会计信息化环境下内部控制

吕延龄

摘 要：在会计信息化环境下，集中处理数据会使会计工作管理、会计信息化控制方式、手段及内部控制的范围都发生了较大变化，加大了内部会计控制的困难程度。因此，应进一步深化产权制度的改革，加强会计信息化企业的组织控制和对会计软件研制工作的指导检查，重新构建一种较完善的内部控制体系或采用更好的控制方式，来搞好内部会计控制。本文开端通过对会计信息化的概念和内部控制的理论进行讲述，分析比较不同环境条件下的内部控制的不同特征。并结合X轻控股有限公司会计流程再造的例子，就如何完善会计信息化内控体系进行浅显的研究并提出新想法和建议。

关键词：会计信息化；内部控制；业务流程再造

一、会计信息化环境下内部控制的概念及意义

1.会计信息化

会计信息化，是指融合了会计理论和信息技术的结合体技术，其中融合了许多计算机方面的科技技术。除此之外，现在发展最迅速最前端的信息和网络技术也应用到会计信息化当中，这使得会计信息化不仅仅是针对信息的简单处理，还大大扩展了其范围和含义。企业中原有的各自信息孤岛在互联网技术下相互连接起来了，企业在各方面的信息也得以融合在一起。

会计信息化能够实现企业信息共享，结合员工流、物流、资金流等各个方面。从更深一层角度去理解，会计信息化体现的是一种科学经营管理的思想，因为企业信息共享的数据能够及时准确的传递关键有效的信息，为企业经营、控制、决策和运行提供了结实的保障。概括而言，会计信息化能够体现出，会计是一种企业管理工具，能够加深财务会计的计划、组织、控制以及决策等管理职能的工具。

如果说会计电算化是手工会计记账的第一次飞跃，那么会计信息化就是在会计电算化基础上产生第二次质的飞跃。从哲学的角度来讲，会计信息化是财务会计工具不断升级的必经之路，是一种历史发展的必然。

2.内部控制

内部控制，是指一系列的政策和程序，而不是一个简单的条文性地制度和规范。内部控制通过俯视全局，整体把握对企业日常生产经营活动，在能够提高经营效率、实现企业发展战略的前提下，保证企业业务活动符合国家的规章法律、企业自身的资产安全完整，而形成的一系列的政策和程序制度。内部控制的目标有：实现企业发展战略目标、提高企业经营效率和效果、合理保证财务报告及相关信息真实准确、合理保证企业资产安全完整、合理保证企业经营合法合规。

二、会计信息化对企业原有内部控制体系带来的影响

任何事物都有两面性。但由于会计信息化的升级，管理部门的重新构造和会计人员及岗位组成结构相应提出了更高的要求，也带来了许多特定的问题和挑战，可以说对企业原有内控体系造成了明显的冲击。

1.内部控制环境发生改变

企业内控体系的环境变化主要分为两点。

首先是由简单到复杂，包括两方面：一方面传统的财务部门只是简单地由会计专业人员构成，而会计信息化的现代会计部门有多种工种组成——财务会计专业人员、计算机管理人员以及财务会计软件专家等；另一方面传统的财务部门只是简单地对手中的数据进行核算、汇总储存处理，而会计信息化的现代会计部门已经通过管理决策软件进行更为复杂的经济业务，如各种业务活动预测、各种资源规划等。

其次是由复杂到简单，也包括两方面：一是在电子单据形成的同时可以通过网络通讯快速的传递财务部门，会计财务工作人员一旦处理完经济业务，所有相关的会计信息都会通过会计信息系统自动输出，瞬间就可以完成从原始单据凭证到最终会计信息处理的过程，省去了中间的时间差和避免了人员交流产生的误差；二是现在信息化系统下，一个部门甚至一个员工就可以完成原本需要几个部門共同合作才能完成的经济业务活动。

2、内部控制内容更加广泛

有效的内部控制要求，在会计工作人员事先进行审核和输入计算机形成电脑中的原始数据时，要规范化、标准化，以保证会计信息的质量和可用性。而且，如果不进行有效的内部控制就会出现很大的风险，因为会计信息化是以计算机网络为记录工具，导致集中了相对关联的职责权限。同时，会计信息化系统中，是将经济业务记录到电磁介质中，实现会计电子核算无纸化。但由于电磁介质很容易损坏，增加了丢失、损毁的风险。所以必须加强内控建设，规范会计档案储存形式，尽量规避会计档案无纸化和电脑操作无形化带来的各种风险。

3、财务及其他企业管理人员需要转型

在账簿会计核算系统中，对会计工作人员的要求很低，只要懂得会计专业知识、精通财经法律法规即可。但在新形势发展环境下，手工记账逐渐被电子化替代，会计人员的主要工作任务变成会计凭证的录入和审核，由核算型向管理型转移，变成会计工作的重点。因为会计信息化系统是一个人机交互系统，只懂得会计专业知识远远不够，还要懂得有关的电子计算机信息知识、网络知识。会计信息化是会计理论、会计实务操作与电子计算机应用技术以及网络信息技术的有机融合，所以既懂计算机又懂会计专业知识和相关管理知识的复合型人才的培养非常重要。

三、XX控股有限公司状况分析

XX控股有限公司原来的企业状况如下：不符合市场经济的要求，管理业务不科学，组织结构很混乱，流程安排不合理，基本的规章制度的制定有很大欠缺，企业上下沟通或横向沟通渠道有障碍，没有统一的信息渠道，消息传递容易出现断层、误差和时间停滞差；财务人员数量很多，但工作人员的职能和素质都相对比较低，缺乏自主管理权，几乎是“要钱”和“报销”的代名词了，而且由于企业内控不完善，贪污“小钱”的事情时有发生；会计部门只是一种记录工具，而不是采集工具，这导致同一项经济活动的有关联的数据先经过了非财会人员的手再到达专业财会人手中，大量对管理企业有用的信息被忽略，因此，难以满足管理的需要；会计部门由于流程先后原因，产生的资金流信息总会比物流信息慢一拍，账目上的数据没有实时性，体现的不是当时时点的余额，致使公司从效益角度上对经营生产活动进行实时控制。

对于目前的这种状况，公司经营者深刻地认识到企业持续经营存在很大风险，想要改变这种颓败的企业状况，只有先化为“零”，然后将企业会计系统被期望且能达到的理想功能罗列出来，通过集体考虑、综合想法，筛选出符合成本——效益原则的最关键、最基本的系统功能，最后优化组合成理想且能达成的新会计系统。

1.存在的问题

熟悉了解企业现存的问题、不足和缺陷是提出解决方案的首要前提。

XX控股有限公司原本存在的会计循环流程如下：填制凭证——登记账簿——编制报表。核算比较严格，但流程很简单，这样的构造使得会计流程及时在内控方面发挥一定的牵制作用，但会产生时间差，不能发挥会计报告的真正作用而且会计报告要表达的信息也单一。其在信息沟通方面存在的问题如下：会计系统单项业务模式性质严重，各个核算子系统之间联系不紧密，甚至是分离开来的，难以形成信息共享，且一个个信息孤岛致使会计信息相对比较零散，汇集比较麻烦，传递更是滞后的。缺点：信息不共享，订单、付款和收货是分开部门进行的，却没有及时的沟通交流。会计、采购、验收部门账目和货物不符、账目和账目不符的情况时有发生。

2.解决方案

通过上面的流程图可以很明显地看出财务会计部门和采购部门各自成为信息孤岛。而且，在各种凭证的核算、汇总及储存过程中一旦出现什么微小的问题，很难查明原因，积少成多，给公司持续经营造成隐患。这时，有效手段之一是从管理入手。通过科学合理地优化和改造公司业务流程，运用 BPR，并与信息和网络技术相结合，通过信息系统可以牢牢地控制每一项业务活动的处理过程。

（1）实施前的准备

凡事预则立，不预则废。同时，任何事物都是有双面性的。会计业务流程再造的关键点就是制定目标，然后根据长期目标，确定短期目标，制定相应的实施方案步骤。

①制定目标：对关键业务的流程改造之后，企业经营者以会计实时控制系统为中心，利用现代化信息网络技术方法统揽监控全局，会计信息需求者通过及时地获取准确、可靠的信息，大大增强了决策正确性，为企业不断发展壮大提供了有效的信息保障，增强了企业资产不断增值的可能性。

②制定战术：根据制定的战略目标制定战术。首先，要了解熟悉再造的所有业务流程，其中的细节也要做一些调查，形成业务流程再造的工作底稿。其次，筛选出其中比较先进的手段留作备用。将其他的程序化为“零”，根据最基本、最关键的目标形成一套流程。然后将信息技术加入到其中有用的地方，之后再利用集体优势，为这套流程“添血添肉”。最后，处理细节和不同部门的联系，达成信息共享，让实施性质的信息传递成为现实。

（2）XX控股有限公司会计业务流程再造

XX控股有限公司实施会计业务流程再造，要秉承一定的原则和遵循制定的目标，尽量结构简单化、步骤规范化、业务自动化，企业会计业务流程再造的目的就是为了企业的持续经营，增加经营效率的目标不变。

①再造后的会计、采购部门业务流程：

优点：通过网络数据库，实现了信息共享，减少了信息传递的时滞差。通过网络，供货商可以与购买单位进行账目核对，企业内部不同部门之间进行账账核对、账目和实物的核对，大大减少了错误率。

会计流程再造中利用高科技网络技术，实现了企业内部的业务信息的汇集，实现了资源共享，有很强的开放性。企业实行会计信息化，使得同一经济业务的相关数据可以被财会和非财会人员共同获得，保证了可能存在的管理信息不被遺漏，保证了会计信息系统和其他部门系统的记录储存的数据相一致，使得资金流信息和物流信息可以随时“保持联系”，使得财务账目和会计报告上体现的数据时当时时点的余额，保证了企业经营者对经济业务活动进行实时控制。在经济环境瞬息万变的今天，会计信息化保障了信息的及时性、相关性，保证了其存在的价值。

四、启示

物竞天择，适者生存。在如今的世界“大战场”中，企业想要获得持续经营、不断发展壮大的机会，就必须实行会计信息化，并且加强会计信息化环境下的内控体系建设。

实行会计信息化是企业继续存在的必然，是一种历史发展的必然。会计信息化是企业管理工具不断升级的当前阶段。但同时，企业是一个整体，关键因素包括人、技术、文化，人员是会计信息化的参与因素，文化是保证因素。成功实施会计信息化需要多种因素的配合。当然，在实施会计信息化的过程中不能忽略了总体经营战略思想、作业流程中的联结作用，要考虑经营流程设计和管理流程之间的联系。企业想要发展，必须真正准确的掌握好会计信息环境，制定有效的内控体系。企业所处的经济大环境是瞬息万变的，特别是在会计信息化环境下，建设有效的内控体系必须准备好，随时迎接新问题和新挑战。因此，对企业内部控制的研究不能停止间断，必须不断研究挖掘，才能保证企业在社会主义市场经济“商场”中正常运行。（作者单位：北京工商大学商学院）

参考文献：

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