浅谈如何加强民政档案管理

姜洪刚

摘 要：民政工作历史悠久，内容丰富，涵盖面广，作为记录民政工作历史的民政档案不但门类广数量多，而且作为维护群众权益的原始凭证，民政档案管理不仅对民政部门很重要，是其一项非常重要的基础性工作，同时，它还是国家档案事业的组成部分。如果能科学地管好用好民政档案，对民政部门职能的充分发挥和各项工作的顺利开展是很有积极意义的，此外，该项工作还密切关系着群众的社会权益和切身利益。因此要认清民政档案管理工作的意义，发现其中的问题，并思考解决的措施。该文在这方面做了简要探讨。

关键词：民政 群众路线 档案管理 科学

中图分类号：D63 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（a）-0147-01

随着党的群众路线工作的深入开展，在构建有中国特色的社会主义和谐社会中，民政工作的作用越来越大。利民之政，为民办事，这是民政工作的基本方针，也是党的群众路线的要点。而作为是民政部门一项重要的基础性工作，民政档案管理在发扬民主、尊重民权、维护民众利益方面具有不可代替的作用。如何才能科学高效地做好民政档案管理工作。经过多年的实践工作，围绕这一问题做了深入探析。

1 当前民政档案管理工作存在的问题

民政各项工作的往外延伸及民政档案资料的积累，除了有相对完善的档案资料管理制度和档案资料分类大纲外，还需要对档案资料进行专业规范的分门别类立卷归档。指定专业的管理人员，对于较少使用、年限较长的档案资料进行定期整理与封存。虽然在全国范围内的民政档案工作开展中也取得一定的成果，但在实际工作中也存在着一些薄弱环节，现做如下归纳。

1.1 对民政档案管理工作不够重视

重业务轻档案，这种思想在部分民政部门中已经根深蒂固。档案管理意识不浓，档案管理方面的投入的资金不足，硬件设施不完善，导致档案的存放和管理不够规范；对档案管理人员的培训不够重视，导致档案管理从业人员业务素质欠缺，档案管理知识缺乏。因而，档案资料残缺不全、行文不够规范及“三色笔”等现象十分普遍，这严重影响了民政档案的质量和保存寿命。

1.2 归档不齐全和档案资料收集难

由于种种原因，档案工作人员在收集和整理档案材料时，往往收不齐全，这样一来，一些有价值的、必须归档的资料难免就被遗漏了，这给民政档案管理工作造成的损失是很大的，甚至会使档案管理陷入被动。更有甚者，个别档案管理人员无大局意识，只顾及个人利益，看到有考察利用价值的档案资料时，并不及时移交，这样就会出现档案空缺的现象，档案的完整性以及日后的再发掘利用更无从谈起了。等需要拿出来指导日常工作时，定会有诸多不便。

1.3 档案管理人员的业务素质有待提高

近年来，尽管相关部门在提高档案管理人员的素质方面做了许多工作，但由于档案管理人员“半路出家”的居多，要通过一定的工作实践和自学才能对档案专业知识有感性认识，档案管理人员的专业知识储备量和理论水平还相对于档案信息化的发展要求还远远不够，这直接影响了新技术、新方法在档案管理中的使用和推广，导致档案管理观念陈旧，缺乏创新思维，极大阻碍了民政档案事业的可持续发展。

1.4 档案管理信息化水平有待提高

档案管理的信息化主要包括以下几个方面：一要实现档案管理的网络化和数字化，二要实现档案信息传递、接收、存储和提供利用的整体化，三要实现档案信息充分共享，四要触发档案管理模式的革新。进入21世纪，信息化已经渗透于社会发展的各个领域。档案管理也逐步迈向现代化、信息化。

2 改进民政档案管理工作的方法

2.1 强化档案管理思维

强化档案资料的收集意识。第一，将档案管理工作放在与其他业务工作同等重要的地位上，在广大干部职工中大力宣传档案工作的重要性、现实意义，使越来越多的人都能积极主动地参与档案管理工作，督促相关职能科室和部门及时主动上交归档材料。第二，要有超前的意识，把功夫下在平时，及时收集、整理日常文件资料，将来归档时就会事半功倍。对不能立即归集的，要做好整理和交接登记，掌握资料的去处，方便以后的整理归档。

2.2 加强档案管理工作队伍建设，提高档案从业人员的业务素质

加强档案管理工作人员队伍建设是搞好档案工作的重中之重。首先对担任档案管理员的人选要择优录用，将以下标准纳入档案管理人员录用标准中，即讲政治、具有高度的责任心和严格的纪律性，业务上能够做到勤、熟、精。其次，通过加强业务培训来提高档案管理人员的专业素养和实际工作能力，因为只有这样才能不断适应现代档案管理工作的需要。再次，要充分发挥网格化体系作用，档案管理人员一方面要在整理收集科室和个人手中的档案资料时要起到主导作用，应该收的一定不允许有所缺漏；另一方面要对各业务部门负责档案工作的人员进行大力指导和协助，最终使科室档案和机关档案的管理变得更加规范。最后，开展业务交流，提高档案管理水平，开阔视野，总结教训，改进工作方法，提高工作效率。

2.3 做好档案管理的升级达标工作，真正做到标准化、规范化、科学化、现代化

开展档案管理达标升级活动，作为完善和开展档案管理工作的一个有效手段，能较为显著地增强民政干部的档案意识，并强化档案规范化管理。标准化指严格遵循文件规定，每个节点都要符合升级要求；规范化即完善规章制度，使管理档案合乎规范；科学化指借鉴好的归档理念，从科室自身实际出现，逐步形成门类相对齐全、管理相对有序的综合档案规范体系；现代化指改善保管条件，加强硬件设施建设，为规范化管理档案提供必备的物质条件。

2.4 重视档案利用，不断服务民生

要对涉及这些内容的原始档案作为管理的重点，即涉及城乡居民最低生活保障、优抚安置、行政区划调整、地名数据等方面的。加快档案信息开发利用的脚步，探索解决利用档案难的问题，使民生档案真正为人民群众所用。

3 结语

民政档案管理工作必须从实际情况出发，以实行档案综合管理为手段，在贯彻落实《中华人民共和国档案法》及有关法规的基础上，积极配合档案行政管理部门，更好地服从和服务民政工作的大局。只有这样才能实现档案管理的法制化、规范化、现代化，才能进一步提高民政档案的管理水平，为民政事业的发展做好服务。

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