蓬莱市水利档案管理现状及建议

迟炜　张桂颖

摘 要：水利档案是水利建设的真实记录，是水利部门制定规划、水资源开发利用、工程建设的依据。结合水利档案管理工作实践经验，就蓬莱市水利档案管理的现状进行分析，提出完善规章制度，加强水利档案管理人员业务培训，科学利用水利档案信息化等有针对性的措施，使水利档案更好的为该市经济社会发展提供可靠的基础水信息支撑和保障，对该市更加科学合理地谋划好民生水利工程，搞好水利工程建设，加强水资源管理，提供更为高效、优质的水利服务。

关键词：水利档案 管理 现状 建议

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）02（a）-0129-01

2011年中共中央、国务院《关于加快水利改革发展的决定》和中央水利工作会议把水利提升到国家安全的战略高度以来，我市集中实施了小型病险水库除险加固工程、河道治理工程、农村饮水安全工程、高效节水灌溉试点县等一大批水利工程建设项目。这些水利工程的集中实施，形成了大量有价值的水利档案，现有的档案管理已不能满足实际工作的需要。为此应该加紧完善该市水利档案的各项规章制度，尤其要加快电子信息化在档案管理方面的应用。

1 水利档案的重要性

水利档案对日常工作起参考作用，可以在制定规划、工程设计、水资源开发利用、工程建设等方面提供参考；水利档案在防汛期间，可以提供历年来的雨情、水情及水利工程现状等资料，为领导决策提供依据；真实记录水利工程建设的历史面貌，而且还是全面鉴定工程质量查明事故原因、追究事故责任的依据，更为后人在工程使用、维护、改扩建等方面提供必要的依据。

2 水利档案管理现状

水利档案管理的优劣，直接影响了该市水利档案的实际应用情况。现阶段该市水利档案主要存在以下问题。

2.1 对水利档案管理的重要性缺乏认识

档案管理工作中存在的问题很大程度上是缺乏监督与领导。为此，单位领导必须认识到档案工作的重要性，将其放在重要位置，并要求所有工作人员配合档案工作。

2.2 缺少专职从事档案管理的人员及相关档案管理规范

档案管理工作范围广，任务重，工作难度大，对档案管理人员有较高的要求。现阶段该市水利档案人员主要存在这样的现状：档案管理人员缺少水利专业知识，水利专业人员缺少档案管理知识，档案管理人员和水利专业人员同时缺少电子信息化知识；水利工程档案没有归档规范可操作，如工程档案是按档案形成单位归档，还是按工程进行的时间顺序进行归档，没有可参照的规范，这一现状导致了该市水利档案不能更好的为水利工作服务。

2.3 档案管理中缺乏创新意识

该市水利档案管理仍然延续传统的档案整理模式，在整理档案和查阅档案的同时耗费了大量的人力、物力、财力。随着电子信息化技术的不断成熟，利用档案管理软件进行档案整理势在必行。

3 水利档案管理的几点建议

近期，该市集中力量对水利工程档案进行了整理。针对近几年工程实施的情况，将水利工程档案按工程类别划分。每类资料都按照前期资料、设计勘察资料、招投标文件、施工资料、监理资料和竣工验收资料进行归档整理，初步建成了电子检索目录，告别了以往查找资料无从下手的境况，节省了查找资料的时间，提高了工作效率。下一步将充分利用档案管理软件，实现重要文件电子检索。针对该市水利档案的管理现状，提出以下几点建议。

3.1 明确档案管理领导和专业技术人员

领导重视是档案管理工作在制度上、装备上、人员配备上得到支持的保证。单位应成立工程档案管理领导小组，由单位最高领导任组长，有关科室负责人任成员，并明确专职和兼职档案管理员，具体负责工程项目资料的整理归档工作，做到不丢不落。建立电子档案管理制度，最关键是做好目录检索工作，输入相关关键字，可以查阅该档案在哪个档案柜中的几号档案盒的第几个文件中，做到查阅档案方便快捷。

3.2 完善水利档案管理的各项规章制度

修订现有的水利档案管理制度。对国家制定的适应建设管理体制改革的档案管理制度和法规进行研究学习，及时制定一套既符合工程档案自身发展规律，又适应社会主义市场经济要求，也符合我市实际情况的档案管理制度。制定档案归档规范，根据规范分门别类按时间顺序归档，对重复档案做好存根单独存放。另外，可以充分借鉴水利普查档案整理的相关规章制度、管理办法和编码规则，结合该市工程档案的实际情况，制定相应的规章制度和编码规则。

3.3 加强水利档案专业人员的业务培训

水利档案信息化发展的关键是加强人才队伍建设。目前大多数水利档案管理人员知识结构比较单一，适应不了水利档案信息化发展的需要。在信息社会，水利档案管理人员既要掌握档案学理论和档案管理知识，还要掌握一定的专业知识和计算机技术。为此，要根据水利档案信息化发展现状和特点，制定切实可行的人才培训计划，加大引进和培养水利档案信息化的创新复合型人才，逐步形成一支结构科学、素质过硬的水利档案管理队伍，为水利档案信息化提供人才保证。水利普查档案人员在工作中总结了一些经验，可以将其优化完善后应用到水利档案的工作中，也可以让水利普查档案人员继续从事水利档案整理工作，因为他们对档案整理软件有一定的接触，便于今后快速掌握专业档案整理软件。

3.4 尽快将水利档案信息化管理应用到实际中

水利档案管理要逐步实行纸质文件归档和电子文件同时归档。前期采用纸质文件归档的方式对水利档案进行归档，但是随着科技的进步，单一的归档方式已不能满足工作的需要，亟需建立水利电子信息化档案。电子信息化档案有助于信息检索、资料查阅、文件借阅，虽然前期工作量较大，但是一旦形成电子档案，工作效率和档案利用率将会大大提高。所以应尽快开发水利档案管理专业软件，加快实现水利档案资源的网络共享，实现水务局和镇街水利站档案一体化管理，水利基础资料、工程建设电子档案资料做到资源共享（保密除外）。水利档案信息化可以实现资料收集使用面覆盖全市，利用率更高，基础数据的收集汇总更加快捷便利。

4 结语

水利档案为该市经济社会发展提供了可靠的基础水信息支撑和保障，对该市下一步更加科学合理地谋划好民生水利工程，搞好水利工程建设，加强水资源管理，为民众提供更为高效、优质的水利服务具有重要意义。水利档案信息化是顺应社会发展的必然趋势，应充分认识其在水利工作中的重要性，不断提升档案信息化水平，合理开发利用水利档案，更好的为水利事业发展服务。

参考文献

[1] 姚彩霞.基层水利档案管理初探[J].资源环境与工程，2011（5）.

[2] 李海峰.水利工程档案管理工作的思考[J].山西水利，2012（1）：49-50.