档案记忆观视野下的企业档案管理探析

陈小微

摘 要：针对档案管理工作，档案记忆观提出了一个全新的研究角度，企业记忆其组织的根本在于企业档案，对档案的收集从不同的角度进行，在宏观鉴定的引导下，进行科学鉴定，为档案工作提供各种服务，在构建、传承和维护企业组织记忆方面具有着重要的作用，是保证其全面真实的基础。

关键词：档案记忆观；企业档案；组织记忆

在社会活动的过程中，有关个人、组织以及机构等形成的不同的具有一定价值的历史记录就是档案，受档案本身所特有的几率、原始和真实等特征的影响，使其具有了记忆社会历史的媒介与载体的双重功能，一方面，它属于社会记忆形态，一方面控制社会记忆的基础与措施。近期，人们越来越重视和认同计提记忆与档案工作间的关联性。这其中的原因在于，从社会实践者和专家的角度分析，全体社会成员在不同载体的作用下获取民族和国家的记忆，档案在这其中扮演的是记录社会活动的角色，这使得其与集体的记忆关系十分密切。并且，在时间与理论的角度中，有关档案的管理和工作人员开始引入记忆观念，从而推动有关维护和创建集体记忆的有关工作工作的展开，并作为各自的工作职责。所以，对有关档案工作人员而言，社会与集体记忆是其目前的重点工作内容。

1 档案记忆观的基本属性

档案记忆观作为基于对档案基本属性，社会记忆属性的本质性认识近年来受到档案界的重视和探讨。以社会记忆理论为根本出发点，从传承、控制和建构的角度对社会记忆的体制与性能进行分析就是档案的记忆研究，目的是从创建和保护社会记忆的角度，使有关工作人员的积极作用得到充分的发挥，对社会记忆的全面创建，我们可以从以下几点分析其旨趣所在：

首先，从社会记忆的角度对档案这一形态给予肯定和了解，从国家与社会记忆的角度分析档案所特有的价值与意义；

其次，从构建和保护社会记忆的角度对档案的作用给予肯定和了解，以社会的不断变化和发展为背景，使档案的价值和使命得以实现；

再次，深度挖掘和创新有关理论，从理论的角度，创建具有解释作用的框架拓展系统，同时也为“城市记忆工程”、“世界记忆工程”、“数字记忆工程”等这些有关档案领域记忆保护、保存活动寻找理论依据。

2 档案部门的职能定位

根据档案记忆观的有关理论，档案馆的意义除了具备文件库的作用之外，还兼具知识库和记忆库的作用。有关档案管理机构对企业记忆的保存必须从企业发展的角度出发，一个企业的发展过程必须能够从其档案馆中得到体现，是企业的整个发展历史能够为后人所预览和学习了解。

2.1 扩大搜索范围，丰富馆藏资源

在征集与收集等有关档案管理工作中，以当前已有的方法進行归档之后，还要将包括历史档案在内的重要理性资料做出选取，尤其是与企业重大决策有关的资料必须进馆收藏。赋予档案馆以真实性和全面性，将企业利益作为重点，对企业的发展与变化做完整详细的记录。

2.2 从数字化向智能化转变

在数量方面，当前的档案资料越来越多，对许多大中型企业而言，其在数据库方面已经十分成熟，在收集、编制和查阅有关档案以及对档案进行管理方面的效率都非常高，对图书和档案的中的有关信息的管理已经实现了电子化，然后，有关机构在对企业的档案进行数字化管理方面还有待提升，以原始的信息档案为基础，在具体需求的引导下，深度挖掘有关专题数据，为用户及领导决策提供更详尽、快捷的高效的智能化服务，这不仅是一种操作方式上的变化，而是一种观念上的突破。

3 企业档案管理的重要性

在企业有关组织记忆的构建方面，企业档案其基础性作用。根据记忆主体的不同，其种类主要包括个人记忆和集体记忆两种，哈布瓦赫的观点是：集体记忆的数量与社会中群体的数量是相对应的。从社会的角度而言，包括宗教、家庭、企事业单位以及社会阶级等形式在内的有关群体性组织都拥有各自的集体记忆，其中的成员受此类记忆的控制，对他们的过去和未来都形成一定的影响。集体记忆是组织记忆的根源所在，当前生活中，企业在生产、服务和流通等领域中都是互相独立的，而组织记忆则真是的体现和记录了一个企业的发展和生存。企业档案是企业在生产、研发、经营以及管理等活动中形成的有保存价值的各种形式的记录，是企业组织记忆塑造、构建、传承、维护的重要工具和内容。今天的企业档案管理工作，解读着昨天的组织记忆，同时又构建着明天的组织记忆。

首先，从构建与传承企业组织记忆的角度分析，企业档案的优势非常明显。某些媒介与载体是传承并存在记忆的基础，而企业档案恰恰就起着这一基础性的作用。康纳顿指出：社会对其记忆的维持和传播主要靠实践来完成，他将社会实践的种类划分成两部分，一部分是体化实践，一部分是刻写实践，对身体的依赖是这两者之间的主要差异，其中前者对人体的依赖比较大，而后者传递和存储实践的方式则可以完全与人体相分开，而后者对前者而言，主要起补充作用。

其次，从传承与创建企业组织记忆的角度，企业档案本身的品质非常优良。谢伦伯格的经典著作《现代档案技术和原则》中的观点是：“档案的本质不是搜集”，其排列的最终顺序是通过自然的流转和沉淀之后而形成的，是由生长而来的。企业的具体活动导致企业档案的生成，其记录内容并不简单，是不同的目的与活动通过练习之后形成的，这种组合和联系有助于相对客观、完整的反映企业过去，为我们理解企业组织记忆提供了事实、关联、依据和理性。

4 档案记忆观视野下的新型企业档案服务管理

企业经过生产、研发、管理和经营等各种活动，将就价值的信息保存下来并记录就是企业档案，对企业创建、传承、塑造和维护企业组织具有重要的作用。当前，企业档案的有关工作是过去的组织记忆的一种解读，也是对未来的组织记忆的一种创建。

4.1 企业档案应把握现阶段企业活动脉络

企业在不同阶段的研发、生产、经营、管理等业务活动出现种种变革，企业更要不断的完善自身的发展战略，转变管理理念，调整经营方向，才能立足于激烈的市场竞争。当前，收集档案的关键就在于对目前活动的有关资料的选取，换句话说，开展此类工作的关键在于不同阶段的企业活动。当前中国在档案收集方面存在的主要问题就是发展不够成熟，许多企业依据其制动的有关收集范围来进行文档的收集，然后只收集在此范围内的，对范围外的工作缺乏重视，最常见的就是企业发生的重要性突发案件，这对企业的组织记忆具有重要作用，但是由于这些内容不在其制定的收集范围之内，最终导致丢失。工作规范对企业档案管理工作非常关键，但是要想使其作用得到充分发挥还需要时间的配合才行，所以，对当前有关档案的收集工作而言，当前企业的活动经络是其全面与否的关键，并且，这对组织记忆的构建也具有重要的现实意义。

4.2 企业档案应保证记忆完整性

4.2.1、制定完善的档案标准。从档案管理者的角度来讲，对有关工作人员的业务素质要予以提升，对有关责任人予以明确，对有关人员的工作职责予以明确，是有关体制的意义完善，根据《企业档案管理标准》、《档案法》等有关政策的规定，从企业对不同规章体系以及有关具体工作的实际情况出发，根据管理档案的具体要求来形成、整理和收集档案，并且在归档的范围、收发保密文件、文件保存时间、销毁等等不同的环节对有关工作进行明文规定。并且针对鉴定工作，有关部门还要积极的进行研究，使鉴定工作更加的准确，降低确实社会记忆的可能性，对有关工作人员在观念和思想上要加强重视。建立健全档案管理规章制度，是档案管理的关键。完善的制度和标准是确保记忆完整性的基础。

4.2.2、数字档案的收集与管理。 当前，记忆是否完整直接受企业手机数字方面资源的档案有直接关系。随着全球经济的一体化进程不断发展，网络信息不断进步，在企业的可持续发展方面，信息化起着重要的作用，并且还影响企业的经济收益与竞争能力。企业从自动化生产到内部管理方面都与计算机息息相关，并且随着电子商务的发展，信息化的影响越来越大，随之而来的是在生产、销售和经营等环节中增加的大量数字化信息，这对企业的运转是否正常起着决定性的作用，当前企业经营的现状也主要通过数字化信息流体现出来。分散在不同系统、不同业务环节中的关键数字化信息，如果得不到及时的沉淀，一旦流失，必然造成企业组织记忆的残缺。因此，在企业档案收集工作中，应该及时控制有保存价值的数字文档信息。

当前越来越多的企业开始重视对与知识有关的平台和中心的建设，从智力方面支持企业发展，但是，当前的大部分关键性信息与知识的状态以“游离”为主，缺乏系统性，使得信息的作用和价值不能得到充分发挥，流失严重；又如，据调查，邮件系统是目前很多企业，尤其是大中型企业开展管理活动的重要平台，而邮件系统中的邮件多处于失控状态，即便是非常重要的邮件也鲜有在企业档案的归档范围之中。因此，要确保企业组织记忆的完整性，必须对各种类型的数字文档信息进行合理的收集和管理。

4.3 企业档案应不断丰富档案的利用服务

人类对身份的认同以记忆为基础，企业内部员工被认同的关键在于企业组织记忆。而这对员工的归属感和自豪感具有重要的意义，对企业的可持续发展具有积极意义。而员工通过传承和激活组织记忆等来认同企业。美国的著名学者保罗·康纳顿指出，原始的外来资料帮助人类恢复记忆，这其中档案的价值尤其重要，集体记忆中需要追溯和保存的主要内容与档案中记录的社群、民族和个体等有极大的关联性。由此可见，档案对集体记忆其中间性作用，对记忆具有激活的作用，但是，释放记忆功能单靠档案馆中被动存放的资料是无法实现的，只有充分的利用档案才能使其价值得到发挥，对企业的组织记忆才能进行有效的激活。

利用是管理的档案的中级目的，是档案为广大人民提供服务，国家档案局在建设“三个体系”的方案中对此也有设略。企业档案在具体的工作中有许多种利用方式，其中发挥价值最为明显的就是其情报价值与凭证价值。在传承和激活企业组织记忆的过程中，有关工作人员必须更加系统、深入的整合档案资源，以生动形象、易于接受的方式，主动将组织记忆呈现给企业员工，在潜移默化中实现企业组织记忆的激活与传承。

5 结语

总体而言，对企业而言，其在漫长的发展进程中所形成的组织记忆就是其档案，它见证了一个企业的发展，可以为企业的发展策略提供理论支撑，并且对企业的可持续发展而言，可以提升其市场竞争力。所以，当前时期内，在档案世界觀的引导下，企业观念必须及时更新，企业的档案管理方案也要意识俱进，是有关档案管理工作更加真实有效，对企业的长远发展发挥积极地推动作用。

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