做好城建档案社会化服务的思考

刘丽英

摘 要：城建档案指的是在城市建设、管理以及维护等过程当中，所形成的资料信息总和，它的覆盖面广、涉及专业多、专业性强，它从多种角度全面、详细的记录了城市的变化与发展过程，而且能够在城市的未来建设与发展过程当中，发挥出重要的参考作用，对城市的科学规划、合理建设来说意义重大。因此，城建档案必须要面向更加广阔的服务对象，开辟更多的服务途径，提升服务质量，做好社会化服务，使城建档案的社会价值意义完全的体现出来，以更好的促进城市建设与社会发展。本文基于作者自身的实际工作经验，首先简单分析了城建档案的社会价值意义，然后主要对如何做好城建档案的社会化服务提出了部分探讨性建议。

关键词：城建档案；社会价值；社会化服务；措施

在当前的信息化与知识经济时代下，城建档案的重要性日益凸显，必须要通过提高城建档案的社会化服务能力，才能使城建档案在城市建设与社会发展中起到有力的推动作用。

1 城建档案的社会价值意义分析

1.1 城建档案在城市建设中具有重要的参考和依据作用

城建档案来源于城市过往的建设、管理以及维护等活动，它以图片、文字、图纸等丰富的形式，记录了城市的过往面貌与变化发展过程。而在未来的城市建设、管理以及维护过程当中，又必须要依据这些已经形成档案资料来开展相关工作，如果缺少了这些城建档案资料，那么相关工作的开展就将严重的受阻，不仅效率低，而且质量不能得到保障。这主要是因为城市建设工作的特殊性造成的，例如很多的地下管线都是不可见的，如果没有相应的档案资料作参考、作依据，不论是改造建设还是管理维护工作都将难以开展。

1.2 城建档案在城市自然灾害预防中具有重要的保障作用

自然灾害的发生不可避免，而且一旦发生自然灾害，可能出现的损害就将非常大。尤其是在人口、物资、设施都非常集中的城市中，自然灾害带来的损害更容易被放大，例如城市居民生活中必不可缺的水、电、气、通信都可能被切断，导致居民的生活面临困境。在这樣的情况下，一旦预测到自然灾害可能发生，就必须要做好提前的预防工作，这个时候城建档案就派上了用场，通过对城建档案的分析，可以清楚了解到自然灾害预防的薄弱环节，提高自然灾害预防的针对性，所以说城建档案在城市自然灾害预防中具有重要的保障作用[1]。

1.3 城建档案对维持城市的正常运转秩序具有重要的基础作用

任何一个现代城市都是有机的整体，它拥有着其自身的正常运转秩序，给排水系统、电力系统、道路系统、照明系统、桥梁系统、绿化系统、垃圾处理系统等相互配合协调，才能实现城市的正常运转，它们中的任何一个部分出现问题，都会导致城市的正常运转秩序被打破，其后果可大可小。而要确保这些城市子系统的正常，就必须要对其的运行状态、详细情况时刻都有清楚的了解，并目的性的对其进行维护，而这些所有的资料都存储在城建档案中，所以说城建档案对维持城市的正常运转秩序具有重要的基础作用。

2 做好城建档案社会化服务的措施

2.1 面向社会加强城建档案的宣传工作

当前，有很多的社会群众或企业、单位都对城建档案的重要性认识不足，还没有了解到城建档案的价值意义所在。所以他们对城建档案的利用非常少，这在很大程度上限制了城建档案社会化服务功能的发挥，使城建档案的价值得不到有效利用。要做好城建档案的社会化服务，首先就是要提升社会意识，面向社会加强城建档案的宣传工作，这是城建档案社会化服务的一个重要内容。例如可以通过报刊杂志、地方电视、网络媒体，宣传城建档案的基本知识，明确城建档案的价值意义，并举例分析如何应用城建档案，全面增进社会对城建档案的了解，提高社会对城建档案的重要性认识，这样才可能增加城建档案的社会利用率，发挥出城建档案的社会价值。

2.2 完善城建档案社会化服务的基础建设

完善城建档案社会化服务的基础建设，才能确保城建档案的社会化服务质量。

第一步是要做好档案的收集工作，必须要从社会需求的角度出发，尽可能全面、丰富的收集各种城建资料信息，这样才能为社会利用城建档案提供可能性，否则即使社会群众或其他单位企业有心寻求城建档案服务也会失望而归。

第二步是要优化馆内各业务流程，例如档案分类整理标准要统一规范，开放鉴定要科学、及时、有效，检索系统要多样便捷，编研成果要富有特色，体现出优势，这样才能吸引更多的用户[2]。

第三步是要优化馆外业务流程链，主动加强与城建档案形成单位的沟通，提前介入专门文件材料形成、收集、整理、鉴定等工作，予以指导与服务，延展管理服务范围。面对社会性的城建档案服务需求，要多做尝试，开辟新的馆外服务途径，例如可以上门帮助进行档案分析，了解用户需求，帮助收索相关档案信息等等。

2.3 以网络为途径强化城建档案的整合与分享

要从科学、合理、特色等多角度进行城建档案编研，以形成体系全面、内容完善的档案资料与著录标引，所有档案资料与著录标引都要建立数据库进行数字化存储。关键是要建立城建档案目录联机查询系统，通过该系统来实现跨区域、跨学科服务，地方城建档案的著录标引要动态传递到该联机查询系统中，然后联机查询系统再根据逻辑关系对这些著录标引进行重新编排形成目录，允许用户通过多种方式进行查询检索，让用户可以获取到更多、更全面、更详细的档案信息。如果用户对某些档案信息感兴趣，就可以通过点击附带的链接地址，来下载全面的档案资料。

2.4 完善城建档案社会化服务的收费制度

对于城建档案馆而言，利用档案收费政策应该确立和坚持“公益主导”的基本原则，鼓励不断地减少面向普通民众的基本信息服务的费用。城建档案馆的公益性意味着档案馆服务职能范围内的基本信息服务应该免费或者尽量低收费。由于信息服务具有层次性和区别性，付出的人力成本，档案的保护费用，耗费的服务时间等因素的差异性。可根据利用档案的数量、珍贵程度和服务人员的劳动量，允许暂时收取一定的费用补偿。但从长远来看，应随着国家经济发展水平的提高和档案事业经费的增长，不断向更低收费直至免费的方向调整[3]。总之，城建档案服务利用收费必须以公益性收费为主，经营性收费只能是公益性收费的一种特殊补充形式。这是由城建档案馆利用服务的公共性和公益性所决定的。

2.5 加强对用户反馈信息的收集

用户的反馈信息是调整城建档案社会化服务工作方向的依据，而且加强对用户反馈信息的收集，还能够起到进一步宣传城建档案的作用，提升用户的满意度。可以通过即时反馈、电话反馈、座谈反馈、网络反馈等形式，将利用者信息、利用效果信息、外界环境信息等反馈信息进行档案开发利用情况统计和分析，对档案利用产生社会效益和经济效益的典型实例进行报道和宣传，尽可能地提高档案信息功能价值和利用效益[4]。

3 结语

总之，在当前的城市建设与社会发展中，城建档案具有非常重要的作用地位，我们必须要完善城建档案的社会化服务功能，使城建档案的社会价值意义完全的体现出来，以更好的促进城市建设与社会发展。

参考文献

[1]毛文涛. 浅谈如何做好城建档案服务利用工作[J].黑龙江档案，2014，01：29.

[2]陆琴，廖玉玲.由“百年提醒”引发的建设工程档案利用服务思考——以城建档案管理为例[J].档案，2014，06：48-49.

[3]隋续业.做好城建档案信息资源开发利用为城市建设服务[J]. 兰台世界，2014，S2：105-106.

[4]陆育卉.城建档案信息化为数字城市建设提供服务[J]. 兰台世界，2014，S4：10.