在线办公系统中的应用问题及对策——以《军事交通学院学报》为例

闫晓枫，孙协胜，洪 梅

(天津军事交通学院杂志社 天津300161)

在线办公系统中的应用问题及对策
——以《军事交通学院学报》为例

闫晓枫，孙协胜，洪 梅

(天津军事交通学院杂志社 天津300161)

为加快稿件的处理速度，缩短论文发表的时滞，控制稿件的处理成本，提高编辑人员的工作效率，《军事交通学院学报》2009年依托局域网启用了“玛格泰克稿件远程处理系统”。该系统基于军网这个平台，实现作者-编辑-审稿专家-编委-主编为一体的稿件处理流程，简单介绍了在线办公系统的功能，针对办公系统存在为投稿信任度不高、投稿系统不稳定、审稿系统模式的固定问题，提出了一些建议，让系统更加完善，以更好的提高工作效率和质量，为期刊的信息化建设打下了良好的基础。

在线办公系统 学报 问题与对策

《军事交通学院学报》(以下简称《学报》)自1999年创刊以来，至2015年4月，已编辑出版了17卷93期，发表学术论文2139篇，随着《学报》影响力的不断提高，读者群、作者群的不断扩大，投稿数量的逐渐增多，为加快稿件的处理速度，缩短论文发表的时滞，控制稿件的处理成本，提高编辑人员的工作效率，2009年4月《学报》依托局域网启用了“玛格泰克稿件远程处理系统”。本系统基于军网这个平台，实现作者-编辑-审稿专家-编委-主编为一体的稿件处理流程，以提高工作效率。但同时也存在着一些问题，笔者结合这几年对该系统的应用过程中遇到的一些问题，提出了不足与改进建议，使其更加完善。

1 《学报》在线办公系统的介绍与功能

1.1 《学报》在线办公系统的介绍

《学报》在线办公系统是基于军网平台，前台用户可以在线投稿、修稿、查询，并及时获知稿件的处理进度；后台管理员则可以在线收稿、审稿，实现编者与作者和审稿人的直接互动。凡是被刊用的稿件，均可在网上以单篇论文为单位，以PDF文档的格式在线发布，如此，便可缩短论文和读者见面的时间，提高了作者投稿的积极性，在线发表的论文仍然继续按照正常的期次出印刷版。本该系统办公自动化网络结构如图1所示。各数据库关系如图2所示。[1]

图1 编辑部办公自动化网络结构Fig.1 Editorial office automation network structure

图2 数据库关系Fig.2 Database relations

1.2 《学报》在线办公系统的功能

该系统包括作者投稿系统、稿件查询系统、专家审稿系统、编辑办公系统、主编审稿系统5大子系统(见图3)。

图3 各子系统结构Fig.3 Structure of each subsystem

1.2.1 作者投稿系统

为《学报》编辑部处理稿件的源头，为军内作者提供在线服务。军内作者可登陆网站(http：//23.87.137.18/cn/式dqml．asp)注册帐号、帐号的获取、修改个人信息、投稿。

1.2.2 作者查询系统

查询作者投稿记录，并可跟踪查询稿件进度情况，可根据编辑部的修改要求，查询编辑部初审和专家审稿意见，向编辑部提供修改稿。

1.2.3 专家审稿系统

审稿专家可根据栏目编辑送审的论文进行在线评审。根据专家审稿意见、作者修改情况和修改复函来确定文章的结果，即录用或是退稿。

1.2.4 主编办公系统

主编中心是主编对期刊的运作进行监控和业务处理的平台。主编不仅可以对编辑部送交的稿件进行初审和终审，还可以根据文章情况，选择专业对口的编委或审稿人来进行把关或审阅。另外，主编还可以对编辑部的所有稿件进行流程监控，对稿件的情况进行分析和统计。

1.2.5 编辑办公系统

这是整个办公系统的核心模块，是编辑部进行日常稿件处理和实现网络化的基础平台。栏目编辑根据各自的业务分工进行文章的编辑加工，反馈给作者文章的修改意见，可以在线查询作者修改结果、审稿专家送审文章是否审回等情况。

2 在线办公系统应用中的问题与对策

2.1 办公系统存在局限性

在线办公系统是在军网平台上进行收稿、退修稿件、审稿等工作，所以对于地方作者投稿还是通过互联网邮箱，或是纸质(光盘)邮局邮寄，编务收到稿件还是要从《学报》办公系统手工登记稿件，稿件的处理流程作者无法看到，也只能靠电话咨询，或是通过邮箱询问，无形中增加了编辑人员的工作量。近期，总部对全军21种申报军事学核心期刊培育建设的期刊进行了准入型验收评估，《学报》以综合排名第四的成绩顺利通过了评估，被列入2年培育期建设，这样，外稿的比例会加大，咨询稿件进程的电话也会增多，也必将增加编辑人员的工作量。

《学报》2008年，发行范围改为公开发行，2009年依托局域网启用了“玛格泰克稿件远程处理系统”。因为一些原因，系统只能依托军网的平台进行处理，有一定的局限性，致使地方院校及科研单位无法通过此系统投稿。因此，下一步，还需要依托互联网，创办期刊网站，来提高《学报》的知名度。

2.2 投稿信任度不高

目前还有很多作者对于投稿总是怀有不信任的态度，虽然在作者稿件投稿成功后，系统会自动提醒已“投稿成功”，但部分作者还是会咨询编辑部是否收到稿件，才可放心。有些作者对于投稿后几天未收到反馈消息，仍会打电话咨询是否系统问题未收到稿件的任何消息，实际在作者系统里会看到稿件详细的处理进程。有时作者在尝试在线投稿的同时，又向编辑部提供打印稿，在他们看来，这无疑是个双保险，可以保证编辑部能及时收到自己的稿件。

要解决这样的问题，应采取“一刀切”的做法，拒绝接收作者提供的任何打印稿件，并要求作者必须通过《学报》办公系统投稿，慢慢消除作者投稿的疑虑，逐渐提高投稿者对在线投稿的信任度。首先，编辑人员与作者进行交流时，应详细告知在线投稿的优势，若半个月没有回复，可以打电话进行咨询；其次，应在期刊的投稿须知中注明《学报》投稿的方式与方法来加强宣传。[1]

2.3 投稿系统有时不稳定

编辑有时收到作者的电话或是邮箱的咨询，投稿半个月，没有任何回复。发现有些作者使用系统投稿后编辑并未查到稿件，没有稿件的任何信息，受到局域网的限制，系统也没办法更新。这就说明了系统存在不稳定性，这种不稳定性会导致有些作者投稿不成功，编辑无法正常的接收稿件，甚至会致使一些优秀稿件的外流。

依托局域网，本身就会有很多的不稳定因素。一方面，在遇到该问题时，要及时和北京玛格泰克科技发展有限公司(以下简称“玛格泰克公司”)相关的技术人员联系，及时解决这种问题，升级或更新系统。另一方面，在期刊的投稿须知上必须注明若15天内没有收到编辑部的通知，应主动与编辑部人员联系，投稿者确认编辑部并未收到稿件的情况，可要求投稿者将电子版发到编辑部，由编辑部将电子版稿件手动上传，以免一些优秀稿件的外流，影响作者投稿的积极性。

2.4 审稿系统模式的固定

由于系统对审稿单上的项目已固定，根据编辑部有自身需要对审稿单项目的要求无法改动，只能按照系统本身自带固定框架进行审稿。如：专家审稿单上编辑部欲增加“是否符合保密要求”、“引用图表是否正确”等，在我们送审专家审稿的同时，审稿专家也有相应的要求，但由于专家审稿系统的固定性，没有办法增加审稿项目，只能在《学报》初审时，若有问题，给专家留言，个别问题请审稿内容详细化，给审稿工作带来了一定的局限。

审稿专家是学术质量的把关者，也是期刊学术导向的指引者，[2]所以我们非常重视审稿专家对编辑部工作提出的每一条建议。下一步，我们将梳理审稿专家对审稿单内容的建议，向玛格泰克公司提出一些修改要求，进一步完善审稿系统。

3 结 语

期刊在线办公系统是以编辑部日常的工作环节、流程以及人员配置为基础，以信息化系统管理的理念、软件工程管理思想以及程序化和标准化工作模式为指导，以简化工作环节、提高工作效率为目的，对期刊编辑部传统的人工稿件工作流程进行全面的改革，重组和重新设计。[3]我们在这几年运用办公系统的同时，确实提高了编辑部工作的效率，但结合工作实际，也遇到了一些问题，针对这些问题，提出了一些整改措施，让系统更加完善，以更好地提高编辑工作效率和期刊质量，为未来期刊的信息化发展打下了基础。

［1］ 周志新，刘雪立，徐刚珍，等. 科技期刊在线投稿系统应用中的问题分析及对策[J]. 编辑学报，2006，18(6)：435.

［2］ 张伯海. 期刊工作手册：期刊业务知识[M]. 天津：天津人民出版社，1992：46-47.

［3］ 南红梅，潘新社，陈建平，等. 期刊编辑部办公系统的设计与开发[J]. 编辑学报，2008，20(1)：74.

Application Problems and Solutions of Online Office System：A Case Study of Journal of Military Transportation University

YAN Xiaofeng，SUN Xiesheng，HONG Mei
(Magazine Agency of Military Transportation University，Tianjin 300161，China)

In order to fasten the processing speed of manuscripts，shorten publish time，control cost and improve the working efficiency of editors，the editorial office of Journal of Military Transportation University adopted Margtech Remote Processing System for Papers based on its LAN in 2009．This system，based on military network，is able to integrate authors，editors，experts，editorial board members and chief editor in the paper treating process．This paper introduces functions of the online office system and proposes some suggestions on its limitations，low trust degree，unsteadiness of submission system and fixed pattern of the board’s review pattern to perfect the system，improve working efficiency and quality of the editorial board and provide a better foundation for the informatization construction of the journal.

online office system；journal；problems and solutions

Z62

：A

：1006-8945(2015)08-0096-03

2015-07-04