探讨医院档案管理模式 提高医院档案管理效益

隋丽珍

（吉林省梅河口市山城镇医院，吉林 梅河口 135000）

随着我国事业单位机构改革的不断深入，医疗改革也日益深化，医院管理工作正面临着新的机遇和挑战，然而新形势下的医院档案管理工作如何发展，才能更好地为医院服务，是当前亟待解决的问题。

1 管理环境的有效性

以人为本是当今社会的重要理念。为提高医院服务的有效性，医院档案管理是极为重要的，营造良好的医院档案管理环境，提高医院服务的有效性，提供更好的优质服务，应从以下几方面做起。

1.1 更新观念，实现有效服务

档案事业随着电子档案的出现、信息技术的应用、新型档案载体的保管等诸多因素的挑战，都亟待档案工作者不断学习、不断创新，以更有效的服务理念去迎接新的挑战，尽早从过去传统的手工型向现代化管理型转变，建立资源优势、公共文化等档案管理理念。

1.2 强化硬件建设，提高管理技术的有效性

传统的档案手工管理很难适应现代医院建设发展的需要，应投入必须的基础设施和办公设备，实现电子化、自动化管理，实现现代科技的优势，提高工作质量和效率。

2 管理系统的有效性

在为医院档案管理努力营造良好的管理环境的基础上，还应积极构建规范的管理体系，充分利用现代科技的优势，用科学发展的眼光，对原有的体系进行完善和改革。

2.1 引入ISO9000质量管理体系

我国的一些档案馆根据国家档案管理法律、法规及本单位实际，结合ISO9000质量管理体系运行模式，按照ISO“八项原则”,特别是围绕以“顾客为关注的焦点”与“持续改进”两个基本原则，明确档案管理目标，落实科室与个人责任，医院档案管理引入全面质量管理体系是完全可行的。

2.2 完善制度、规范管理

建立完善的规章制度，可以减少档案管理的随意性，保证档案管理工作的健康、持续发展。随着信息时代的来临、科学技术的飞速发展，一些档案管理制度需要进行修改和完善，可将档案工作的“三纳入”“四同步”管理（即纳入计划规范、管理制度、部门负责人及专兼职人员职责范围；与布置、检查、总结、验收鉴定各项工作同步）列入规章制度而付诸实施。

2.3 优化管理手段，实现档案网络化管理

医院档案科学化管理，不是各部门档案简单集中管理，而是一项实现医院档案管理工作规范化、科学化、制度化、现代化的高标准系统工程，是档案工作人员面临的新课题。档案管理的现代形势迫使档案工作人员要采用系统工程，网络技术目标管理等科学的管理方法。

3 服务工作的有效性

医院档案管理的最终目标就是利用、挖掘其潜在的经济价值和社会价值，使之转化为现实的经济效益和社会效益。医院档案部门必须由被动服务转变为主动服务，拓展服务领域、扩大服务范围、创新服务方式。通过网络信息系统，扩大信息来源，及时准确地收集和整理各类信息，注意各类信息的积累，使医院档案内容得到进一步丰富，从而实现医院档案管理的信息化。

3.1 扩大服务范围，充分利用档案资源

医院档案部门要充分应用现代化科技技术，多渠道、多途径地开发档案信息资源，将档案管理范围进一步延伸，让更多有重要价值的科室档案纳入归档范围，建立档案信息网络，利用网络环境和设施开展各项网络档案信息服务，进一步扩大服务范围。

3.2 改变档案服务方式，提高档案利用价值

在档案工作由传统向现代的转型时期，传统档案服务方式与现代档案服务方式之间并非是“脱胎换骨”，而是“相辅相依”。在传统与现代档案服务方式之间呈现出强烈的互补性，正确处理两者间的相互关系有益于档案资源的共享。应根据社会档案需求发展演变的客观趋势，在不断优化传统档案服务方式的基础上，与时俱进地促进档案服务方式的创新。

（1）档案信息加工服务。随着社会的发展，档案利用的凭证性需求已不再占据绝对的主导地位，历史、经济等主题性档案需求日益增长。档案工作部门可以根据利用者的不同需求，利用自己占有档案资源，快速进行档案信息加工的有利优势，有目的地将各类档案资源予以归纳整理、组合，利用网络环境，组织网上信息，为利用者提供完备、充实的档案信息服务。

（2）档案咨询服务。档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务，提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。

（3）现行文件阅读服务。在档案馆现行文件阅读服务中心是档案部门极富创新精神、最具时代气息的服务措施之一，是对传统档案范围的突破，也是今后相当长一段时间内，档案部门克服档案信息滞后的弱点，推动档案资源共享的有效途径之一。

此外，诸如档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门，也可在一定范围内采取有效的措施，挖掘档案信息资源，为全院各项工作主动提供信息服务，利用档案积极开展编研工作，为临床、科研、领导决策提供主动服务，收集利用反馈信息，了解档案信息发挥作用的情况，总结经验教训，提高档案利用率，以此提高医院各项工作的效率，提高医院的社会效益和经济效益，扩大医院的知名度和信誉度，促进医院健康有序地向前发展。