探讨房产档案数字化中潜在的问题

曾睿

摘 要：我国房地产行业在经济的快速发展下也迅速发展，其涵盖范围越来越广，市场竞争也愈发激烈，因此房产档案数字化是形势所需。房产档案数字化遵循档案管理的全程管理、真实完整、使用方便、安全性高等原则，利用数字化完成房产档案的收集、整理、归档、保存等步骤。解决目前房产档案数字化中潜在的问题是使我国房地产行业得以发展的重中之重。

关键词：房产档案；数字化；问题及策略

在房产行业高速发展的今天，传统的以人力记录收集管理房产档案已严重无法满足发展的需求，创新完善数字化管理是目前重点研究问题。房产档案数字化是利用多媒体存储、计算机扫描数据等技术，将房产档案信息资源转化为以数字化的形式进行管理，具有有序的档案库，可及时提供服务，实现资源共享的数字化的档案信息，大大提高档案的查询效率与准确性。然而现今的房产档案数字化发展中仍潜在着诸多问题，找到解决制约房产档案数字化问题的对策才可保障房产行业的顺利发展。

1 目前房产档案数字化中存在的问题

1.1 信息抗风险能力弱，安全性较低

不重视和落实信息安全是房产档案数字化过程中较为常见的问题，数据丢失、信息泄密、档案被窃取等事故的屡次发生。计算机技术的大量应用以及各项管理隐私通过计算机进行管理，加大黑客侵入的概率，使隐私泄露的现象时常发生，不仅影响了数字化成果，更影响了长期工作的进展，甚至公司的安全问题。在数字化档案管理中，进行文件备份以防止外界因素的破坏导致的档案丢失；采用先进的档案管理隐私保护系统并及时进行病毒查杀来确保管理的安全性显得尤为重要。

1.2 房产档案形式较为单一

通常情况下，完整的房产档案需要同时包括文字、表格、图片、视频片段等重要资料，但此类形式的档案在房产行业飞速发展，科学技术不断进步的今天已逐渐跟不上时代的步伐，无法满足人们的需求。由于这类形式的房产档案需要专业管理人员进行分类整理，并且还需要固定的存放空间，例如纸质内容或照片等重要房产档案载体极易损坏进而破坏档案信息的完整性。单一的房产档案形式浪费了大量的人力财力和物力，严重不能适应当今社会发展形势，房产档案的形式亟待改革创新，并建立相应保护措施与管理制度，以保证房产档案管理的规范性及顺利发展。

1.3 管理人员素质有待提高

由于档案专业人才供不应求，如今大多数房产档案管理人员并非专业出身，文化程度偏低，专业知识薄弱，视野较为狭窄，尤其在较为低级的县区情况更不可观，难以达到既懂房产业务，又精通数字化档案管理的要求。且房产档案管理人员的素质不仅影响着房產档案数字化管理效率与质量，也间接决定着房产档案的长期管理、开发和利用。数字化档案管理是一项实践性较强，跨学科的工作，当前房产档案管理中迫切需要了解房产业务、精通管理要求的复合型人才。应采取有效措施，加快培养这种高素质复合型管理人才是促进房产档案数字化的关键。

2 房产档案数字化问题的应对策略

2.1 重视信息安全，加强信息保护

房产档案数字化工作要重视信息安全问题，并加强对信息的保护。建立严格的安全管理体系、清晰划分公开信息与保密信息的界限、加强档案管理人员的保密意识、研究更高质量的软硬件技术都是保障信息安全的有效措施。不得随意更改房产档案数字化的固定流程，并明确工作区与休息区的划分，禁止私人物品与工作用品混淆等工作细节；根据档案的机密程度对对存档进行分类与保存，保障国家机密与个人机密不被泄露；定期对管理人员进行严于律己、忠于职守等教育与培训，防止擅自抄录、泄露机密或销毁档案事故的发生；充分利用防火墙及安全软件，自主设计安全系统并利用技术手段检测有无潜在威胁。重视信息安全，加强信息保护是确保房产档案数字化高效高质，公民隐私，国家机密不被泄露的必要措施。

2.2 加强对基础设施的建设力度

房产档案数字化基础设施为数字化管理提供了基础保障，房产档案管理部门应结合自身实力和实际需求，加强基础设施的建设力度，引进先进技术，使数字化管理设备更加完整，房产档案形式更加多样。标准机房的配备应以“电子信息系统机房建设规范”为依据，并且使机房的配供电、综合布线、消防安全、温湿度、防尘、防雷、防潮等条件符合相关要求；选择同时具有可拓展性和实用性的例如高性能的扫描仪等必要的信息采集设备以及其他基础设备；设备采购需要立足于日常工作量、信息管理系统房地产业发展趋势等；在保障系统软件的兼容性、接口的规范性、数据的安全性以及资源的共享性的前提下对其进行选择，确保系统的规范和统一；还应不断地维护和更新基础设备，使硬件设备和系统软件更符合实际需要以更好的实现资源共享，从而为提高数字化管理利用价值打下更为坚实基础。

2.3 提高管理人员的综合素质

提高管理人员综合素质，加强专业人员队伍建设是房产档案数字化工作开展的基础。提高房产档案管理人员的保密意识，及其业务水平与计算机水平是其努力方向。加强对档案管理人员的教育和培训工作，较强的保密意识可以避免档案信息的外泄和擅自销毁，在市场经济不断深化的今天尽可能降低与房产有关的经济纠纷与犯罪的发生频率。努力提高自身的业务水平，对自身知识结构进行及时更新，掌握房产电子档案的特征及管理规范，不断完善创新房产档案数字化管理工作，建立健全的房产档案管理制度，使其更好的发挥约束和激励作用，大大提升员工工作的积极性。定期对管理人员进行培训以增加其网络、信息工程等计算及有关的知识。房产档案管理人员既要在业务水平上达到电子档案的全程规范管理，也要在计算机水平上掌握确保档案信息安全完整的计算机相关网络安全防护知识。理论学习与信息化技术培训相结合才能灵活将房产档案管理专业知识与数字化管理技术加以运用，从根本上提升自身的工作能力与综合素质，有助于推进建筑档案数字化的进程与发展。

3 结语

房产档案的数字化管理对增加房产市场竞争力，提高工作效率具有不可估量的现实意义，是房产事业得以发展的重要前提之一。本文针对我国房产档案数字化潜在的信息抗风险能力弱，信息安全性较低；房产档案形式较为单一；管理人员素质有待提高各个问题进行分析，并提出重视信息安全，加强信息保护；加强对基础设施的建设力度；提高管理人员的综合素质的应对策略，希望对反铲档案数字化的完善有所启发，是房地产行业的经济效益有所保障。

参考文献

[1]王斌.计算机技术在房产档案数字化管理中的几点思考[J].硅谷，2011（03）.

[2]孙庆萍.房产档案数字扫描操作程序规范化探索[J].江苏科技信息，2014，（10）：46一46，48.