关于医院档案管理工作的思考与建议

李文博

摘 要：档案管理实质就是借助现有管理思路、技术设备，不断更新档案管理工作者的知识结构和技术素养，不断提高档案利用率，为医院各项工作的发展保驾护航。本文通过对医院档案管理工作职能意义的论述，分析了影响当前医院档案管理效率的几类成因，并据此提出了若干改善档案管理工作效能的建议，以期对全国医院档案管理事业发展有所助益。

关键词：医院档案管理；档案管理效能；档案信息化

前言：档案管理工作由于组织的不同而有所差别，不同的组织会根据自己的特性来制定档案管理制度和体系，这主要涉及到档案的类别、作用和管理所要求的方法途径不同等。相比于其他组织的档案，医院档案部门作为整个医疗系统中最重要的信息资源部门之一，其重要性与特殊性不言而喻，但仍有部分医院档案管理工作有欠规范，存在很多被忽视的问题。由此，本文展开对此这一工作探讨具有一定现实意义。

1 医院档案管理工作的职能意义

医院业务不仅规范性和指导性文件数目较多，而且更新速度也很快。医院几乎天天要接收有关义务规范性和指导性的文件，其中分为业务规范文件和政策性文件，前者较为微观，后者较为宏观。在文件的下发过程中，由于缺少相关的档案文件保管知识，业务部门为使用方便很可能将文件据为己有。加之医院科室众多，每个科室又包含多个专业病组。由于医疗技术迅速发展，主管部门会不断下发各种政策文件。这些文件多是有关治疗方案的指导文件，对医院的业务十分重要，一旦损坏或者丢失，便会破坏信息的完整性，给医院的工作带来麻烦，甚至产生严重问题。所以，医院要依据自身的特殊性来制定合适的档案管理方法。建立健全的医院档案管理体系有助于医院解决自身问题、弥补自身漏洞，提升自身管理能力，最大限度发挥医院档案管理效率，提升服务质量，推动医院可持续发展。

2 影响医院档案管理效率的主因

（一）系统的管理制度。档案管理的工作制度一般可分为保管制度、收集制度、档案的使用制度等，彼此联系紧密。然而，实际中很多医院并未将上述制度进行有效融合，使之联系脱节，无法形成配合体系，从而难以发挥各自实际作用。同时，由于我国档案管理仍旧缺乏科学、统一的权威制度，使得每个医院都依照个体意愿来理解并制定管理制度，从而导致很多医院的档案管理制度并不完善，甚有漏洞，档案缺失严重。

（二）专业的档案管理人员。实践中，部分医院从事档案管理的工作人员并不具备相关的专业知识，也缺乏相应的工作技能，其中还有部分档案管理工作人员是以兼职身份开展工作，相关专业管理人员未能足额定岗，从而极易导致档案资料收集率低，继而使得完整档案归档数量少，由此产生连锁反应，为医院医疗工作开展带来了一定的困难，进而影响医院整体的业务水平。造成这样的局面多因为医院被传统定义为业务单位，故而大多数人更为关注其业务水平的高低，从而导致医院在发展建设过程中，不自觉地忽视了档案建设的重要性，继而忽视了对档案管理工作人员的培训，将过多精力投入到医疗技术人员的教育和培养上，使得档案管理工作继续沦为长期被忽视，难以发挥积极的作用的恶性循环之中。

（三）档案管理设施设备。档案管理设施设备一般地包括两类：一是档案管理过程中所需要的设施设备，二是档案应用系统所需要的设施设备。如果设备投入不充足，更新滞后，配备缺口大等现象，使得档案难以得到充分利用，管理目标亦难以实现。目前很多医院的档案库房都不符合要求，有欠规范，设施设备落后，管理技术又不先进，严重影响了档案管理工作的效率和成果。虽然计算机和网络技术已被广泛运用到了诊疗的过程中，但尚未将档案记录和诊疗进行全院联网，迫使档案的利用手续繁杂，严重影响工作效率。

3 提升医院档案管理效能的工作建议

（一）结合实际，制定科学化的管理制度。档案管理工作在不同的阶段是相互独立的，但整体上是系统的、互相联系的。档案管理工作主要可分成两大部分：一是收集、整理和鉴定相关文件；二是档案的利用。且不论是基于理论抑或实际，前者都是后者的根本所在，所以，在进行相关文件收集和整理时，必须认真完成立卷归档的工作，按照相关制度对文件进行及时、准确和科学地分类组合，使文件之间形成紧密而又清晰明确的联系；换言之，前期归档工作必须同时考虑后期档案利用工作的要求和需求，两者相辅相成。完善的档案管理工作制度有利于管理工作顺利的开展，避免了管理的随意性。医院档案管理必须遵照《档案法》等相关规定，结合工作实际，制定出一套完整的、科学的、切实的档案管理工作制度，对全院各个科室的各种档案进行统一的管理和统一的考核，使得档案的管理与医疗体制同步发展。

（二）加强交流，强化兼职管理人才培训。对人才队伍的建设，首要健全档案管理工作激励机制，贯彻执行“有奖有惩”，满足员工基础需求以激发其工作热情，从而提高工作效率；其次，结合医院工作的特殊性，有针对性地选择合适的培训方式和内容，加大对以兼职身份参与档案管理的人员的培训力度，使之与专业管理人才组合形成连贯体系，促使档案工作更为专业；再者，提高对档案管理专业人才储备和建设的重视度，将其纳入医院发展战略规划之中；此外，应促进同行交流考察，通过各个类型的医院之间的相互分享，借鉴参考各院档案管理的经验，聘请相关专家讲学，甚至到档案管理工作优秀的医院参观学习，共促进步。

搭建平台，加大硬件设施建设力度。计算机管理平台能够有效节省档案储存的空间，还有容量大、出错率低，便于档案查找和阅读，降低人力和物力成本等特点。所以，应及时检查相关硬件设备的更新速度，定期维护和更新常用机器设备的性能，并根据医院实际经营情况和管理需求规划资金的投入度，合理引进先进设备，尽可能减少手工操作。此外，还应注意确保档案库房内的安全和整洁，防止过于潮湿造成档案损坏或是过于干燥引发火灾，配备齐全灭火、灭虫等安全设备，当发生意外时可以尽可能地降低损失。

与时俱进，建立三级网络管理模式。即分别以院长或副院长、办公室主任或副主任、档案管理人员为三个等级的管理模式；具体地说，就是将档案文件拆设为文件收集系统、档案的保管系统和利用系统三大体系；再在每个系统中设置多个链接，以方便查询，利用系统设置“权限”查询，方便各级人员查找利用，有助于档案尽可能得到高效利用，也使档案查阅和调取更为便捷，确保整个档案管理工作得以井而有序。

4 结语

综上，医疗档案管理水平反映了医院综合管理能力的重要方面，也是医院综合实力的重要体现。信息技术的发展为医院档案管理提供了新的可能和发展空间，也使医院档案管理面临着更多的挑战，所以，医院管理层应紧握当下契机，不断创新，推动医院档案管理工作更为规范、高效。

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