浅谈机关单位档案网络化管理

杨巍巍

摘 要：随着社会的发展，单位管理工作中档案管理工作已经变得越来越重要，档案管理工作不仅能够提高单位工作质量，还能提高单位的工作效率。科学化、规范化、网络化的管理档案，成为了衡量一个单位管理水平的重要标准。一个单位在发展过程中产生的优良事迹和成果，都将成为单位档案的记录信息，并提供给单位的工作人员。他们再对资料信息进行科学的分析，制定更加准确的发展方向。信息化的进程越来越快，机关档案信息的记录方式也呈现出多样化的特征。通过网络的平台，不仅可以将更为完善、更加充分将信息展现出来，还能够提高档案服务工作的质量以及对档案信息的利用率。所以，在新的形势下，机关单位档案网络化管理成为历史发展的必然趋势。文章对如何更好的找出单位档案网络化管理的方法，以及档案管理过程中出现的问题做以分析。

关键词：机关单位 档案管理 网络化

中图分类号：G270 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2015）04（b）-0150-01

档案管理工作在我国现代企业制度的健康发展起着至关重要的作用。它的主要目的就是立足于我国现代化管理的现状，不断地吸收以及不断地借鉴优秀的档案管理工作研究成果，对档案管理工作产生的新形势快速适应，并指导我国的档案管理工作，从而达到逐步培养档案管理工作人员的历史责任感和使命感，进而激发广大档案管理工作人员工作热情的目的。而档案管理的网络化，会使整个过程变得更为方便，简洁。同时单位档案网络化管理之后，不仅能够为档案信息资源的整理提供更为有利的手段，还为档案信息资源的开发提供了新的条件。

1 机关单位档案管理中存在的问题

当前社会中，档案管理工作不断的加深，机关单位和企业也是越来越重视。但仍然有部门因为档案工作在机关单位的地位不高，导致对整个档案管理工作的轻视。他们认为，档案管理工作耗时长，花费巨大，还不能为企业和单位带来经济效益。所以，仅仅只需要保存，工作有需要的时候提供参考就可以了，将单位档案管理网络化提上议程也是遥遥无期。其次，机关单位档案管理过程中出现机关人员业务档案无法统一管理的现象。机关人员分属的相关部门一般管理着人员的业务档案。这样不完整、不系统、零零散散的管理相当不科学，在需要提取人员档案的时候，因为档案不能够得到很好的统一，所以必须要到各部门去查询，为整个信息提取的过程带来了不必要的麻烦，影响工作效率。还有，现在社会的发展，导致档案的形式、内容、以及其他信息越来越丰富。而机关单位还仍然使用的是人工、或者半人工整理的方法，没有建立更为快速、有效、和系统的网络化管理模式，导致提取人员档案的时候，因为人工步骤的繁琐导致各种各样的问题产生，严重影响人员档案的利用和开发。

2 解决机关人员业务档案管理问题的对策

解决机关人员业务档案管理问题中，我们要积极采取有效的措施、让人员业务档案建设的更加规范和科学。在工作中，充分的发挥档案的作用，改变一直无法有效对机关单位档案进行管理的现状。首先我们需要加强对机关单位工作人员的宣传工作，让他们知道档案管理的重要性，增加工作人员对档案管理网络化的深层次认识，并主动的配合档案管理人员的工作。同时，机关单位要进一步加强对档案管理工作，各部门派专门的工作人员对人员业务档案进行管理，促使档案管理变得更加系统化，培养人员业务档案的管理意识。

其次，档案管理的基础工作内容就是材料的收集，工作人员需要将筹集来的材料进行整理，最终转化为档案。工作人员需要将材料客观真实、完成、及时、全面的纳入到档案当中，进行归类整理。然后按照档案管理的要求，进行细分、登记、统计、并进行编写目录。归纳整理的过程中。工作人员需要将人员业务档案当中更加有价值，以及材料档案中规律性、科学性具有实用特征的结论标注出来，更大程度上展现出档案管理的价值。档案管理过程中，工作人员通过更为有效的方法，将档案进行分类整理，然后进行编写目录；严格按照规章制度进行，让整个档案管理工作有章可循，有法可依。要想实现机关单位档案网络化管理。第一个要求就是要是现代化的人才。进行档案管理的工作人员必须具备较高的知识储备以及先进技术水平，对工作人员的要求不能直视一般的计算机操作。从目前我国机关单位的情况来看，许多档案部门严重缺乏现代高技术人才，尤其是档案、信息处理复合型人才，许多机关单位档案网络化管理工作人员的技术水平都偏低，有些机关单位的管理工作人员甚至出现文盲现象。

所以，对于档案管理人员的专业能力和水平必须要加强培养，提高自身的能力。可以转变平时的方式，比如：加强机关单位档案网络化管理人员的教育工作，让管理工作人员相互交流经验，共同进步。社会现代化的发展，办公自动化、无纸化等事物的出现，使档案的生成方式发生很大变化。计算机的运用对于机关单位档案管理的作用越来越强，通过简单的网络信息整理、数据统计、存储和运算就能够达到不错的效果，给管理人员带来了方便。因此，机关单位应该充分的利用计算机和网络等先进的信息技术，建立更为便捷，更为统一的档案管理系统，达到对人员进行多角度，多方位的综合管理，这也正是现代化机关单位档案管理的发展方向和目标。

3 对加强机关档案网络化管理的建议

摒弃落后的档案管理理念，利用新的管理理念是机关单位档案管理工作的必要途径。以前落后的管理模式已经适应不了日新月异的社会发展进度，机关单位引进新的管理理念，提高对档案管理工作的认识，调整以前的管理模式，将单纯的人力整理，纸质的方式过渡到计算机的网络化管理模式当中来，充分的发挥信息化在档案管理工作当中的作用。

机关单位档案网络化管理就要求建立较为完善的局域网，而局域化的网络管理对独立性、安全性要求较强。所以硬件设施必须要加快建设力度，比如说：扫描仪、计算机、光盘刻录仪等等，使用同一的数字化管理系统，对电子档案进行正确管理，归纳，提高管理工作的效率，更大程度实现档案的价值利用。

加大创新，为可持续发展提供基础。机关单位要加强创新意识，切实提高档案对机关工作的服务能力。利用网络化管理的便捷，和方便，保证人员业务档案和其他的材料档案能够得到准确的利用，为各项工作服务。

4 结语

总之，机关单位档案网络化管理是机关单位长期发展的一项重要任务，同时也是一项较为庞大的工程，要通过各部门的努力一起做好档案网络化管理。

参考文献：

[1] 林林.档案工作信息的网络化[J].中国档案报，2011（12）.

[2] 刘俊玲.档案开放运用的信息安全保障研究[J].安徽大学，2012（3）.