新时期环境下如何做好高校人事档案管理工作研究

2015-06-16侯光兰

中国管理信息化 2015年12期

关键词：部门档案管理管理工作

侯光兰

（福建生物工程职业技术学院人事处，福州 350002）

新时期环境下如何做好高校人事档案管理工作研究

侯光兰

（福建生物工程职业技术学院人事处，福州 350002）

我国越来越注重高等教育的发展，高校已多达2 000多所，同时每年高考毕业生进入高校就学的也高达几十万，所以高校是一个相对来说人事流动比较大的地方。长期以来，我国的高校人事档案管理工作都比较弱后，大部分高校还停留在手工整理、纸质存档的阶段，而其管理工作也仅停留在资料的汇总保存上，现阶段我国高校的人事档案管理工作过于僵化、死板、不规范，既不能体现其作用，也不能引起学校和学生的关注。现代社会是一个信息化、科技化的社会，如何改变高校人事档案管理工作现状，做好高校人事档案管理工作十分值得人去分析和思考。

新时期环境；高校；人事档案；管理工作

人事档案管理主要是将个人的社会经历、学历情况、家庭情况、思想品德、个人能力及相关奖励和处罚的情况记录在档案，这份档案跟随并记录了人的一生。我国目前的档案保管工作还比较落后，并未完全达到信息化、科技化。高校应该是人才、科技、思想水平都比较高的单位群体，更应当率先发现其内部人事档案管理工作方面存在的问题，并分析其解决的对策。

1　高校现人事档案管理中存在的问题

1.1资料保存不完善

据笔者网上查阅和有关部门工作人员介绍，高校人事档案主要包括以下内容：学生集体常住人口登记表或户口迁移证、高校毕业生就业协议书、高校毕业生就业报道证、个人人事档案等。个人人事档案中又包括个人基本信息、各个时期的学习经历、成绩单、奖惩经历等，还有包括思想道德在内的党团材料。但与此同时也有很多其他资料没有体现出来，相对来说并不完善，比如个人身体情况、能力情况等。

目前我国的高校人事档案就资料保存方面来说并不是很完善，不能体现个人的整体情况，仅停留在成绩和个人基本情况方面。而且由于大部分都是纸质材料，所以在保存过程中，容易发生破损、霉变、氧化、虫蛀等情况，一旦档案室发生火宅等情况，档案资料极易受到损害，难以保存。

1.2人力物力不足

高校有专门的档案科室来保存档案，用铁制柜分门别类的进行保存，大多依据年级、性别字母排序、学号排序等。因平时不需要使用档案，档案管理部门人员非常清闲；但一旦到了毕业季，档案室管理任务繁重，大量的毕业生个人资料、成绩资料、党团资料需要整理，这时学校往往会请一些学生或兼职人员帮忙，但由于他们缺乏经验，且无法确保资料的保密性，给档案管理工作带来一定困难。由此可见，我国高校在档案管理人员的安排和调配方面非常不科学。而且人事档案管理工作者缺乏专业培训，专业技能不高。

在物力方面，由于学校对人事档案管理不甚关注，所以也存在资金不足的情况。要想实现档案管理科学化、信息化，就需要计算机系统和扫描系统等设备，而目前这些设备都配备不足。同时，由于档案室空间有限，很多详细的个人资料都不能保存在个人档案中，而只能放部分简单的内容，且由于存储空间有限，很多时期较早的档案被移交至其他部门，导致档案信息不完整。由此可见，我国高校在保存学生人事档案方面局限性较大。

1.3档案调取缺乏灵活性

高校对人事档案的管理是保密的，学生只有在毕业时才可调取自己的档案，而且档案由文件袋包装，加贴封条，其内容严格保密，连本人都不能拆封查看自己的档案。在档案调取时，缺乏灵活性，往往由某单位申请去学校调取档案需要几天甚至一周的时间，如果是异地单位，则需要的时间更久。而且在调取档案过程中，档案保管人员只能手动将档案从档案柜中找出来，耗时耗力，对于已经调走的和近期调进的档案不能一目了然，不利于档案管理；并且档案内的内容，是否有缺失、遗漏的情况也不得而知。

1.4档案保存环境安全性低

高校本身的档案保管室，没有非常严密的保管设施，只有一些防护栏门锁柜子锁等设施，被偷盗的可能性高。另外，档案室纸质文件偏多，比较干燥，很多档案室设施陈旧，存在安全隐患，同时消防设备没有定期检查等都造成巨大的安全隐患，不能很好的做到防火防灾。

2　新时期环境下做好高校人事档案管理工作

2.1强化档案材料搜集的真实性及档案工作严谨性

21世纪是一个竞争和挑战并存的时代，社会对人才的需求越来越迫切。我国高校也在蓬勃发展，越来越多的人步入大学课堂接受高等教育，未来，90%的人都要接受高等教育，也将有更多的学生选择读研、留学，单位企业也将逐渐规范化，建立内部人事档案管理部门。高校人事管理人员在具体的档案管理工作过程中，要把搜集内容具体到实践内容，不能单纯停留在在职评选及学历收集等方面。另外，还应按时向材料搜集部门反映最新的教研结果。工作人员在材料搜集工作过程中，必须保持科学严谨的态度，保障材料的真实性和系统性。

2.2提高档案管理员工综合素质

针对于目前高校人事档案管理人员不足，专业性不强，有以下几点建议。

2.2.1扩大范围、面向社会广泛录取档案管理人员

以往的档案管理人员多半是由学校内部调动调整的，很多都是年龄较大的行政工作人员，甚至还有返聘人员，这些人大都是奔着清闲的工作岗位去的，这就造成员工队伍老龄化、缺乏进取精神等问题。因此，学校要面向社会招聘管理人员，让管理队伍年轻化，使真正有能力的专业人才投入到这个工作岗位上来。

2.2.2加强员工专业培训和绩效考核工作

从高校人事档案的长远发展来看，既需要员工本身具有较强专业素质，还需要对员工进行不断的专业培训，提高他们的业务水平，使其实际操作和理论知识并进。另外，还应完善绩效考核制度，通过考核激发员工学习新知识、新技能的热情，以免其思维僵化、止步不前。

2.2.3科学安排工作，提前做好部署，提高员工的做事效率，避免使用兼职工

由于人事档案管理要求极高的保密性和准确性，因此不适宜使用兼职工，他们没有受过专业的培训，且责任心较低，在档案管理工作中极易发生错误。对毕业时期档案科室繁重的工作任务，可提前做好工作部署，尽早做好工作安排和前期准备工作，让学校其他部门配合工作，提前准备好档案材料，使档案管理工作顺利、及时开展。

2.3建立严格的高校档案部门制度

笔者通过网上查阅资料得知目前很多高校人事档案部门机构不健全，没有正式的高校行政管理部门统一管理。学校方面要加强关注，通常一个高校有着成千上万份的毕业生人事档案，如果没有统一的领导和健全的职责规范，就很难保证高校的人事档案管理工作能长远发展，取得新突破。强化高校人事档案管理部门的制度规范化工作，设置专门的主管领导，做好整体工作的部署和检查推动。调整员工结构，如设置专门的档案整理人员、电脑录入人员、核查人员等，使每个员工责任清晰、分工合作。配备相应的奖惩措施，降低档案管理工作的错误率。

2.4加强管理人事档案信息化建设

随着新时期的到来，经济飞速发展，电脑技术不断进步，高校的人事档案管理工作也应逐渐信息化，如可将个人的档案资料输入电脑，形成电子文档，方便调阅和整理。虽然初步的录入阶段耗时耗力，但这对长期的高校档案管理工作来说是非常有好处的。第一，便于管理，调阅方便。第二，不占空间，档案内有什么缺什么一目了然。第三，可使部门单位间的档案调转工作简单方便，从网上直接传取。第四，可以开放部门查阅权限，比如学生可通过校园一卡通或学号信息，通过柜台或网站查阅自己的档案资料。第五，教育部门可建立辖区内整个高校的人事档案备份，防止人事档案因电脑故障或其他原因而丢失。第六，档案流转过程清晰，可以看到由谁录入该份档案、备份在何处、受何部门管理、于何时调往哪里、何人何时何因调阅，新减了哪些材料等。