浅谈社会保险业务档案管理

杨立成

随着社会保险事业的快速发展，社会保险业务档案逐年增多，如何管好、用好社会保险业务档案，是摆在我们面前的重要课题。

一、社会保险业务档案建立的必然性

社会保险是社会化大生产的必然产物，而且它必将随着经济的发展不断壮大。近年来，社会保险事业日趋完善，一个不容回避的事实是社会保险的业务量不断加大，而社会保险业务又不同于其他行政性和实务性业务，社会保险业务前后是必然联系的。后一笔业务是前一笔业务的继续，前一笔业务是后一笔业务的依据。前后相连形成一个完整的参保缴费记录，社会保险业务档案量积累到一定程度，发生质的变化。

社会保险业务的特殊性决定了社会保险业务要有章可循，有法可依，可追溯、可修改，修改要保留改动轨迹，这就要求我们必须要建立和规范保险业务档案。

二、社会保险业务档案建立的原则

1.可追溯性

众所周知，社会保险起源于西方国家，十九世纪八十年代，德国工业运动不断兴起，阶级斗争十分尖锐，为了缓和阶级矛盾，德国于1883年至1889年先后通过了一系列法令，批准由国家建立疾病保险、意外事故保险和老年与残疾保险等三项保险法案，从此，劳动保险进入了国家立法阶段，形成了现代意义上的社会保险制度雏形。到1940年，世界上已有60多个国家设立了工伤保险、失业保险、家属津贴等社会保险项目。目前，在我国已开展养老、工伤、医疗、生育、失业 等五险，并且实现了参保人员的全覆盖。从社会保险的发展脉络来看，我们研究社会保险历史，对规划社会保险未来具有重要的现实意义。

2.可修改性

档案管理的可修改性是建立在可追溯性基础之上的。有了可追溯性，可修改性就有了依据。档案的修改并不是简单的改变，而是依据政策对原始资料的修改和补充。档案修改要辩证的看，首先，档案是严肃的，是胜于雄辩的铁的事实和实实在在的依据，其次，档案又不是一成不变的，是可以依据政策和程序加以修改和补充的。档案的严肃性和档案的灵活性是辩证的统一体。例如；出生年龄问题；参加工作时间问题；退休时间问题；简称“三龄”问题，“三龄”问题是困扰社保工作多年的老问题。上世纪八十年代，我国进行第五次人口普查，由于时间紧，任务重，工作中难免出现这样那样的失误，导致个别人名称音同字不同，出生年月记载错误。还有许多年轻人在正式参加工作前已在同一单位临时工作多年，但由于工作的临时性没有建立本人工作档案，正式录用时又没有标注工龄从何时计算，这就为认定参加工作时间带来了困难；再如企业改制后下岗职工及因特殊历史原因精简人员，因种种原因未能在规定时间内办理退休手续，这部分人员的正常退休时间和办理退休时间就有了间隔，如何认定这部分人员的退休时间，应退休时间和办理退休时间不一致时退休金从何时发放？对过去的年份退休金调整是否给予补发？这些问题的解决都需要依据政策对档案进行修改和补充。

3.可连续性

“服务一生，记录一生，跟踪一生，管理一生”是社会保险经办机构永恒不变的主线，这条主线要求我们在档案管理上要具有可连续性的原则。顾名思义，可连续性就是对一个事件发展的来龙去脉要有清晰的脉络，要有前因后果，前因是后果的基础，后果是前因的必然。事物的发展是普遍联系的，是连续性和阶段性的统一。马克思主义哲学认为，事物是质和量的统一，事物的变化发展是质变和量变的统一，量变体现了事物发展过程的连续性，质变体现了事物发展过程的阶段性，量变和质变的相互转化使事物发展的各个过程之间，既互相区别又互相衔接，体现了事物发展过程的连续性和阶段性的统一。档案管理工作要考虑它的连续性和阶段性，既要看到各个阶段之间的内在联系。例如，职工养老保险手册的记载就是质和量的统一，每一年的记载就是量的积累，记载达到一定年限就会发生质的变化。

4.可追究性

八十年代，社保业务档案基本上是手写的，九十年代进入以手写为主，机打为辅时期，二〇〇〇年以来，手写逐渐退出主流，各种凭证、票据、工资单等等进入机打时代，有些领域已禁止手写。形势的发展，解放了生产力，节省了人力成本，提高了办事效率。但电子化的办公特点决定了一是他的可信度差，二是他的可模仿性强。针对电子化办公的这一特点，我认为社保业务档案管理应继承和发扬手工记载档案的优点，在电子化办公中如何增加可信度减少可模仿性呢？那就是建立重要档案的可追究制度。例如时间设立密码：2015年录入的2014年信息，应能清晰地查明录入时间。同时，对责任人的追究制度也很必要，各种表格必须建立诚信制度，必须有人对表格填写内容负责。

三、如何建立和完善社会保险业务档案

1.严把建档关

社保业务档案的建立必须坚持高标准严要求原则：

⑴针对人事档案要重点把好参保人年龄关，参保时间关，缴费金额关。每一笔信息的录入都必须依据原始资料，必要的证件必须扫描备份，同时，参保人事档案的格式至少要在统筹地区内统一。

⑵针对历年缴费数据，必须要纸质档案与电子档案齐备，同时档案要建立定期入库制度，一旦封存入库，不得轻易改动。

⑶针对财务到账档案要坚持财务围绕业务运转，凭借业务票据及银行进账清单确认到账信息。

⑷对审计复核档案，要坚持统一的规范的处理程序，坚持审计结果有回声，审计结果与落实情况同步入档，审计结果落实情况不仅有文字说明而且有处理过程，必要票据的扫描件附后。

⑸对日常来往文件、信函的归档不仅要对接收的文件归档，而且要对发出的文件留存归档，归档的原则要按发生的时间先后顺序建立索引，注明责任人。

2.严把阅档关

档案入库后，阅档是不可避免的，如何阅档，我认为应坚持以下原则：

⑴阅档应在全程电子监控下进行，并进行全程录音录像，电子程序不可修改。

⑵阅档应有专门的阅档室，阅档人必须在档案管理人的可视监控范围内借阅。endprint

⑶档案原则上不得外借，确需外借应对档案借出前全部扫描，归还时逐一比对。

⑷建立阅档登记制度，为有必要的人提供扫描件并加盖档案管理部门专用章。

3.严把管理关

档案是重要的历史资料，是不说话的活证据。因此说加强档案日常管理非常重要。

⑴档案管理要科学有序，要按业务类别，不同年份，合理摆放，要建立档案编号制度，坚持纸质档案与电子档案同步，以电子查找在先，电子引导纸质的方式进行查找。

⑵档案室建设要依据档案法要求，统一规范硬件，配齐必要的基础设施。，确保档案在保存期内不损毁。

⑶档案室要设立专人管理，要对日常工作负总责，对各种隐患早发现、早汇报、早消除。

4.严把销档关

档案不能只进不出，如果不能销毁再大的档案室也不能承受。依据档案法要求，档案保管分永久保管和一定年限保管，对永久保管的档案要定期检查和电子维护，对有保管年限的档案，在达到保管年限后进行销毁，销毁档案按销毁制度进行，依一定程序办理，不得匆忙销毁，以免误毁。

四、对社会保险业务档案管理的期望

1.加强培训，培养一支思想觉悟高，业务能力强的档案管理干部队伍。档案管理看似简单实则不然，社保档案管理部门是社保业务部门的总抓手，是社保所有业务部门的汇总和归宿。各级社保经办机构，要把培养和使用档案管理人员作为工作重点，选拔骨干人员，加强培训，系统掌握档案管理工作的基本要求，做到档案管理工作常抓不懈；定期检查；定期开展业务交流；不断总结经验教训，把档案管理工作人员培养成思想觉悟过硬业务能力超群的复合型人才。

2.对档案管理的基础建设加大投入，升级保密等级，划设管理红线。各级社保经办机构在抓好档案管理人员培训的基础之上，要加强档案室的基础建设，县区以上各级社保经办机构，要设立独立的档案室，档案室的设置应坚持：⑴不在顶层。⑵不在最底层。⑶不在房山一侧。而应设置在各业务部门的中心位置。

3.加强法制建设，在遵守档案法的基础上，进一步完善社保业务档案管理制度，做到有法可依，违法必究。党的十八大提出依法治国理念，社会保险业务档案管理工作必须依法开展。

可以说，社会保险业务档案管理工作开展的比较晚，在这方面，我们还有许多工作需要探索和完善，我们要正视自己的差距，同时要勇于化危为机，把零基础化为机遇和动力，白手起家，坚持标准化、正规化、科学化、电子化起步。依法治国，是我们国家的发展方向，也是正确选择。建立开展并完善社保业务档案管理工作恰逢其实，我们要在模范遵守档案法的基础上，制定和细化社会保险业务档案管理制度，做到人人懂法，守法，护法，使社会保险业务档案管理工作健康有序开展起来。

参考文献：

[1]张左己.领导干部社会保障知识读本.中国劳动社会保障出版社

[2]张铁.马克思主义哲学读本.辽宁人民出版社

[3]张朝民，刘永璞，张学春.社会保险概论.红旗出版社

[4]中华人民共和国档案法endprint