案服务。

4 结束语

数字化信息时代，使档案室功能优化的实现，把纸质档案数字化信息的管理和现在档案观念的转变，改变以前档案工作一直以保管工作为主流，现把保管主流转变为档案利用主流，进行数字化信息环境下管理，从而把档案室的档案管理提升到科学化、现代化的高度，更加准确、及时、快捷是为利用者提供优质服务，大大搞高了档案工作效率，充分体现档案的价值。

参考文献

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