高校档案管理工作的宏观思考

康振武

高校档案管理工作的宏观思考

康振武

摘要：高效档案管理工作是高校开展教学、科研、管理等工作的基础，也是学校文化和历史的积淀与象征，所以应该将其视为高等院校建设和发展过程中的一项重要工作，使之充分发挥出其应有的价值和意义。鉴于此，本文结合实际，就高校档案管理工作进行了宏观思考，以期获得更加深刻的认识。

关键词：地方高校；档案管理；宏观思考

近年来，在高等教育整体大发展的背景下，高校档案工作的价值和意义也得到了凸显，对此应该深刻认识到，档案管理工作是一个系统的工程，绝不是一朝一夕之功。需要在社会、学校和广大师生的重视和支持下，理解和帮助下，才能使这项工作更加完善。同时，作为档案管理人员来说，也应该主动对下当下的工作进行审视和思考，查缺补漏，扬长避短，创造性的推进工作的开展。本文也正是本着这一目的，对此进行了具体的分析，希望能够起到一定的借鉴作用，为这项工作的发展贡献一份自己的力量。

一、高校档案的重要作用

首先是历史见证作用。高校的各种档案，是伴随着高校的诞生、建设和发展逐渐积累起来的，其就像是一面镜子，全面映出了高校教学、科研、实验等各种活动的历程，同时也反映着国家和地方教育方针的变化。所以从这个角度来说，一部档案史，就是一个学校的发展史，可谓是学校的活化石。其次是使用凭证作用。高校各类档案，有着其它材料所不具备的使用和凭证作用。如比如一些知名校友的档案，就是学校对外宣传的最佳材料；教师的业务档案，也是教师进行考核评优、职称晋级等方面的重要依据。至于学生档案，更是国家教育部门对学生进行成绩和学位认定的唯一凭证。可以看出，其这种使用和凭证作用，无疑是其它材料所不能替代的。再次是现实依据作用。档案是学校制定决策计划、改进教学管理、提升教学质量的重要依据。大量的档案能够从不同的侧面反映出学校某一个阶段或某一项工作上的详细情况，起到重要的参考和借鉴作用。所以说，档案管理的重要作用和价值是无可替代的，理应得到学校和教师的高度重视。

二、地方高校档案管理工作的宏观思考

1.树立正确认识

认识是行动的先导，并直接决定后续工作的开展质量。所以要想改进和完善高校档案管理工作，首要做的就是需要树立起正确的认识，即提升学校领导和档案管理者对档案和档案管理工作性质、价值、作用和意义的认识，并由此形成一个合力。具体来说，首先要更新观念。因为档案所发挥的是一种隐性作用，难以以视觉的形式呈现出来，所以为很多学校领导所忽视。要求学校领导要纠正这种片面的认识，用一种长远、战略的眼光来看待学校档案管理工作，真正意识到其是学校建设和发展的重要组成部分，并向档案管理者传递出学校领导层的重视态度，起到一定的激励作用。其次要创新思路。要想让更多的师生认识到档案的重要性，就必须要创新思路，通过积极的宣传，来加深广大师生对档案的理解和认识。比如可以举办专题的校史展、毕业照展、知名校友展等等，不仅能够以生动、直观的形式增强人们对档案的认识，还有有效激发了师生的学校荣誉感。又比如可以和学校网站展开合作，制作专题栏目，将一些图片和视频资料放置其中，方便师生的浏览和宣传等。最后是转变思想。在传统的档案管理工作中，一直存有“坐、等、靠”的旧观念，而伴随着社会和高校的发展，对于档案管理工作有了新的要求，所以就必须转变这种陈旧思想，树立起一种服务和建设意识，包含档案管理者个人业务和综合素质的提升、工作方法的变化、信息的主动搜集等多个方面。唯有这种正确认识和观念的树立，才能保证高校档案管理工作沿着一个良性的轨道发展。

2.健全管理体制

任何一项工作的开展，都要以一个科学、健全、稳定的管理体制为基础，高校档案管理工作自然也不例外。具体来说，首先是建立校级领导负责制。2008年颁布的《高等学校档案管理办法》中曾明确指出：“高校档案工作由高等学校校长领导，分管档案工作的校领导协助校长负责。”在这一要求下，很多学校都形成了副校长主管，并对校长负责的管理机制。使档案管理工作真正有了“当家人”，使校长负责制的要求落实到了实处。所以在下一步的工作中，还应该加强和完善这一管理体制，分管副校长理应将其视为是自己的责任和义务，并积极将其纳入学校的整体发展和议事日程，主动为档案管理工作争取相应的人力、物力和财力支持，为其良性发展提供最为坚实的保障。其次是健全档案管理的保障制度。档案管理工作既是宏观的，也是具体的，所以需要建立起一套符合实际的、稳定的保障制度，并将其纳入到学生整体的保障制度中。从当下的实际情况来看，搜集难是高校档案管理工作中的首要难题，虽然学校明确要求各行政部门和教学部门要把档案工作及时纳入日常工作中，并将其作为总结和考核的重要内容，但是在执行过程中，很多工作人员都是些“门外汉”，对于哪些该存档，哪些不该存档等没有明确的认识，且没有相应的惩戒措施，一些重要材料没有及时归档后，相关责任人并没有受到问责。所以一方面要加强对工作人员的培养力度，另一方面也要制定相应的奖惩措施，并作为考核的重要标准。要以上述两个方面作为保障制度建设的重点和突破口，通过不断的探索，一步步的完善和丰富该保障制度。

3.推进信息建设

信息技术的飞速发展，使整个社会都进入了一个信息时代，对于高校档案管理工作来说，也应该正视这种客观环境的变化，积极推动档案管理的信息化建设，使之成为学校信息化建设的排头兵。具体来说，首先是档案数据库的建设。一方面，要对电子文件的归档做出明确的规定，保证其真实性和有效性，为今后的利用打下良好的基础。另一方面，也要做好数字信息资源的安全管理工作，既要从思想上高度重视，也要从技术上不断创新，还要做好相应的备份工作，最大限度的保证信息资源的安全。需要充分认识到的是，信息化建设也是一个长久、系统的工程，这就需要在具体的建设过程中分清主次和先后，比如对一些重要的资源优先进行处理，按照某一个专题或顺序处理等，体现出一种科学性、循序渐进性。其次是建立专门的档案网站。受到多方面的限制，多数学校都没有专门的档案网站，只能在学校网站上找到一些相关的信息，这其实是一种形式化的表现，重建设而轻使用，甚至是只建设而不使用，从而使档案资源没有发挥出其真正的价值和意义，沦为了一道摆设。所以要努力建设档案专网，构建开放的网络平台，最大限度的实现档案资源的利用和共享。最后是积极融入数字校园建设。数字校园建设是当代高校发展的一个重要方向，而档案信息化建设正是其中不可或缺的组成部分，要求档案管理部门要积极融入这股热潮中，一方面可以争取到相应的支持，一方面也可以避免学校的重复建设，实现资源的整合与共享。

4.加强人才培养

人才是一项事业兴旺发达的基础，要想更好的发挥出档案应用的作用和价值，就要建立起一支高水平档案管理者人才队伍。具体来说，首先是科学设岗，保证队伍的稳定性。《高等学校档案管理办法》曾明确指出：“要配备专职档案工作人员”，但是从实际情况来看，多数学校在人员数量上存有严重的不足，难以满足复杂和繁重工作的需要。所以要先从数量上予以切实的保障，重视档案工作的人员配备，结合实际情况科学而合理的设置岗位，而不是忽视、挤压该类人才的引进。与此同时，也要对档案管理人员的工资、福利待遇、职称评定等做出明确的要求，免除工作人员的后顾之忧，全身心的投入到工作中来，为队伍建设打下最为坚实的基础。其次是加强培训，提升管理队伍的素质和能力。当代信息技术的发展日新月异，要求档案管理人员要不断进行充电，才能满足工作的实际需要。作为学校方面来说，要主动给档案管理者以学习的机会，如外出学习、邀请专家来校讲座等，着重提升其职业道德、业务水平和综合能力。作为档案管理者自身来说，也要认识到个人发展和提高的重要意义，积极配合好学校的各项工作，树立起终身学习的理念，与时俱进，不断学习新的知识和技能。在学校的鼓励和支持下，在个人的努力下，得到持续不断的丰富和提升。

参考文献：

[1]王艳玲.浅谈高校档案管理信息化建设[J].现代情报.2007(06)

[2]石晓英.浅谈高校档案管理应加强的几项工作[J].唐山职业技术学院学报.2006(02)

[3]卢余群.谈高校档案工作的优化管理[J].嘉兴学院学报.2004(02)

[4]舒丹.刍议高校档案管理创新[J].佳木斯教育学院学报.2009(01)

(作者单位：泰山护理职业技术学院）