浅析住房公积金的档案管理

熊应长

摘要：住房公积金档案是缴存单位及其在职职工从最初缴存住房公积金、中间提取、贷款、个人账户变更到个人离、退休全额支取并销户的全过程中形成的应当归档保存的全部资料信息。现行档案具有产生原因的多样性、整理的随时性、利用的针对性的特点，存在重视性认识不够、收集不完整、管理人员力量薄弱、利用率低下、信息化程度低的缺点，为此，应采取高度重视档案管理工作、规范管理住房公积金档案、严格执行查阅审批制度等措施来规范管理住房公积金档案。

关键词：住房公积金档案；档案特点；存在问题；管理对策

住房公积金档案是指建立住房公积金制度的单位及其在職职工，从最初缴存住房公积金、中间提取、贷款、个人账户变更到个人离、退休全额支取并销户的全过程中形成的应当归档保存的全部资料信息，是缴存单位及职工住房公积金账户设立、缴存、提取、使用、变更、注销等活动的原始记录，是住房公积金管理中心、缴存单位做好住房公积金规范化管理工作的基础保证和客观依据.如何在住房公积金日常管理中，做好住房公积金档案管理，确保住房公积金资金安全运行，成为各地住房公积金管理中心必须解决的实际问题。

一、住房公积金档案的特点

1.住房公积金档案产生原因的多样性

缴存单位有党政机关、企事业单位及个体工商户，在缴存开户时，提供的开户资料是不一样的；账户分立、合并、转移，分本市和外地；提取分职工自己提取、单位经办人提取、职工死亡后继承人提取；公积金贷款形成的资料更趋复杂，业务类型不同，形成的档案必然种类繁多。

2.住房公积金档案整理的随时性

随着住房公积金制度的不断发展，各个管理部均建立业务办理大厅，每天业务处理完毕后，每个窗口必须将当天形成的住房公积金材料及时整理装订，按照业务办理日期登记造册归档，便于日后查询使用。

3.住房公积金档案利用的针对性

住房公积金档案是用人单位及缴存职工履行缴存义务和享受公积金贷款的原始凭证，主要分财务档案和贷款档案两大类，涉及资金变化的主要是财务资料，住房公积金是政府强制归集的具有储蓄性质的资金，必须日清月结，不能出现任何风险损失，而住房公积金管理中心内部审计，财政、审计部门监管，离不开最初的财务票据，而贷款档案从最初受理，借款人填写贷款材料到最后住房公积金放贷，形成档案时间较长。住房公积金贷款档案能够还原借款人当时的历史原貌，真实可信，具有法律效用，可以将贷款风险降到最低，加之贷款经办人员变化大等特点，住房公积金中心对贷款逾期催收均以原始档案为依据，增强风险意识，切实维护住房公积金资金安全。住房公积金档案除给公积金管理提供服务外，更多的是方便职工查询个人住房公积金缴存、提取、账户转移情况，主要是服务电话12329、网络查询及网点窗口等形式。缴存职工在公积金结息日6月30日后可凭公积金对账单查询自己近一年的个人公积金账户变化情况。

二、目前住房公积金档案管理中存在的问题

1.对档案管理工作的重视性认识不够

2002年5月13日国务院下发的《关于进一步加强住房公积金管理的通知》中要求各级住房公积金管理机构，“要加强贷款风险管理，健全贷款档案管理制度”，现阶段仍然有人认为，只要档案不丢失就可以了，公积金档案随便放，到查询使用的时候，才发现档案的混乱不堪。没有充分认识档案对公积金管理的重要性。

2.档案收集不完整

现阶段，随着住房公积金业务的不断发展，各级住房公积金管理中心及基层管理部形成的文件、报表、凭证不断增加，公积金档案保管还没有全国统一的规范性的具体要求，在收集、整理、审核档案的过程中，完全按照工作习惯将资料整理装订。对档案整理中的有些项目自作主张地不填或者随便填写。

3.档案管理人员力量薄弱

近年来，缴存单位、缴存职工不断增加，归集、贷款资金总量突飞猛进，但是住房公积金管理中心的工作人员并没有有效增加，档案管理人员明显不足，加之不少档案管理人员没有受过专业培训，大量使用临聘人员管理档案，这部分人员工作经验不足，缺乏公积金业务知识，不懂计算机操作技能，常常造成档案不能及时归档和完善，不能充分发挥档案价值，直接影响到档案的管理水平。

4.档案利用率低下

公积金管理中心档案管理主要停留在原件阅览、借出和复印阶段，服务手段落后，服务对象狭窄，大部分为缴存单位和缴存职工。特别是贷款过程中，相当一部分档案采集来源于银行和社会公众部门，而住房公积金中心的档案完全可以与银行和社会公众部门交流。超过一定年限的档案也未向档案管理部门移交，导致档案利用率低下。

5.档案信息化程度低

现今社会已进入高速信息化时代，而公积金档案主要停留在纸质时代，档案管理人员日常大量的工作就是整理纸质档案，对档案的信息化管理不高，数字化、多媒体化程度低，限制档案的社会化共享，纸质档案既占用空间，在借阅时又易造成损失，导致管理成本上升。

三、加强住房公积金档案管理的对策

1.高度重视档案管理工作

住房公积金管理中心要成立住房公积金档案管理工作领导小组，设立办公室，协调解决档案管理中的遇到的难题和困难，将档案管理列入各基层管理部目标考核体系中，明确专人进行档案资料的收集、整理、审核等工作，确保档案的真实准确和完整齐全。多种形式培训档案管理人员，使之成为既懂公积金业务又懂管档案理的复合型人才，促使档案管理上水平。

2.规范管理住房公积金档案

住房公积金档案涉及广大缴存者的切身利益，按照《档案法》和《住房公积金管理条例》之规定做好档案管理制度设计，依法管理档案，形成规范化的操作流程。由于档案的不可再生性，档案室要具备防霉、防水、防火、防潮、防盗等条件，各地公积金管理中心及基层管理部要以创建AAAA级档案室为目标，投入资金上硬件，安装计算机档案管理软件，实现档案管理电子化、信息化，确保缴存单位及职工查询方便快捷，实现日常业务处理电子化，建立计算机数据库远程备份，严防数据丢失，确保计算机信息安全，实现档案管理高标准。

3.严格执行查阅审批制度

住房公积金是职工的住房储金，作为一种职工个人档案，具有保密性的特点，住房公积金中心应为缴存职工信息保密。档案管理人员要严格执行档案借阅规定，查阅档案之前必须履行批准手续。对借阅归还的档案应认真检查，防止纸质资料的丢失、损毁，对不按查阅审批制度办理查阅手续，造成严重后果的追究相关人员的法律责任。

结语

住房公积金档案管理是住房公积金管理的重要组成部分，是住房公积金管理所有业务的最后总结，是检验所有工作好坏的标尺，体现着公积金管理中心的管理水平，要积极探索新型档案管理模式，完全实现公积金档案信息化，充分发挥档案的使用价值，提高档案的使用效能，更好地促进住房公积金事业的不断发展。（作者单位：陕西省安康市住房公积金管理中心市直管理部）