论高速公路信息服务中心档案的建设

苗新

（吉林省高速公路事业管理局，长春 130000）

论高速公路信息服务中心档案的建设

苗新

（吉林省高速公路事业管理局，长春 130000）

相关档案管理信息化建设是指将档案资源和档案各项管理过程数字化，通过信息系统加工和计算机网络的传输，实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用，实现档案信息资源的社会共享。档案作为一种原生的信息资源，作为社会信息系统的一个重要组成部分，其信息化建设是档案事业发展的战略重点之一。如何抓住信息产业发展的机遇，充分发挥档案信息来源的优势，是摆在每个档案工作者面前迫切需要解决的课题。

高速公路；信息服务；档案管理

1 高速公路信息档案管理信息化建设的现状与不足

档案信息化建设主要面对的是数字化的档案信息,这就需要从数字档案信息的著录、保护等方面入手,制订新的标准来规范工作实践。但就目前信息化发展如此迅速的今天，高速公路信息档案信息化建设还有很多方面需要不断建设和提高。

1.1 档案信息化建设观念相对落后

尽管档案的重要性逐渐被人们认识，但在我国仍有相当一部分人档案意识淡薄，认为档案无足轻重，没有多大用途，这就造成了在档案信息化建设过程中的非积极投入及非规范行为，最终造成档案信息化建设的延缓，造成档案信息交流的障碍，影响档案信息化建设目标的实现。

1.2 档案管理信息化认识不到位

国家档案局制定的“全国档案信息化建设实施纲要”（以下简称“纲要”）提出了全国档案信息化建设的目标、要求和主要任务，即各级档案馆（室）逐步建成三网联通的计算机网络系统、建设档案网站、应用计算机技术实施档案管理以及支持计算机档案管理的数据库建设等。目前我局档案信息化建设还处于应用计算机技术实施档案管理，以及支持计算机档案管理的数据库建设中，对“纲要”的档案信息化建设有着狭隘的认识，未充分达到“纲要”的目标及要求。应当要认识档案信息化主要有以下内容：①基础设施建设。主要包括高速公路信息档案库房和计算机、交换机、服务器、存储器、操作系统、数据库管理系统、信息安全系统；②档案信息资源建设。一方面是现在档案的数字化建设，另一方面是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中；③标准规范建设。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、存储、著录、安全性保证及原始性保证等；④人才队伍建设。严格遵守关于高速公路信息的规章制度，建设一支适应档案信息化发展需要的人才队伍。

1.3 我局档案管理利用现状

从档案利用方面而言，随着时代的不断发展、不断加强，高速公路信息库的建设，对涉及民生类档案的关注度也越来越高，社会对高速公路信息的需求也呈现出逐年递增的趋势。目前我局已建立完善的查、借阅网上系统管理，但档案的利用还处于发展中。数据都已进入微机，已实现所有档案的电子录入，这也增加了档案工作人员在档案利用和服务上的操作性和技术性。

同时，在档案信息储存和处理的数字化、收集与传递的网络化过程中，还有许多具体问题需要加以解决：①我局管理信息化建设起步晚。高速公路信息档案管理真正实现无纸化办公，高速公路信息化建设现在算是真正完成；②档案管理人员的专业性水平有待提高。根椐高速公路信息机构和职责的规定，各基层相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。而目前现有的档案管理人员专业知识水平、网络技术应用能力、维护研发能力还较低，不能完全适应档案管理信息化建设的需求；③档案管理信息化建设设备不完善。主要表现在硬件设备上，如高速公路信息服务器内存不足；④网络安全防范机制差。档案信息安全问题是高速公路信息档案管理信息化建设不可忽视的一个重要方面，其安全隐患一方面是人为因素，档案部门安全意识和保密意识不强，对外接设备管理和病毒防范缺乏保护意识；另一方面是技术问题，当前电脑病毒横行，再加上黑客的恶意攻击，使得档案信息的安全性和保密性受到严重威胁。

2 做好高速公路信息档案管理信息化建设的思考

（1）加大投入，完善设施。要加大投入，进一步优化档案管理工作环境，努力加强档案信息化硬件设施建设，严格按照标准要求配置设施，切实提高档案信息化物质条件。同时充分发挥现代化设备的作用，实现照片档案、录像档案、文书档案等资料的数字化、信息化，逐步推广电子文档。要充分运用高速公路综合信息系统和局域网站，加快档案管理系统软件开发运行，健全完善高速公路信息中心档案管理网络建设，使档案管理从实体管理向网络管理转变，实现目标化、信息化管理。

（2）依法制定档案信息化建设的标准和制度。档案信息化建设工作已引起国家有关部门的重视和关注,相关的法律、法规正逐步健全和完善。在信息技术飞速发展的今天,档案载体也呈现多样性,高速公路信息应根据国家的有关法律、法规,结合其实际情况,制定标准和制度,建立和完善档案管理体系。①电子档案的鉴定和原始属性的确认及电子文件的形成、保管、利用，都应制订相应的标准和办法,使其规范化；②加强档案信息开发的制度建设,随着电子文件、电子档案的出现,适时制订相应的标准规范体系,修订档案信息管理工作标准、格式,以健全档案信息管理体制、理论内涵,保障档案信息化建设的实施；③加强档案管理科学化的激励约束制度的建设,保障档案信息化的推行和相关制度的落实,促进档案工作的制度化、程序化、规范化。

（3）加强培养，提高素质。严格遵守并执行国家、省交通部门关于档案管理的规章制度，建设一支适应档案信息化发展需要的人才队伍。档案人员不仅要具备档案专业知识，还要具备法律知识、文史知识，熟练掌握并运用计算机、缩微、电子检索等信息技术。要培养档案管理人员的创新意识，提高信息处理能力，发挥计算机管理优势，以应对信息化时代高速公路信息档案管理工作的挑战。在档案工作重心上,要实现从过去较多强调安全和保密(重于保管、积累史料)向以用户需求为主导的重心转变,要从用户出发,研究用户的需求,开展有针对性的服务。这就为档案工作确定了操作性强的目标和主线,也是转变观念的一个基点。

（4）加强管理，提高网络安全。计算机网络系统建设是现代信息资源建设的基础条件，在硬件建设中，存储设备和备份设备应采用服务分离、互为备用方式，一台作为数据库服务器，一台作为应用服务器。这样两台服务器不仅可以任务分担，分别提供不同的服务，以提高服务器的利用率，避免资源浪费。而且服务器系统还可以互相监视，一旦发现对方出现故障，另一方将接管故障服务器上的服务，保证系统的安全性、可靠性。因此，要加强网络安全管理，严格遵守操作规程和保密规章制度，使网络运行处于行之有效、安全管理的状态，确保不发生安全事故。

（5）加快高速公路信息服务中心电子档案查阅窗口建设，提高档案服务效率。主动“走出去”参观示范点建设，借鉴兄弟高速公路信息成功经验，结合本局高速公路信息实际，制订和完善电子档案查阅高速公路信息服务中心服务点建设方案和服务点布局。在严格按照本局服务点标准化建设及规范建设的同时，应提前安装服务软件，结合基层特点和高速公路信息服务中心实际情况，及时开展测试。本局已启动高速公路信息服务中心公众查阅电子档案服务平台，开通面向社会公众的电子高速公路信息服务中心档案网络化信息服务平台，通过提供联网查询、异地借阅等方式，服务于社会公众。

10.3969/j.issn.1673-0194.2015.05.118

G271

A

1673-0194（2015）05-0245-02

2014-12-15