当前高校大型仪器管理共享平台发展思考与实践
2015-07-07刘昕,孟琳,张超
刘 昕,孟 琳,张 超
(中山大学工学院,广东广州 510006)
当前高校大型仪器管理共享平台发展思考与实践
刘 昕,孟 琳,张 超
(中山大学工学院,广东广州 510006)
分析高校传统大型仪器管理体制的背景现状,总结近几年国家、地方政府出台的关于高校大型仪器共享管理改革的法规政策及当前共享服务较成熟地区的仪器共享协作网站,结合中山大学工学院的网络仪器管理共享系统的实践体会,探讨了高校大型仪器共享服务平台的发展趋势。
大型仪器设备;共享服务法规政策;共享协助平台
高校作为先进技术成果重要诞生地,其综合能力的建设与发展得到各级政府及主管部门在建设经费和政策层面的大力支持。大型贵重精密仪器设备(下称大型仪器)的购置与使用日益成为体现高校科研、人才培养先进水平的重要标志之一,同时也为面向社会研发需求开展测试服务提供了硬件基础。随着高速快捷的校园网的发展,利用互联网资源建立大型仪器网络预约管理系统,进行大型仪器的网络预约管理,是目前高校大型仪器智能化管理的新方向。大型仪器管理共享系统的建设与实施,可大大加强校外、校级实验中心以及二级院系单位基础实验室三者之间大型仪器信息的互通性与共享性[1],提高大型仪器使用效率。另外,进一步利用高校先进的大型仪器服务地方,促进区域性的大型仪器资源共享也是未来发展的重点。
本文拟通过分析传统高校大型仪器管理与共享体制建设的现状,研析近几年各级政府出台的大型仪器共享法规政策,参考国内共享服务较成熟地区的大型仪器协作管理网站,结合本单位大型仪器网络预约管理系统建设的实践体会,总结基层单位参与大型仪器共享管理的成效,以期为兄弟单位大型仪器共享服务管理提供一些发展思路,促进大型仪器管理工作上一个新台阶。
1 高校大型仪器共享平台发展回顾
回顾高校大型仪器管理传统体制,可以在大型仪器的实际管理周期——论证、采购、维护、报废[2]等环节中发现一些弊端,暴露出传统的高校大型仪器管理与共享过程中的共性问题与不足。
(1)盲目采购,轻视全局论证。众所周知,高校大型仪器采购往往依靠“211工程”、“985工程”等学科建设经费,或国家重点建设项目等专项经费的支撑。虽然各级主管部门采取种种措施规范大型仪器的论证、采购、使用及维护等各个环节,但实验室的初期建设规划往往前瞻性不足,大型仪器购置论证方案不是尽可能根据全校、地区全局需求制订,而是按照本院(系)课程开设的需要或局部科研使用便利来建设,一味采购高精尖的贵重仪器,以提升本单位的学科、学术指标,导致实验室建设功能单一或者分散重复的格局,重金购置的大型仪器专属于本院(系)的教研室或课题组,使用范围有限,使用效益不高[3]。
(2)缺乏有效激励机制,大型仪器管理队伍积极性难调动。人与设备是保障高校实验室日常工作正常运行的2个要素。长期以来在多数高校,作为大型仪器直接使用的管理人员——实验技术人员被纳入学校“教辅系列”编制,区别于固定编制的讲师和工程师,处于尴尬的地位[4]。他们的现状是一人负责多台大型仪器的操作及维护工作,同时也要承担必要的本科生实验授课或辅导工作,工作繁重。然而,学校对他们的工作缺少肯定及有效的晋升激励机制[5-6],再加上必要的专业技术知识更新培训机会少,种种因素导致大型仪器管理人员积极性不高、人员流失严重、管理技能欠缺、服务共享意识不强。
(3)仪器利用率不佳,共享普遍难。大型仪器缺乏专项的维修经费,对于大部分科研实验室或科研课题组而言,普通基金项目涉及的相关预算,只能维持仪器运行和耗材采购,一旦贵重设备使用年限超过保质日期而发生故障,高额维修费往往超出上述单位的承受能力,导致设备处于待修、闲置、不能正常工作的状态[7],大大降低大型仪器使用率。早期购置有高精尖大型仪器的实验室因需独立承担高昂维修费用的风险,又缺乏专项经费资助,因此不愿对外共享设备,导致传统大型仪器管理体制下的各高校相关院(系)或专业的实验室缺乏有效的大型仪器共享积极性。
2 管理改革需要政策法规支持
面对传统管理体制存在诸多问题的现状,高校大型仪器的管理迫切需要改革。2004年7月国务院办公厅转发科技部等部门《2004-2010年国家科技基础条件平台建设纲要》,其“指导思想和原则”强调要建设以“突出共享”机制为核心的管理制度,强调打破封闭,建设研究实验基地,以及结合现代化信息网络技术构建的大型仪器管理共享服务平台[8]。该文件强调“共享服务”的精神给传统的大型仪器管理体制注入了新思路。随后各地方科技、财政等相关部门启动筹建公共服务平台。例如,北京科学仪器设备共享服务网推出了首都地区对外和环渤海区域的仪器协作的共享服务,提出由财政经费购置的大型仪器必须加入对外共享服务,加强各行政区域间的仪器协作[9]。2007年8月上海市第十二届人大常委会颁布国内首部有关仪器共享服务的地方性法规——《上海市促进大型科学仪器设施共享规定》,就规定适用范围、参加仪器共享管理单位权利及义务、仪器购置环节共享服务承诺等几方面做了概述性规定。在中共上海市第八届四中全会通过的《上海实施科教兴市战略行动纲要》中明确将建设上海研发公共服务平台作为重要的战略任务。该平台经历了2004—2006年试点运行,初步构建了以共享为核心的制度框架;2007—2010年平台进入推广期,形成技术、法规体系及检测标准相结合的管理制度, 2010至今发展稳定[10]。在珠三角地区,广东省大型科学仪器设施共享服务平台初建于1997年,以《广东省自主创新促进条例》、《广东省大型科学仪器设施共享管理办法》及配套实施细则为政策支持。2011年广东省人大常委通过的《广东省自主创新促进条例》具体细化了大型仪器加入共享服务的管理。其中第十二条指出利用国有资本采购的价值30万以上的大型仪器参加共享的必要性与义务;第十三条明确了在国有资本申购大型仪器购置环节中,必须把大型仪器的对外共享服务的明确时段及共享范围和方式等服务承诺列入申购项目报告内;第十四条规定了大型仪器共享服务信息的报送时限。高校的共享服务毕竟不是以盈利为主,因此国家地方相关政策法规支持显得尤其重要,如广州地区大型科学仪器协作共用网推出的专项资金和优惠测试项目申请,给共享服务提供方和用户提供了保障。截止2013年广东省范围内已有21家高校及科研院服务单位加入该平台,数百件共享仪器设备涵盖了分析、计量、医用诊断、天文、大气探测等12大类,有力地推动了地方经济产业研发及升级[11]。
由此可见,国家提供良好的大环境有利于倡导、激励高校踊跃加入对外协作共享服务平台;“共享服务”作为大型仪器管理的新指导原则,打开了传统实验室封闭的大门,也打破了大型仪器专属私用的格局,提高了大型仪器的利用率。各地高校除了加入地方政府的大型仪器协作共享队伍,同时也可结合本校特点建设大型仪器管理共享平台。
3 高校大型仪器管理共享平台的发展
高校的大型仪器主要分布在学校的测试部门与各院系,利用互联网信息技术,建立大型仪器管理共享平台,将这些分散的设备集中管理并对外共享服务,可改善校内各单位大型仪器私有化及服务信息封闭的缺点。仪器管理共享平台也经历了由简易到智能的发展过程,早期大型仪器管理平台以“电子预约记录本”形式出现,管理员将大型仪器信息公布在预约网站上,使用者注册后可以输入大型仪器的预约使用时间,由管理员在后台审核处理。这类管理平台只是简单实现了预约记录电子化[12]。被预约的时段是否可用,还需要管理员人工处理。对大型仪器管理人员而言,这种方法相较传统电话预约工作量并未明显减少。另外,测试用户使用大型仪器预约系统过程中信息的流向是单向的,缺少系统信息反馈(见图1)。
图1 传统仪器预约系统信息流向示意图
伴随着校园网、Web技术、射频识别技术及集成网络的发展,并结合用户体验不断改进,高校大型仪器管理共享平台已得到长足的升级与发展。新一代的管理共享平台可以实现系统对大型仪器的智能化管理,亦即通过中央服务器及局域网将大型仪器联网控制,加装终端控制模块,结合射频识别实时监控大型仪器的使用情况,将大型仪器的使用数据反馈给管理共享系统,大型仪器使用者可以访问系统网页,注册账户,获得管理员授权后,进入大型仪器预约界面了解大型仪器的空闲时间,根据实验安排自助预约大型仪器使用时段,可以双向完成与系统的信息交互,达到了智能管理的效果,大大降低人工管理的工作量(见图2)。
图2 新一代仪器预约系统功能模型图
4 高校大型仪器管理共享平台的实践体会
对比早期管理平台电子记录式的单一功能,新一代的大型仪器管理共享平台提供了使用者与平台之间数据信息双向反馈功能,真正实现大型仪器的管理智能化与共享,很大程度上缓解了实验室技术人员繁重的管理工作。目前,新一代大型仪器共享平台稳定发展,并实现了市场化;广州市已有数家大型专门设计实验室设备管理系统的信息科技公司和若干同类工作室,学校可以结合自身实验室特点定制特色化的智能大型仪器管理共享系统。以中山大学工学院的大型仪器服务与管理平台为例(http://222.200.176.161:8081/),该平台在新一代大型仪器管理系统的基础上进行了特色功能定制及软件升级,整套系统平台兼容了在线预约、用户经费管理、自动扣费、数据网盘保管等功能(见图3)。
图3 中山大学工学院大型仪器预约管理共享平台功能模型图
4.1 图3中有关问题的说明
(1)对登录系统的人员进行身份权限认证。平台普通用户的注册规则是仪器使用者必须关联一名项目经费负责人方可提交申请,普通用户进入用户中心界面,管理员既可以进入用户中心界面,也可进入后台管理界面。整个系统的网站首页信息包含通知通告、仪器展示、开放流程、收费标准、管理制度、对外服务、下载中心。
(2)供用户查询当前测试账户余额、预约设备及仪器使用机时和花费、测试数据在线下载等用途,对于导师用户,可以查看名下学生用户的大型仪器使用情况。整套系统可自动统计使用机时及测试费用。
(3)供管理员办理用户注册审核、测试服务预约、大型仪器预约及使用情况管理和导师用户测试账户充值、通知公告发布、预约规则与计费规则发布等管理事项。大型仪器的终端控制采用射频识别技术,用户经预约成功后可刷卡上机操作。硬件终端控制器可对电源控制、电脑控制两大类仪器设备实现智能控制。
(4)在大型仪器测试间内增设视频监控,将视频监控点与设备及门禁关联起来,加设视频安防系统集成到共享服务平台中,可查找和浏览监控范围内的视频信息。
4.2 共享平台的成效
截至2014年9月,分别有学院下属的生物医学工程学科团队和力学实验教学示范中心的大型仪器加入到共享平台中,其中生物医学工程学科团队的大型仪器共计29台,单价10万元以上的22台。力学团队的贵重仪器共计3台,共享平台内大型仪器总值已过600万元。共享平台给实验室大型仪器管理带了很多显著成效:
(1)节约人力管理成本。实验室技术人员作为共享平台的管理员只需给系统注册的测试用户资质审核并安排首次使用培训,培训合格者给予平台使用授权,系统后期的大型仪器使用,完全由使用者独立完成。大型仪器的预约情况在系统网站上一目了然,无需管理员的人工协调。一旦预约成功,用户刷卡使用时,系统后台自动记录用户的使用信息,便于测试结算或故障查询。
(2)提高大型仪器使用率。系统人性化地设定了3个可预约的使用时间长度:60 min、30 min和15 min,管理员可以根据测试特点,定制合适的预约时间段,使得待机间隙缩短,增加了有效使用机时。2013 年8月引进大型仪器管理共享平台以来,大型仪器有效使用总机时比2012年同期增长了46%。
(3)有偿使用,“以机养机”[13]。对于已经完成科研或教学任务且有空闲机时的大型仪器,适度对外提供共享服务,即校内外单位或者校外用户都可以在大型仪器管理共享平台内注册使用,管理员制定合理的测试计费规则,对外共享有偿使用,测试收入可以补贴部分维护费用。
(4)激活实验室的新生力量。本学院的专职实验室技术人员毕竟有限,针对共享系统中的测试服务预约需求,本平台采取管理员带研究生的“1＋N”管理模式,积极鼓励研究生和本科生投入到大型仪器管理和代测试工作,有利于培养学生责任感。通过定期技术培训,更加了解大型仪器性能,有助于学生的科研项目顺利进展,同时也保障大型仪器使用安全。
5 结束语
高校的大型仪器共享开放服务符合当前国家对资源合理可持续化利用的发展策略,引进大型仪器管理共享平台,有效改进了高校仪器资源浪费、使用效益不高的现状。兼容智能化管理系统的共享平台不再是地方政府或校级单位专属配备,现今已经越来越多被引进院级的一级学科科研和教学实验室内,实现大型仪器共享高度化和基层化也是日后发展必然趋势。诚然,共享平台的出现给高校大型仪器管理带来的利大于弊,但如何推进高校大型仪器共享最大化、提高管理效益,不可能通过单一途径得到一劳永逸的解决,必须通过多方共建、协同创新,从实践中寻找大型仪器开放管理新思路。
References)
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[13]刘惠玲,胡玉梅,黄涛.高校大型仪器设备开放与共享管理的改进[J].实验技术与管理,2011,28(10):198-200.
Thinking and practice of current development of sharing and management of large instruments in colleges and universities
Liu Xin,Meng Lin,Zhang Chao
(School of Engineering,Sun Yat-sen University,Guangzhou510006,China)
This article analyzes the background and situation on the management mechanism of large equipment in the universities,draws attention on regulations and policies of the state and local goverments on opensharing in recent years,and referes to advanced sharing platform of large scientific instruments website.In the end,this article also introduces our practices in the establishment and operation of the online scheduling/ booking system for large-scale instruments and equipment in the School of Engineering at the Sun Yet-sen University.The development trend of network intelligent management and sharing is also disccussed briefly.
large-scale instruments and equipment;regulations and policies of sharing;open-sharing platform
G482
B
1002-4956(2015)4-0266-04
2014-09-23修改日期：2014-10-29
刘昕(1986—),女,江西赣州,硕士,助理实验师,主要研究方向为生物医学工程、大型仪器设备使用与共享管理
E-mail:liuxin57＠mail.sysu.edu.cn
张超(1975—),男,河南许昌,博士,副教授,中山大学工学院实验教学中心主任,主要研究方向为生物材料.
E-mail:zhchao9＠mail.sysu.edu.cn
