“世界咖啡式”汇谈在企业决策中的应用——以K企业为例

高 倩

(中国石油大学胜利学院 文法与经济管理学院,山东 东营 257000)

“世界咖啡式”汇谈在企业决策中的应用
——以K企业为例

高 倩

(中国石油大学胜利学院 文法与经济管理学院,山东 东营 257000)

“世界咖啡式”汇谈方式逐渐广泛运用于企业管理,能在管理问题诊断、运营模式改良、生产流程优化、内控体系改善等方面发挥积极有效的作用,尤其擅长解决会议冗长、效率低下的问题。此方式通过团队组建、下发课题任务、分桌研讨、互换研讨、复位研讨、成果发布等标准化步骤帮助企业完成科学的决策过程。

世界咖啡式;集体智慧;汇谈;引导师

朱尼特·布朗和戴维·伊萨斯在他们所著的《世界咖啡:创造集体智慧的汇谈方法》一书中指出了“World Cafe”即“世界咖啡”的概念,这是被彼得·圣吉所推崇的著名的会议模式,其主要精神就是“跨界——不同专业背景、不同职务、不同部门的一群人,针对数个主体,发表各自的见解,互相意见碰撞,激发出意想不到的创新点子。世界咖啡让参与者从个人风格、学习方式和情感智商所有这些惯用的评判人的方式中解放出来,使人们能够用新的视角来看世界,让人们进行深度汇谈,并产生富于创造性和行动力的新思维。

自1995年发起以来,全世界已有数以万计的人参与世界咖啡式汇谈,或在容纳1 200余人的宾馆舞厅,或在只有十几人参加的温暖的客厅。惠普公司曾经通过多次世界咖啡汇谈,召集不同部门的员工、不同行业的专家,分别对降低安全事故进行讨论。结果是,整个公司的事故率下降了大约33%[1]。

因此,将“世界咖啡式”汇谈方式广泛运用于企业管理,能在管理问题诊断、运营模式改良、生产流程优化、内控体系改善核心能力提升等方面发挥积极有效的作用,尤其擅长解决会议冗长、效率低下的问题。

一、“世界咖啡式”汇谈改变企业的心智模式

世界咖啡式汇谈是一种集体的对话方式,适用于创造共识和解决问题,强调尊重和鼓励每个与会者独特的见解。对话的进行由咖啡桌主持人引导6～9人的几个小团队汇谈,且不断移动参与者至不同桌次,以交换、分享与散播不同角度、不同心境的想法。经过关键问题的引导与温馨会谈气氛的营造,能够使与会者有更深的共识及解决问题的方法和有效的行动[2]。

世界咖啡式汇谈引入企业管理中,能够从如下几个方面改变企业思维甚至决策方式:

(一)以“趣味性探讨环境”替换“企业传统会议空间”

在实际操作世界咖啡式汇谈时,会将地点布置的温馨、放松,充分激发与会者的参与感,一改传统会议空间的严肃、紧张氛围。用创造性的方法设定新型学习环境,用“旅行者”角色扮演的形式更换探讨交流的团队、桌次、环境,使得汇谈过程中,参与者最大限度地相互交换认识、相互启发。这样的探讨环境有助于持续引爆参与者的“HIGH点”,保证参与者全力以赴地投入到汇谈主题中去。

(二)以“互动氛围”碰撞“多元思维”

在群策群力、充分互动的环境下探讨现实问题的解决思路,可以有效提升团队成员对于探讨主题的贡献度,充分调动全员的主观能动性,碰撞出多元思维。

(三)以“务实高效的过程”修正“冗繁拖沓的决策”

“解决问题、注重实效”是企业持续经营和持续改进的重要目标。然而,面对问题,企业的解决过程往往冗繁而不具实效。世界咖啡式汇谈过程有一套既定的流程和方法,具有全过程的可控性,能改善会议过程冗长拖沓不能达成有效决议的现象。

二、“世界咖啡式”汇谈操作步骤及要点

(一)操作步骤

为清晰、简要地呈现操作步骤,这里以18人汇谈为例,分为3桌,每桌6人参与,实施过程按如下六个步骤(见图1):

图1 “世界咖啡式”汇谈步骤

1.团队组建

参与汇谈的3桌人员即为三个团队,每桌选出桌长1名,其他5名成员的角色为“旅行者”。桌长组织成员通过抽签,将本桌6人再分为三个小组,见图2所示。其他桌组织构成图与下图类似(注:每桌桌主自动成为各桌A组成员)其中,桌长职责为:组织本桌旅行者进行议题讨论;整理旅行者想法,形成书面记录;最终进行讨论成果的发表。旅行者职责为:就议题充分参与探讨;将本桌探讨出的成果传递分享给兄弟桌。

图2 桌一组织构成

2.引导师下发课题任务

由引导师发布汇谈主题、目的、意义、背景资料,并提出明确的探讨目标。

3.第一轮分桌研讨

实施第一轮分桌研讨,由桌长记录本组讨论出的观点。

4.第二轮桌成员互换研讨

“旅行者”开始“旅行”,并传递本桌观点。在这一轮中,每桌A组保持不动,每桌的B、C两组的“旅行者”参与到其他桌的研讨中去。本轮各组旅行者的走向见图3,各桌桌长负责汇总新“旅行”到本桌来的“旅行者”对该主题的观点。

图3 桌成员互换路径

5.第三轮复位研讨

“旅行者”回到原来的桌次,并根据从其他组分享到的观点进行总结,可能会产生新的启发,也可能会修正原先的观点。与此同时,三名桌主负责汇总最终本桌的讨论结果。

6.成果发布

由桌主代表做总结陈述,发表各桌的最终观点。如果这一主题的研讨目标是开放式的,要求集思广益,三位桌主最终的分享可以各自阐述,自由发表;如果研讨目标要求最终达成一致,即决策型的研讨,三位桌主需要在成果发表后再进行一轮磋商,整合三桌观点,最终达成共识。

(二)操作要点

具体组织“世界咖啡式”汇谈时,应注意如下关键点,保证顺利实施。

(1)明确汇谈目标。组织者应当明确汇谈目标,根据目标邀请相关人员参与,并围绕目标实现安排适当的汇谈地点。

(2)创造宜人环境。组织者应尽量提供一个热情的、安全的、人性化的汇谈环境,营造开放、融洽的汇谈氛围。

(3)选题相关性强。注意选择探究与参会者相关性强的问题,作为问题的利益相关者,会更有迫切解决该问题的欲望,参与度和积极性会更高。

(4)鼓励充分参与。鼓励每个人有意义的参与并且有输出的观点。

(5)整合不同观点。糅合、联系不同的观点,鼓励不同的观点并且探究不同观点的相互联系。

(6)内化团队观点。参与者要充分聆听、洞察问题并加深对问题的理解,在所有参与者的观点和激情的共鸣中出现的团体观点内化。

(7)团队智慧显性化。接受并分享共同的发现,将团体的共同智慧显性化。

三、“世界咖啡式”汇谈实例

(一)实例背景

K企业是一家中型石油装备制造企业,现有员工8 000余人,成立于2001年。随着业务和人员规模的扩大,2013年初,K企业的客户满意度逐年降低,干部对管理力不从心,内部员工对K企业牢骚满腹。经K企业管理层分析,以“三低”(效率低、责任心低、协同度低)为代表的大企业病是阻碍K企业发展的元凶,必须要采取有效措施根除“病根”。

(二)实例阐述

2013年5月起,K企业各部门迅速行动,组织各部门员工对于企业发展中存在的“三低”问题展开大讨论,其中,人力资源中心采用了“世界咖啡式汇谈”方式,较为深入的探讨了该问题,实施过程如下:

(1)团队组建。本次汇谈由人力资源中心企业文化部组织,邀请了人力资源体系核心员工36人(人力资源体系共计83人)参与汇谈。参与者被分为三桌,每桌12名成员,并推选出各桌桌主,同时,将各桌二次分为三个小组。

(2)引导师组织汇总归类、优化分级、提炼问题,确定汇谈主题。引导师利用头脑风暴法,组织三桌列举出人力资源中心开展工作过程中出现的“三低”问题共计38项。以“保留相关性问题、剔除重复性无效性问题”为原则,引导师带领参会者将38项问题归纳合并为18项。随后,三组分别对18项问题按照紧急度、重要度的原则进行排序,最终将优先级水平靠前9个问题列为汇谈的总目标,请与会者拿出具体举措解决如下三个维度九个方面问题:协同度低(资源整合能力弱、主动协同意识低、内部信息共享低);责任心低(分工授权不明晰、管理者缺位、客户意识弱);效率低(标准化建设不足、授权不到位、计划性差)。

鉴于问题较多,引导师宣布:本次汇谈优先讨论“协同度低”这一维度的三个突出问题的解决举措。

(3)第一轮分桌研讨。三桌各自开展了30分钟的高效讨论,并记录各桌对资源整合能力弱、主动协同意识低、内部信息共享低三个问题如何解决的认识。

(4)第二轮成员互换研讨。按照桌主原位不动、“旅行者”定向挪动桌次的原则进行成员互换,确保每桌都具有其他两桌的代表成员,三桌成员充分交换上一轮各桌的汇谈成果。

(5)第三轮复位研讨。所有参会者回到原先的桌次,带回新的观点,融入新的认识和看法,启发碰撞出新的观点,对原先本桌的成果进行修正。

(6)成果发布。三桌桌主将各桌汇谈的成果汇总后发布。

随后,人力资源总监在最终环节带领与会人员对上述34项行动举措进行梳理归纳,制定了下一阶段为摒弃“协同度低”这一问题的具体行动计划(详见表1)。在2014年下半年,人力资源中心以该次活动的成果为纲,优化落地了具体举措,在K公司下半年部门满意度排名中由第24位上升至第5位,改革效果卓越。

(三)实例分析

从K企业的世界咖啡式汇谈的组织过程中发现了几个关键问题,可以作为后续组织该类活动时的具体建议:

(1)归纳、逻辑思维能力较强的引导师是该类活动的关键人物。引导师的核心作用贯穿于活动实施的全过程,从前期汇谈资料准备、组织团队建设、设计活动流程、归纳汇谈主题、控制活动关键节点、总结分析成果等。

(2)组织者对世界咖啡式汇谈的运作方式必须熟悉,可提前安排预演,对可能发现的问题提前预判,保证活动组织的全过程运行顺畅,达到预期效果。

表1 协同度低应对措施(纲要)

(3)汇谈地点可安排在公司之外,以一种开放、无压力的氛围作为活动的引爆点,激发汇谈者更高的参与度和更新奇的体验感。

(4)类似的汇谈活动建议轮换引导师,从中发现人才,储备培养更多能胜任此类项目的引导师,有利于K企业向其他部门乃至全公司推广该类方式。

四、结 论

随着世界咖啡式汇谈方式在国内企业管理领域不断被应用,它对企业员工在工作和实践中,即非正式学习的情况下,对员工的各方面的学习能力、团队之间交流分享理念都能起到很好的促进和帮助。本文所进行的工作,就是对世界咖啡式汇谈方式从基本步骤、操作要点、操作流程等方面做简化梳理,并配以实例,通过实例操作中发现的问题进一步总结完善该类活动实施的要点。

从企业的成功实践中发现,无论是运用集体智慧来培养建设性关系,还是达到合作性学习的目的,以及对关键性问题进行思路发掘,“世界咖啡”式汇谈方式都可以拿来运用。可以预见,将该方式作为一种教育教学手段也将会有广阔的研究和应用前景。

[1] 朱尼特·布朗,戴维·伊萨斯.世界咖啡:创造集体智慧的汇谈方法[M].北京：机械工业出版社,2010(3):22-23.

[2] 于辉.世界咖啡屋[J].施工企业管理,2012(8):102.

[责任编辑] 巴永青

2015-06-26

高 倩(1984—)，女，山东沾化人，中国石油大学胜利学院文法与经济管理学院助教，主要从事会计教学研究。

10.3969/j.issn.1673-5935.2015.03.026

F270-05

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