中等职业学校档案信息化管理的问题和对策

刘晓

摘 要：近年来，我国的中等职业学校获得了较大程度的发展。而随着其学生数量的增多，学校规模的扩大，对于档案管理这项工作也提出了新的要求。本文就中等职业学校档案信息化管理的问题和对策进行一定的研究。

关键词：档案信息化；管理；问题；对策

中等职业学校是为我国培养专业技术人才的重要场所。近年来，人们对于中等职业学校所具有的认可度也在不断提升，使其无论是办学规模还是学生数量都得到了较大的提升。在这种情况下，传统的档案管理模式已经不能满足学校日益扩大的需要。对此，需要通过信息化的方式对档案开展管理工作。

一、档案信息化所存在的问题

1.认识不到位

在部分职业学校中，学校领导往往没有对档案管理这项工作引起充分的认识，认为档案管理仅仅是对资料的管理，这项工作开展的良好与否对于学校的整体发展影响不大。这就使得部分学校在经费以及人员方面都没有对档案管理工作给予足够的支持。甚至部分学校并没有设立专门的部门对档案进行管理，即使有也是由其他人员兼职该项工作。这种情况的存在，则会对档案工作的有效开展产生非常不利的影响。

2.人员素质参差不齐

在很多职业学校中，负责档案管理工作的人员普遍年龄较大，且绝大部分人员无论是实践经验还是专业知识都存在着较大的不足，档案整体管理队伍所具有的素质不高。同时，一些人员在档案管理方面缺乏责任心，认为只要不泄密、不丢失即可，对于新式的信息化档案管理工作缺少足够的热情，甚至部分人员由于对计算机操作不熟练而对该项工作存在较大的畏难情绪。

3.制度不健全

目前，对中等职业学校的档案管理工作如何开展，需要开展到什么程度，相关部门还没有制定一套统一的要求与规范。而在技术层面，学校档案工作也往往缺少一套统一、全面的标准，使工作出现了浪费以及重复的现象。而在信息化档案管理的软件方面，也缺少足够的应用研究与开发，软件所具有的功能不能满足档案管理工作的要求。

二、提升中职院校档案管理工作的方式

1.加大资金投入

对于中等职业学校来说，需要对档案管理工作有充分的认识，在与本校实际情况充分联系的基础上制定出一套适合本校的档案信息化建设标准，并在学校领导大力支持的基础上加大资金投入，拓宽资金的来源渠道。而在条件允许的情况下，也需要在相关技术部门支持的基础上，使本校的档案工作得到更好的开展。

2.加强信息化建设

在有资金保障之后，中等职业学校就要对开展档案信息化工作所需要的软件和硬件加大投入力度。首先，要加强管理人员对相关数据、文字资料以及档案管理软件的培训，使其通过培训工作的开展，在对计算机技术进行良好掌握的基础上，能够对档案管理软件进行更好的利用与开发。同时，也应当在原有的基础上进一步提升对电子文档的全过程管理工作。对于电子文档来说，由于其自身性质的不同，为了能够对其所具有的真实性进行保障，需要对相关原稿做好收集与整理工作，保证电子文档能够同纸质文档建立起科学的标识关系，以便在对档案进行查找时能够对其更好地利用。

3.规范档案信息化管理

在日常工作开展的过程中，中等职业学校也需要针对本校实际情况建立一套统一的上网目录标准。同时，也应当保证档案工作所具有的规范性，通过网上信息查询系统以及档案管理制度的建立与完善，使本校的档案管理制度同档案信息化管理工作保持良好的联系。此外，为了对档案管理工作进行进一步的规范，学校还需要建立电子文档管理、电子文档查阅、信息系统管理以及库房管理等制度。

4.加强人才队伍建设

对于档案信息化管理这项工作来说，对工作人员的业务水平和综合素质都有更高的要求。为了保证相关人员更好地满足档案信息化工作开展的需求，就需要对现有的档案人员进行全面、科学的培训工作，通过对技术知识的学习以及知识结构的更新，使其能够对档案信息分类、档案信息收集、档案信息组织以及计算机水平等进行提升，使他们在提升自身创新能力和科研能力的同时，更好地适应时代要求。

三、结束语

档案信息化建设是当今我国中等职业学校总体建设的重要一环。我们对中等职业学校档案信息化管理的问题和对策进行了一定的研究，需要中等职业学校把握重点，通过良好方式的应用，提升自身档案信息化的管理水平。

参考文献：

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[2]孙洪光.中等职业学校档案工作之我见[J].黑龙江档案，2012（1）：78-79.

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