论民营企业档案管理模式的有效构建

摘 要：档案管理，是民营企业管理的重要内容，影响企业的长远发展。民营企业在快速发展的同时，由于发展时间短、管理经验不足，其内部管理问题也逐渐暴露，通过对档案管理模式的阐析，为实际工作作指引。通过对比不同模式下档案管理的成效，有助于掌握规律，结合实际。本文研究了民营企业档案管理的构成要素，并提出其构建的有效途径。

关键词：民营企业；档案管理；管理模式

档案是企业重要的基础信息资源，是企业生产经营的历史记录。民营企业档案是民营企业在生产经营过程中形成的对企业和社会有保存价值的资料、实物、声像等不同形式的历史资料记录。档案管理是企业工作的重要内容，影响着企业的长远发展。在民营企业中构建科学的档案管理模式，不仅能够规范档案管理工作，还能够提高企业经济效益、构筑企业文化。在知识经济时代，信息对于企业的重要性，已经可以与有形资产相比拟，档案资料，是与企业发展历程相伴随的无形资产，它作为一种证据能保障企业的合法权益，作为一种存在沉淀在企业文化的积累中发挥积极的作用。基于档案管理的重要性，要求民营企业构建起适合的、科学的档案管理模式，包括归档、保密及销毁等方面的规章制度，只有档案管理模式有效运行，才能实现档案管理制度化科学化，提升档案管理水平，不断促进企业不断发展。

一、科学的民营企业档案管理，包括对形成的档案收集整理、移交、归档保存以及价值利用，民营企业档案管理模式的构成要素主要有以下几点

（一）民营企业档案管理制度

档案管理制度，是民营企业档案管理部门在开展档案管理工作时必须严格遵守的规章制度，科学完整的档案管理制度应包括：文件材料收集归档制度、档案保密制度、档案保管制度、档案利用制度。收集归档制度是指，企业在生产经营的过程中会源源不断地形成大量的文件资料，而这些文件资料在时效期，即相应项目结束以后，应及时移交档案部门集中统一保管，在建成以后，及时归档建设资料，并定期对经营资料进行归档。在文件归档制度中，主要强调归档时间、范围和移交程序等。档案保密制度指的是，民营企业生产经营中形成的档案资料具有涉密性，如果泄密将会影响企业经济效益。对于公司而言，档案信息就是企业的生命线，因此要明确档案资料的机密等级和保密期限，在档案形成、归档、整理和利用的过程中，要注意保密，确保资料的安全。档案保管制度，是档案管理工作的重要内容，档案是否保存完好，影响企业对于档案的利用，该制度主要对档案保管环节进行规定。档案利用制度，就是规范使用档案而制定的制度，要为民营企业在未来利用档案提供依据。

（二）民营企业档案管理机构

民营企业档案管理机构，根据企业类型、规模和特点，有不同的形式，一般主要三种档案管理机构的设置类型：独立的档案管理机构、隶属于某部门的档案管理机构、联合的信息中心。其中，独立的档案管理机构是指，有条件、有基础、有自主理念与能力开展档案管理的企业，可以建立企业档案馆，一些大规模的民营企业都已建立企业档案馆，以丰富的馆藏资源、充足的人才精英、高端的机器设备，处于档案管理的领先地位。隶属于某部门的档案管理机构，民营企业将档案管理机构设置于企业办公室下，由办公室统一领导监管，这种设置体现了企业文件与档案的统一，能够促进文档一体化。联合的信息中心，是一种新型的信息机构，体现了民营企业对信息资源和信息开发的重视，其对信息资源的收集管理包括了图书、情报和档案等各方面。

（三）民营企业档案管理方式

民营企业档案管理工作，与企业的发展密切相关，企业档案管理方式的选择正确与否，关系到企业对档案资料的利用，影响企业的效率。在早期的民营企业档案管理工作中，企业对于档案管理工作的重要性认识不够，企业档案管理的重心也主要集中于企业人事方面的文件，并且对此没有深加工，不利于以后生产经营中进行利用。而随着现代企业制度的建立，企业档案管理重心有了很大转变，更多的针对企业生产经营等核心档案进行管理，并且在完成初步归档之后，也更多的将精力投入到档案信息资源开发利用中。此外，科学技术的进步，也使档案存放的载体发生了改变。虽然大多数民营企业的档案仍然是以纸质状态来呈现的，但将档案储存于磁盘、光盘等电子产品里，这种档案管理方式，也对企业的人员、设备和环境提出了新的要求。

本人在房地产企业工作，房地产公司档案方面应着重保管国有土地使用证、建设用工规划许可证、施工许可证、商品房现（预）售证明、竣工验收意见书、商品房买卖合同、拆迁许可证、拆迁补偿协议书等政府部门认可的档案，包括从设计到报批报建，验收，预结算，销售，产权证办理、售后、物业服务等等内容。

二、民营企业档案管理模式构建的途径

（一）提高企业整体档案意识

档案管理工作要在民营企业发展中作出应有的贡献，首先就必须对档案管理工作予以充分重视，没有领导的重视，档案管理工作很难开展起来。要想让民营企业的领导重视档案管理，就要让企业领导看到档案对企业发展的价值，通过具体的案例来让企业领导感悟档案的魅力，如某集团公司已有南宁雅客大酒店、靖西雅客大酒店，而欲新建天成国际大酒店，在这期间原有建成酒店的档案资料就发挥了作用，能够进行参考，为新项目的造价管理提供依据。民营企业领导对档案管理的重视，一方面能够提升档案工作者的积极性，另一方面在企业内部完善档案管理机制，明确责任。要组织专门的工作小组，定期对档案管理工作进行检查，对工作中的疏漏和隐患要督促管理人员及时解决，并建立相关考核机制，对档案管理工作实施定量考核，使档案管理工作制度化、规范化。

（二）加强档案管理前端控制

从民营企业的档案管理流程来看，多数企业的项目文件在形成档案之前仍然是现行文件，并没有得到应有的收集、归档。在民营企业档案管理模式的构建中，在项目文件处理完后到档案归档的这段时间内，对文件的收集与整理是企业每个员工的责任，而并不仅仅是档案工作者的任务。每个部门、每个项目都要重视每一份文件存在的价值与意义，管理者要督促该部门及时将文件归档，如上述集团公司，有房地产企业、酒店、休闲文化产业、长冠贸易公司、君紫澜园林绿化公司等，产业相对较多，各下属企业在新项目实施以后，应及时将项目文件收集归档，重视文件档案的前端控制，做好前期工作。

（三）大力开发档案信息资源

档案信息资源建设，是民营企业发展中占据主动性的一项重要举措。一方面，为了应对民营企业对档案需求的多样化，以及提高工作效率，首先应加强信息化建设，使用先进的科学技术手段，如扫描仪、计算机等，将实体化的文件档案数字化，使保存困难的纸质档案以多媒体的方式在管理软件中存档，实现文件档案纸质与数字形式并存的局面；另一方面，要加强推进文档一体化的是实现和图书、情报、档案一体化的信息资源建设，在档案管理的基础上，对档案知识进行加工整合，实现资源创新与共享，满足企业各方面发展的需求。

（四）加强档案灾备系统建设

在民营企业构建档案管理模式的过程中，要特别注重防范各类不可预见的灾难，其会给企业纸质档案和数字档案带来损失，因此要加强档案灾备系统建设。对于纸质档案的存放要加强放水、防火等警报系统的建设，提高档案库房的环境质量；而对于电子档案，要启用异地实时多重备份，这样即使电子档案受到破坏的威胁，也可即使的恢复档案系统，避免企业档案受到毁灭性的档案损失，而完善纸质档案与电子档案的双重灾备系统，是民营企业档案管理模式中需要着重解决的问题。

（五）落实档案利用制度

民营企业的档案管理模式中，除了要对档案管理进行规定以外，还需要落实档案利用制度，以解决档案利用不积极不充分的问题。民营企业应根据本企业的发展情况，制定出可行的档案利用制度，明确哪些档案可以供员工查阅，什么级别的员工有权查阅具体哪些档案等问题。表面看民营企业档案所有权归企业所有，但是《档案法》中另有规定，一些相关内容对国家和社会有保存价值，国家应注重对此部分档案的监管，如重点项目的档案，有关国家领导来视察企业，省市主要领导来企业开会等，还有企业上市等涉及公共社会利益及安全的档案。在档案管理模式中，落实好档案利用制度，能够最大限度的提高档案利用率，使民营企业在源源不断的档案资源中获取最大的价值。

三、结语

民营企业的档案管理工作与企业的发展紧密相关的，在选择档案管理模式时要从实际出发，综合考虑各方面要素，保证档案管理工作的健康开展，为企业的顺利发展奠定基础。

参考文献：

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[4]刘毅，韩凤芝，赵雪梅 如何建立和完善民营企业档案管理体系[J].学理论，2011.2.

作者简介：杜芳（1973–），女，壮族，广西南宁人，馆员，在职研究生，从事档案管理工作。