论信息系统项目的计划和监控

段少远

（阿克苏地区拜城县水利局，新疆 拜城县 842300）

论信息系统项目的计划和监控

段少远

（阿克苏地区拜城县水利局，新疆 拜城县 842300）

拜城县农村饮水安全管理信息系统项目是在国家提出改善民生的大水利政策指导下启动的，该系统为用户提供了工程规划、工程建设等十大主要业务功能，项目总投资680万元，建设期为1年。系统于2014年4月30日成功上线并顺利通过了验收，得到了用户的高度评价。本文结合项目管理实践，以拜城县农村饮水安全管理信息系统项目为例，讨论了信息系统项目的进度管理，主要从计划的编制、实施、监控和纠偏等几个方面进行了阐述，总结了项目进度管理方面的经验和不足。

信息系统项目；计划；监控

拜城县农村饮水安全管理信息系统项目在国家提出改善民生的大水利政策指导下于2013年5月正式启动。该项目由拜城县水利局发起，旨在为全县各级水利部门提供一套集饮水安全工程规划、工程建设、运行管理、数据采集、收费管理、实时查询、统计汇总和资料档案等十大主要饮水安全业务于一体的全县农村饮水安全管理信息系统。该系统采用浏览器/Web服务器/应用服务器/数据库服务器四层J2EE体系结构。数据库服务器采用Oracle llg，应用服务器采用Weblogic llg，业务逻辑层组件主要采用 EJB 3.0，界面层主要采用ExtJs 3.3/Ajax/Servlet/JSP技术实现。项目总投资680万元，建设期1年。在项目的建设过程中，由于系统建设规模大，有1.2万多个功能点，建设时间紧，用户要求在2014年5月30日前所有功能子系统都必须全部上线。为了保证项目如期按质按量顺利完成，在项目团队的努力下，通过有效的项目管理特别是出色的计划和监控管理，使本项目获得了良好的绩效，取得了可喜的成绩。

为保证项目达到预定目标，必须加强对项目进度的控制，因为一旦项目进度延误，项目就难以在预期内完成。在进度管理中要把人员的工作量与花费的时间联系起来，合理分配工作量，采用有效分析方法严密监视项目的进展情况，并对出现的偏差及时进行纠正，以保证项目在预期内顺利完成。本文从项目计划的编制、实施、监控和纠偏四个方面进行了阐述。

1 计划阶段

拜城县农村饮水安全管理信息系统项目是一个信息系统集成项目。因此，首先要加强项目进度管理控制。项目启动后不久，在了解项目初步范围的基础上，制定了初步的、概要的“项目管理计划”；然后邀请所有项目干系人以及有关专家，以项目章程、项目范围说明书、项目管理计划为依据，采用规划会议和分解技术把工作包分解到具体的活动中，形成一份详细的“活动清单”；利用活动定义的结果，采用单代号网络图法和确定依赖关系技术制定出项目进度网络图；采用自下而上估算、参数估算、三点估算等方法和技术估算出活动资源和活动历时；采用关键路径法、资源平衡、关键链法、假设情景分析和公司统一采用的项目管理软件，制定并调整出项目的进度计划。并且在项目实施过程中，根据项目的实际情况，对该计划进行了必要的调整。

2 执行阶段

我们知道，指导和管理项目执行就是执行在项目管理计划中所定义的工作，以实现项目目标的过程。在本项目中，根据多年的项目管理经验和灵活运用项目管理方法，通过经常对项目的实施进行指导和检查以及加强项目团队建设，抓好项目的落实，保证项目的质量。同时，积极与项目干系人进行沟通和协调，报告项目的实施情况，准确把握好全局，确保项目顺利进行。

例如在质量保证方面，在公司质量保证中心的指导下，执行好公司要求的项目管理过程，同时全力支持QA对该项目的质量审计，发现问题马上整改，绝不含糊。另外，对QA采用质量审计等工具审计项目后提交的“项目质量审计报告”中提出的问题和建议，我们都会积极认真对待，把问题落实到具体责任人，并确定改进期限，对好的建议和意见，我们会立即在后续项目管理中及时采用。

例如在信息分发过程中，对外对内我们采用不同的信息分发方式。对项目外部干系人，我们主要采用书面方式进行信息分发。例如甲方领导和项目负责人最关心的是项目进度、成本和质量情况，我们每周就收集项目进展情况，形成项目情况简报，以书面方式上报甲方领导和项目负责人。对项目内部人员，我们主要通过电子邮件、每周例会、共享服务器等方式进行信息分发。例如要求项目团队成员在软件开发过程中，严格按照配置管理流程及时将配置信息提交至配置管理库，以保证其他项目成员能及时获得最新项目信息。在项目各干系人的大力支持下，通过项目团队成员的共同努力，项目实施进展顺利。

3 监控阶段

在项目进度控制方面，我们利用公司在网络版Project基础上二次开发的功能模块进行进度监控。各项目团队成员只需要填写每天工作的完成情况，该模块就可以自动统计出工作绩效，并展示实际工作进度与计划工作进度之间的差异[1]。另外，我们每周周五下午会召开项目例会，在例会上，各小组负责人需要用PPT向相关领导和项目团队成员汇报各小组的工作完成情况、存在的问题和改进措施等，会后形成正式会议纪要并安排专人跟踪落实，如果发现出现了进度偏差，我们要求立即采用加班或快速跟进技术予以解决。通过这些有效的进度和绩效监控工具的综合使用，在很大程度上保证了项目进度的可控。

4 纠偏阶段

我们知道，里程碑计划是项目控制的重要检查点。在每一个里程碑我们都采取小组会议的形式，对本阶段的工作进行确认、总结。在各里程碑点采用挣值分析方法对项目进度绩效指标（SPI）及成本绩效指标（CPI）进行监控，同时根据项目的阶段偏差，采取了恰当的纠偏措施。例如在需求开发里程碑计划中，由于我们对水利行业的一些工作业务流程熟悉度不足，加之客户方对部分系统的功能也未能清晰表述，导致需求阶段用在编制用户需求规格说明书上的时间超过即定计划，而且后期又花了较多的时间同用户反复沟通、确认，使得整个里程碑的计划偏差达到12%，不得不在后续的设计工作中，从其它项目组抽调了1名资深且从事过水利信息化项目的设计工程师加入到后一阶段的设计工作中来，从而保证了后续计划的按时开展。

通过有效的项目管理特别是出色的进度管理，项目于2014年4月30日提前1个月成功上线并顺利通过了验收。项目完成后，我们对项目实际数据进行了统计，发现该项目的总生产率比公司的标准生产率提高了9%，实际成本比预算少花了8%，人月成本也比公司标准人月成本降低了7%。工作效率的提高和人月成本的下降与我们良好的进度管理是密不可分的。

虽然项目取得了一定的成绩，然而，在本项目的进度管理方面，也存在着一些问题，需要我们在以后的项目管理过程中不断改进，如：（1）进度监控还有不到位的地方，曾有个别成员虚报进度，影响了项目工作的正常开展；（2）如何解决好赶工和项目质量之间的关系，这些方面的工作还有待改进和提高。

[1]徐赟.浅谈管理信息系统及项目管理应用[J].大科技，2013（21）：2-3.

2014—12—05